Werken op afstand is steeds meer de norm geworden - in feite is het op een historisch hoogtepunt. Tussen 2019 en 2021 verdrievoudigt het aantal mensen dat voornamelijk thuiswerkt van 9 miljoen naar 27,6 miljoen. Voor velen was het onverwacht hoe sterk de pandemie het woon-werkverkeer in de Verenigde Staten zou beïnvloeden.
Ongeacht de werkomstandigheden is het voor de naleving van de arbeidswetgeving van essentieel belang dat een werknemer onder de wetgeving van de juiste staat valt. Een toestroom van werknemers die op afstand gaan werken en een samenloop van andere complexe factoren zorgt voor verwarring. Deze verschuiving alleen al stelt professionals op het gebied van afwezigheidsmanagement voor ongekende uitdagingen.
Overweeg een werknemer genaamd Sofia die op afstand werkt vanuit haar huis in Wisconsin voor een techbedrijf. Sofia's supervisor, Barbara, werkt vanuit haar huis in Californië. Het bedrijf werkt alleen op afstand en heeft geen fysiek hoofdkantoor. Wat is dan de werkstaat van Sarah? Wisconsin? Californië, van waaruit Sarah's supervisor haar diensten aanstuurt? Of geen van bovenstaande? Het antwoord is ingewikkeld.
Waarom de werkstatus belangrijk is
Elke staat heeft andere wetten en vereisten op het gebied van werkloosheid, loonbelasting, werkloosheid van werknemers en andere arbeidsrechtelijke kwesties. Elke werknemer moet zich houden aan de wetten van zijn staat.
In 2004 heeft het adviessysteem van het U.S. Department of Labor (Ministerie van Arbeid) de bepalingen over het lokaliseren van werk bijgewerkt, oftewel de principes om te bepalen waar het loon moet worden opgegeven als het werk volledig in één staat of in een aantal verschillende staten wordt uitgevoerd. "Lokalisatiebepalingen zijn aanvullende bepalingen in de werkloosheidsverzekeringswetten van staten.
Dit was de eerste update sinds de richtlijnen voor de interpretatie van staatsbepalingen over "lokalisatie van werk" in 1952 werden uitgegeven - aangespoord door ingrijpende verschuivingen in de werkgelegenheid, waaronder de komst van het internet, en de terroristische aanval van 11 september 2001 die tijdelijke massale verhuizing naar New Jersey noodzakelijk maakte.
De werkstatus van een werknemer bepalen
In het algemeen worden de lonen van werknemers volgens de werkloosheidswetgeving van de staat gemeld aan de staat waar het werk is uitgevoerd en gelden de wetten van die staat. Voor Sarah zou dat Wisconsin betekenen. Maar vaak is het niet zo eenvoudig.
Hoewel staten verschillende benaderingen gebruiken om dit vast te stellen, gebruiken veel staten de "unemployment of localization of work" (ULOW) test, waarbij een werkgever vragen beantwoordt over de vraag of de dienst van een werknemer "gelokaliseerd" is in een specifieke staat.
Een dienst is "gelokaliseerd" binnen een staat als hij ofwel volledig binnen een staat wordt uitgevoerd, ofwel zowel binnen als buiten de staat wordt uitgevoerd, maar de diensten buiten de staat tijdelijk of van voorbijgaande aard zijn of uit op zichzelf staande transacties bestaan. Als dit waar is, is de dienst van de werknemer gelokaliseerd in die staat en is dat de staat waar hij werkt. Als het bovenstaande echter niet van toepassing is, moet er nog steeds een werkstaat worden bepaald. De volgende vragen moeten dan in deze volgorde worden toegepast:
- Wordt een deel van de service uitgevoerd in de staat waar de hoofdvestiging van het bedrijf zich bevindt?
Zo niet,
- Wordt een deel van de dienst uitgevoerd in de staat van waaruit de dienst wordt geleid of gecontroleerd?
Zo niet,
- Wordt een deel van de dienst uitgevoerd in de staat waar de werknemer woont?
Laten we deze test gebruiken aan de hand van het openingsscenario: Sarah, een inwoner van Wisconsin, werkt voor een technologisch bedrijf en ontvangt al haar werkopdrachten en producten via internetcommunicatie van haar baas, Barbara, in Californië.
Nee,
- het bedrijf staat volledig op afstand en heeft geen uitvalsbasis.
Nee,
- geen enkel deel van Sarah's diensten wordt uitgevoerd in Californië, de staat van waaruit de dienst wordt geleid of gecontroleerd.
Ja,
- Sarah voert alle werkzaamheden uit in Wisconsin, de staat waar ze woont. Ondanks het feit dat haar leidinggevende in Californië is gevestigd, is Sarah's werkstaat Wisconsin en valt haar dienstverband onder de wetgeving van Wisconsin. Alle lonen vanaf de datum dat ze begon te telewerken vanuit Wisconsin moeten worden gerapporteerd aan Wisconsin.
Belangrijke overwegingen
Het bepalen van de werkstatus van een werknemer werkt mogelijk niet op dezelfde manier als het gaat om een verzoek om verlof onder de Family and Medical Leave Act (FMLA). De wet heeft specifieke richtlijnen om te beoordelen of de woonplaats van een werknemer officieel een werklocatie is.
Onder de FMLA is in het geval van een werknemer die zich op een andere locatie meldt of van daaruit opdrachten krijgt, zijn/haar persoonlijke woonplaats geen werklocatie. In plaats daarvan is het de staat waar zijn/haar opdrachten vandaan komen. In het geval van technisch medewerker Sarah is haar werkstaat de staat waar haar baas is gevestigd - Californië.
Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever om zijn processen voor het bepalen van de werkstatus van een werknemer grondig te herzien en de nauwkeurigheid ervan te garanderen om resteffecten voor beide partijen later te voorkomen. Werkgevers moeten een uitgebreide herziening uitvoeren, vooral als er geen herziening heeft plaatsgevonden sinds de pandemie het werklandschap heeft veranderd.
Deze inhoud is oorspronkelijk gepubliceerd door de Disability Management Employer Coalition (DMEC) als onderdeel van de Verzuimzaken column.
Meer informatie > ontdek onze oplossingen voor afwezigheidsbeheer.
Tags: Verzuim, handicaps, Handicaps en verlof, DMEC, Werknemer, Voordelen voor werknemers, Betrokkenheid van werknemers, Werknemerservaring, Gezondheid van werknemers, Welzijn van werknemers, Werkgever, Werkgevers, FMLA, Mensen helpen, Mensen, Werknemers op afstand, Thuiswerken, Werkgelegenheid, Werkverzuim, Werkplek, Gezondheid op de werkplek