Menjelajahi kompleksitas kondisi kerja karyawan jarak jauh

Bekerja dari jarak jauh semakin menjadi hal yang biasa — bahkan, angka tersebut mencapai rekor tertinggi. Antara tahun 2019 dan 2021, jumlah orang yang bekerja dari rumah secara utamameningkat tiga kali lipatdari 9 juta menjadi 27,6 juta. Bagi banyak orang, dampak pandemi terhadap pola perjalanan kerja di Amerika Serikat ternyata jauh lebih besar dari yang diperkirakan. 

Terlepas dari keadaan yang berkaitan dengan pekerjaan, kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan mengharuskan seorang karyawan tunduk pada hukum negara yang berlaku. Meningkatnya jumlah karyawan yang beralih ke kerja jarak jauh dan berbagai faktor kompleks lainnya semakin memperumit situasi. Perubahan ini saja sudah menimbulkan tantangan yang belum pernah terjadi sebelumnya bagi para profesional manajemen absensi. 

Pertimbangkan seorang karyawan bernama Sofia yang bekerja secara remote dari rumahnya di Wisconsin untuk sebuah perusahaan teknologi. Atasan Sofia, Barbara, bekerja dari rumahnya di California. Perusahaan tersebut beroperasi sebagai organisasi yang sepenuhnya remote dan tidak memiliki kantor pusat fisik. Lalu, apa status tempat kerja Sofia? Wisconsin? California, tempat atasan Sofia mengarahkan pekerjaannya? Atau tidak ada dari keduanya? Jawabannya cukup rumit.

Mengapa status pekerjaan penting

Setiap negara bagian memiliki undang-undang dan persyaratan yang berbeda terkait pengangguran, pajak gaji, tunjangan pengangguran pekerja, dan masalah hukum ketenagakerjaan lainnya. Setiap pekerja wajib mematuhi undang-undang negara bagian yang berlaku bagi mereka. 

Pada tahun 2004, sistem penasihat administrasi tenaga kerja dan pelatihan Departemen Tenaga Kerja AS memperbaruiketentuan lokalisasi pekerjaan, atau prinsip-prinsip untuk menentukan di mana upah harus dilaporkan ketika pekerjaan dilakukan sepenuhnya di satu negara bagian atau di beberapa negara bagian yang berbeda. Ketentuan "lokalisasi pekerjaan" merupakan ketentuan tambahan dalam undang-undang asuransi pengangguran (UI) negara bagian. 

Ini adalah pembaruan pertama sejakpedomanuntuk menafsirkan ketentuan negara mengenai "lokalisasi pekerjaan" diterbitkan pada tahun 1952 — dipicu oleh pergeseran besar-besaran dalam lapangan kerja, termasuk kemunculan internet, dan serangan teroris 11 September 2001 yang mengharuskan relokasi massal sementara ke New Jersey.

Menentukan status kerja seorang karyawan

Secara umum, berdasarkan undang-undang pengangguran negara bagian, upah pekerja dilaporkan ke negara bagian tempat pekerjaan dilakukan, dan undang-undang negara bagian tersebut yang berlaku. Bagi Sarah, itu berarti Wisconsin. Namun, seringkali hal itu tidak sesederhana itu.

Meskipun negara-negara menggunakan berbagai pendekatan dalam menentukan hal ini, banyak yang menggunakan tes Pengangguran Lokalisasi Pekerjaan (ULOW), di mana pemberi kerja menjawab pertanyaan tentang apakah layanan seorang karyawan "dilokalisasi" di negara bagian tertentu.

Sebuah layanan dianggap "lokal" di suatu negara bagian jika layanan tersebut sepenuhnya dilakukan di dalam negara bagian tersebut, atau dilakukan baik di dalam maupun di luar negara bagian, tetapi layanan di luar negara bagian bersifat sementara, bersifat sementara, atau terdiri dari transaksi terpisah. Jika benar, layanan karyawan tersebutdianggap lokaldi negara bagian tersebut, dan negara bagian tersebut menjadi negara bagian kerja yang berlaku. Namun, jika ketentuan di atas tidak berlaku, penentuan negara bagian kerja tetap harus dilakukan. Pertanyaan-pertanyaan berikut harus diterapkan dalam urutan berikut:

– Apakah ada bagian dari layanan yang dilakukan di negara tempat perusahaan tersebut beroperasi?

Jika tidak, 

– Apakah ada bagian dari layanan yang dilakukan di negara tempat layanan tersebut diarahkan atau dikendalikan?

Jika tidak,

– Apakah ada bagian dari layanan yang dilakukan di negara bagian tempat karyawan tersebut tinggal?

Mari kita gunakan tes ini dengan mempertimbangkan skenario awal: Karyawan perusahaan teknologi Sarah, yang tinggal di Wisconsin, menerima semua tugas kerja dan produknya melalui komunikasi internet dari atasannya, Barbara, yang berada di California. 

Tidak,

– Perusahaan ini sepenuhnya beroperasi secara remote dan tidak memiliki kantor pusat. 

Tidak,

– Tidak ada bagian dari layanan Sarah yang dilakukan di California, negara bagian tempat layanan tersebut diarahkan atau dikendalikan. 

Ya,

– Sarah sedang menjalankan semua tugas pekerjaan di Wisconsin, negara bagian tempat ia tinggal. Meskipun atasannya berkedudukan di California,negara bagian tempat Sarah bekerja adalah Wisconsin,dan pekerjaannya tunduk pada hukum Wisconsin. Semua gaji yang diterima sejak ia mulai bekerja dari rumah di Wisconsin harus dilaporkan ke Wisconsin.

Hal-hal penting yang perlu dipertimbangkan

Penentuan status kerja seorang karyawan mungkin tidak berlaku sama jika terdapat permohonan cuti berdasarkan Undang-Undang Cuti Keluarga dan Kesehatan (FMLA). Undang-undang tersebut memberikan panduan khusus untuk menilai apakah tempat tinggal seorang karyawan secara resmi dianggap sebagai tempat kerja. 

Berdasarkan FMLA, dalam kasus seorang karyawan yang melapor ke, atau menerima tugas dari, lokasi yang berbeda, tempat tinggal pribadinyabukanlah tempatkerja. Sebaliknya, tempat kerja tersebut adalah negara bagian di mana tugas-tugasnya berasal. Dalam kasus karyawan teknologi Sarah, negara bagian tempat kerjanya adalah negara bagian di mana bosnya berada — California. 

Tanggung jawab pemberi kerja adalah untuk melakukan tinjauan menyeluruh terhadap proses-proses yang berkaitan dengan penentuan status kerja karyawan dan memastikan keakuratannya guna menghindari dampak negatif bagi kedua belah pihak di masa mendatang. Pemberi kerja disarankan untuk melakukan tinjauan komprehensif, terutama jika belum pernah dilakukan sejak pandemi mengubah lanskap tempat kerja.

Konten ini awalnya diterbitkan oleh Koalisi Pemberi Kerja Manajemen Disabilitas (DMEC) sebagai bagian dari kolom Absence Matters.

Pelajari lebih lanjut > jelajahisolusi manajemen ketidakhadiran kami.