Veranderende verzoeken om accommodatie op de werkplek en trends in rechtszaken

Door Adam Morell, JD – AVP, productcompliance en Audrey Bryan – directeur, bedrijfsvoering

Nieuwe wetgeving inzake verlof, veranderende verwachtingen van werknemers en langdurige COVID zorgen voor veranderingen op het gebied van aanpassingen.

Omdat werknemers steeds vaker van hun werkgevers verwachten dat zij voorzieningen treffen om hun lichamelijke en geestelijke gezondheid te ondersteunen, stellen staten wetten op (of passen deze aan) om de rechten van werknemers te blijven beschermen. En wat er nog overblijft van de COVID-19-pandemie versterkt deze trends alleen maar vanwege de ernstige gevolgen die deze heeft gehad voor de gezondheid van werknemers.

In november 2022 presenteerde de Disability Management Employers Coalition (DMEC) eenwebinarmet richtlijnen over wat er precies verandert, wat er in het verschiet ligt en wat deze veranderingen betekenen voor werkgevers, werknemers en de toekomst van arbeidsongeschiktheidsbeheer.

Betaald verlof en extra bescherming nemen toe

De toekomst van Amerikaanse werkplekken ziet eruit als een toekomst waarin betaald verlof heel gewoon is. Bedenk eens hoeveel er in dit ene decennium is veranderd. In 2016 waren er slechts zes Amerikaanse staten/gebieden waar werkgevers verplicht waren om betaald verlof om familiale of medische redenen toe te kennen. Maar sindsdien hebben veel staten dit voorbeeld gevolgd – tegen 2026 zullen dat er 15 zijn. De eerste twee staten die extra bescherming zullen toevoegen, zijn Oregon (in september 2023) en Colorado (in januari 2024). En, in een trend die we steeds vaker zien, zullen beide staten de bescherming uitbreiden tot buiten de FMLA – met name zullen werknemers in beide staten in staat zijn om de onmiddellijke veiligheidsbehoeften en gevolgen van huiselijk geweld en/of seksueel geweld aan te pakken. Bovendien zullen de definities van "familielid" van een werknemer in Oregon en Colorado van toepassing zijn op sommige mensen die geen bloedverwant zijn.

Ondersteuning bij geestelijke gezondheid

Uit een recent onderzoek blijkt dat werknemers steeds meer waarde hechten aan en verwachten dat werkgevers programma's, verlof en andere vormen van ondersteuning op het gebied van geestelijke gezondheid bieden. Maar liefst 66% van de werknemers vindt dat werkgevers de plicht hebben om werknemers te helpen bij het omgaan met hun geestelijke gezondheid. En hoewel veel werkgevers deze uitdaging zijn aangegaan, is er een kenniskloof: 41% van de werknemers denkt dat hun werkgever geen programma's voor geestelijke gezondheid heeft. Werkgevers kunnen de geestelijke gezondheid van hun werknemers ondersteunen door een cultuur te bevorderen waarin vrije tijd wordt gerespecteerd, flexibele werktijden worden aangeboden en werknemers op afstand kunnen werken.

De beslissing van een werkgever om in te spelen op trends en verwachtingen van werknemers zal waarschijnlijk van invloed zijn op het werven van talent, aangezien meer dan 80% van de werknemers het ermee eens is (waarvan 30% het er volledig mee eens is) dat de manier waarop werkgevers geestelijke gezondheid ondersteunen een bepalende factor zal zijn bij het zoeken naar toekomstig werk. En het lijkt erop dat werkgevers inderdaad luisteren:71% van de werknemers is van mening dat werkgevers meer aandacht hebben voor de geestelijke gezondheid van hun werknemers dan in het verleden. Werkgevers moeten hun werkpraktijken herzien en aanpassen, aangezien de verwachtingen van werknemers zijn veranderd.

De impact van COVID-19

De COVID-19-pandemie blijft van invloed op de behoefte aan geestelijke gezondheidszorg. Op het hoogtepunt van de pandemie bedroeg de prevalentie van depressie en PTSS in de VS respectievelijk 24% en 15%. Maar voor mensen die besmet waren met COVID-19 steeg dit exponentieel tot 42% voor depressie en 96% voor symptomen die overeenkomen met PTSS.

Dan is er noglangdurige COVID. Mensen met langdurige COVID blijven weken, maanden of zelfs jaren na de infectie last houden van klachten. Langdurige COVID-klachten hebben een breed scala aan symptomen, waarvan de meest voorkomende hersenmist, post-exertionele malaise (PEM) en vermoeidheid zijn. Dit treft naar verluidt22miljoen mensen, ofwel 6,9% van de volwassen bevolking in de VS, en brengt een financiële last met zich mee van bijna 400 miljard dollar (hoewel het seroprevalentiemodel suggereert dat deze cijfers veel hoger liggen). In veel gevallen heeft langdurige COVID een aanzienlijke invloed op de kwaliteit van leven van een patiënt en kan het nodig zijn om aanpassingen voor werknemers te doen.

Langdurige COVID en verzoeken om aanpassingen

Verzoeken om aanpassingen in verband met langdurige COVID moeten individueel worden beoordeeld op basis van alle omstandigheden, en alle stappen van het interactieve proces moeten goed worden gedocumenteerd. Met andere woorden, op dezelfde manier als andere verzoeken om aanpassingen moeten worden beoordeeld.

Stel de volgende vragen om te bepalen of aanpassingen gepast zijn:

1. Als een werknemer een handicap heeft, is er dan een redelijke aanpassing mogelijk waardoor hij of zij de essentiële taken van zijn of haar functie kan uitvoeren?
2. Zou het verstrekken van de accommodatie een onredelijke belasting voor de werkgever betekenen?

En, op basis van de beperkingen die een werknemer ondervindt als gevolg van langdurige COVID, zijn er verschillende mogelijke aanpassingen om de werknemer aan het werk te houden. Om er maar een paar te noemen: verminderde uithoudingsvermogen of vermoeidheid kunnen aanleiding geven tot periodieke rustpauzes, een aangepast rooster of een aangepaste werkplek, een hulp/assistent of toegang tot ergonomische en pneumatische gereedschappen.

Mensen die last hebben van geheugenverlies of hersenmist kunnen extra trainingstijd, elektronische agenda's, visuele planners of jobcoaches krijgen. En voor iemand met lichtgevoeligheid kunnen alternatieve verlichting, led- of gelfilters, persoonlijke vizieren of overschakelen op telewerken allemaal geschikte aanpassingen zijn.

Voorspellingen inzake geschillen en verzoeken om aanpassingen

Voor 2023 voorspellen we dat meer staten wetten inzake betaald verlof zullen aankondigen en dat er een toename zal zijn van rechtszaken met betrekking tot verlof, arbeidsongeschiktheid en aanpassingen. We verwachten ook dat discriminatie op grond van arbeidsongeschiktheid vaker zal worden aangevoerd dan andere vormen van discriminatie, waarmee de trend die in 2019 is ingezet, zich zal voortzetten. Ten slotte zal het aantal claims in verband met langdurige COVID-symptomen onvermijdelijk blijven stijgen en de komende jaren waarschijnlijk het aantal verzoeken om aanpassingen in verband met musculoskeletale aandoeningen en geestelijke gezondheid overtreffen. Hoe meer we naar de toekomst kijken, hoe beter we voorbereid zijn op wat er komen gaat.

> Meer informatie — Bekijk hetwebinar overdit en andere gerelateerde onderwerpen als onderdeel van de DMEC-serie Resources, Tools and Tactics.