Offentlige enheter sett gjennom linsen av en stor værkatastrofe

av Meredith Campbell, administrerende generaljusterer

Offentlige enheter (PE) er i en unik posisjon som forsikringstakere med en stor metning i relativt trange geografiske markeder. Selv om man erkjenner den større sosiopolitiske og økonomiske virkningen av tap for PE, kan selv endelige hendelser gi ødeleggende effekter med omfattende ringvirkninger i hele selskapsgruppen.

Stilt overfor en potensiell katastrofe, er det ett spørsmål som står på spill: Siden alle materielle farer ikke kan elimineres, hvordan kan man forhindre at en katastrofe utvikler seg til et mareritt? Med fare for å høres banal ut, blir manglende planlegging en plan som skal mislykkes.

Forbereder seg på katastrofen før den rammer

Denne feilen er sjelden forsettlig, men effektene kan være ødeleggende. Heldigvis vil en gjennomgang av eksisterende protokoller og dekninger kombinert med ønsket om å revurdere, oppdatere og om nødvendig korrigere, bidra til å sikre en smidig gjenoppretting etter tapet. Været (og tilhørende katastrofale hendelser) strekker seg over nesten 4500 kilometer fra kyst til kyst, og varierer sterkt i USA. La oss, med begrensningene i fellesnevnere, vurdere en potensiell orkan i kategori tre – som kombinerer vind og vann – de eneste to naturfarene uten geografisk begrensning. Denne velformede stormen på 190 km/t vil forårsake omfattende, ødeleggende skader – som strekker seg over hele PE-området. Med henvisning til National Hurricane Center : « Velbygde rammehus kan pådra seg store skader eller fjerning av takdekker og gavl. Mange trær vil bli knekt eller revet opp med roten, noe som blokkerer en rekke veier. Strøm og vann vil være utilgjengelig i flere dager til uker etter at stormen har passert .» Selv om denne stormen er uker, måneder eller til og med år unna dannelse og nedslag, er tiden inne for å forberede seg nå.

Nesten alle offentlige enheter har en eller annen form for planer for naturkatastrofer. Vanligvis inkluderer disse planene evakueringsruter, krisesentre eller andre mekanismer for å opprettholde et servicenivå for publikum. Selv om PE-enes oppgave er å tjene velgerne, når var sist gang denne innsatsen fokusert innad? Hvordan kan de fortsette å tjene publikum uten å sikre sin egen stabilitet etter katastrofen?

Avhengig av størrelse, omfang og økonomisk gjennomførbarhet er det forståelig at de fleste faste driftsenheter nasjonalt ikke har en kvalifisert, dedikert risikostyringsperson. Altfor ofte utføres denne rollen av administrasjonen som gjør dobbeltarbeid, og dette er en stilling de sannsynligvis var frivillige til. Siden dette ikke er personens primære daglige funksjon, er det svært sannsynlig at punktene nedenfor har stått ubesvart en stund.

• Forsikringsdekninger: Dekkes alle regelmessig forekommende naturfarer av en eller annen forsikring? Må jordskjelv- eller flomforsikringer undersøkes?
• Verdibeskrivelse: Når ble det sist kryssreferert til denne listen over forsikret eiendom?
  • Eiendom forsikret
    • Betaler du fortsatt for forsikring på en bygning som ble solgt eller revet for tre år siden?
    • Ble det nye tilbygget til sørfløyen noen gang integrert i hovedbygningen?
    • Er disse leasede bærbare bilene på polisen? Står det i leieavtalen at man må ha med seg forsikring?
    • Finnes det en nøyaktig oversikt over innholdet i en gitt bygning eller et gitt rom?
  • Verdivurdering: I lys av pandemien, den internasjonale skips- og forsyningskrisen og dagens inflasjon, er forsikringsbeløpet passende for å restaurere eller erstatte skadede gjenstander?

Agenten eller megleren vil i det minste kunne bistå med en kopi av gjeldende oversikt. Kryssreferanser med historiske salg osv. må gjennomgås internt, siden hver fast eiendom vet hva den eier eller leier.

Prissetting er en komplisert situasjon. Siden pandemien startet i 2020 har byggeprisene nasjonalt skutt i været, noe som har ført til at mange forsikringstakere (PE eller andre) er i en posisjon der deres verdivurdering (SOV) er eldre enn disse markedssvingningene. Erstatningskrav justeres basert på skadedato eller prissetting etter skade, noe som gjenspeiler sanntid. I motsetning til noe annet i nyere historie, setter dette før- og etterskadeforholdet i konflikt, oftest til skade for forsikringstakeren. Mens en samforsikringsbestemmelse på 80 % var godt oppfylt i 2017, kan den samme dollaren i dag gi en forsikringsverdi (ITV) på 55 %. Deltaer, selv om de vanligvis er utilsiktede, kan være enorme, noe som resulterer i betydelige dollarjusteringer. Hvis disse tallene ikke påvirkes, eller justeres regelmessig på en ren prosentvis basis, kan det å engasjere en bygningsvurderingsekspert, som Sedgwick, underbygge eventuelle nødvendige økninger i verdivurdering.

Ser fremover

Tiden for å forberede seg på en potensiell katastrofe er nå; det er ikke et spørsmål om om, men når en katastrofe vil inntreffe. Selv om det alltid vil være stadig nye utfordringer for offentlige enheter å vurdere, er trinnene som er skissert nedenfor alltid gode punkter å se på regelmessig.

Opprett et team

Hvem skal styre showet i en hendelse etter et tap? Etter en katastrofehendelse er det sannsynlig at ansatte blir ofre, i tillegg til samfunnsledere. Identifiser talenter i organisasjonen for å opprette et internt triageteam for forsikring.

• Hvem vil være hovedkontaktpersonen? Hvem er deres reserve i tilfelle et tre trer gjennom huset deres?
• Hvem vil være tilgjengelig for å veilede tilpasningsteamet gjennom alle berørte eiendommer? Disse lange dagene kan kreve overtid.
• Hvem har nøkler til hver eneste dør i det offentlige? Fungerer alle? Finnes det sikkerhetskopier?

Identifiser og nominer en kontobehandler

Offentlig enhet, som enhver annen spesialitet, krever en dyp forståelse av storskala kontoadministrasjon, i tillegg til nyansene ved offentlig tjenesteyting i et ofte politisert miljø.

• Etter en katastrofe vil restaureringsfirmaer oversvømme området. Har restaureringsfirmaet vurdert å inngå en serviceavtale med et slikt firma før en katastrofe? Dette vil sikre avtalt prising og garantert service fra en kjent og pålitelig partner.
• Samarbeider den faste driftsdirektøren regelmessig med en arkitekt, entreprenør, ingeniør, regnskapsfører osv.? Vurder å etablere at de i et etterfølgende miljø vil være på stedet og gå med justeringer for å løse problemet i sanntid. Avtale på forhånd kan redusere avvik betraktelig senere.

Introduser alle parter virtuelt

• Identifiser og behold dokumentene: Er disse lett tilgjengelige? Sannsynligvis vil noen spørre.
  • Digitaliser tegninger for alle berørte eller eide strukturer.
  • Er ACM-bøkene oppdaterte?
  • Skann viktige dokumenter inn i et fildelingssystem. Selv uten strømnett i huset kan hvem som helst sende en lenke fra telefonen sin nå til dags, eller bare dele med taksatoren lenge før de i det hele tatt trengs.

Forberedelse høres ut som en skremmende oppgave, og det er sikkert at det vil ta litt tid (og kanskje penger) å sikre suksess. Men selv om det alltid er håp om at det vil være bortkastet tid, er det mye mer sannsynlig at det er vel anvendt tid.

Denne bloggen er den første delen i en serie der våre eksperter fremhever handlingsrettede justeringer og rekonstruksjoner for offentlige enheter før, etter og etter arrangementer. Følg med for den andre bloggen, som kommer snart.