par Meredith Campbell, expert général exécutif
Les entités publiques (EP) se trouvent dans une position unique en tant qu'assurés, avec une vaste saturation sur des marchés géographiques relativement étroits. Compte tenu de l'impact sociopolitique et financier plus important des pertes subies par les entités publiques, même des événements limités peuvent avoir des effets dévastateurs qui se répercutent largement sur l'ensemble de la circonscription.
Face à une catastrophe potentielle, une question se pose : Puisqu'il est impossible d'éliminer tous les risques liés aux biens, comment éviter qu'une catastrophe ne se transforme en cauchemar ? Au risque de paraître banal, l'absence de planification devient un plan d'échec.
Se préparer à la catastrophe avant qu'elle ne frappe
Cette défaillance est rarement intentionnelle, mais ses effets peuvent être dévastateurs. Heureusement, l'examen des protocoles et des couvertures existants, associé à la volonté de réévaluer, d'actualiser et, le cas échéant, de corriger, contribuera à assurer un rétablissement sans heurts après un sinistre. S'étendant sur près de 2 800 miles d'un océan à l'autre, les conditions météorologiques (et les événements catastrophiques qui y sont associés) varient considérablement d'un bout à l'autre des États-Unis. Reconnaissant les limites des dénominateurs communs, considérons un ouragan potentiel de catégorie 3 - combinant le vent et l'eau - les deux seuls périls naturels sans restriction géographique. Cette tempête bien formée de 120 mph causera des dommages étendus et dévastateurs, couvrant toute la géographie desservie par l'EP. Selon le National Hurricane Center, "lesmaisons à ossature bien construites risquent de subir des dommages importants ou d'être détruites au niveau du toit et des pignons. De nombreux arbres seront cassés ou déracinés, bloquant de nombreuses routes. L'électricité et l'eau ne seront pas disponibles pendant plusieurs jours, voire plusieurs semaines, après le passage de la tempête." Bien qu'il faille attendre des semaines, des mois, voire des années avant que cette tempête ne se forme et n'ait un impact, c'est maintenant qu'il faut se préparer.
Presque toutes les entités publiques disposent d'une forme ou d'une autre de plan d'intervention en cas de catastrophe naturelle. Le plus souvent, ces plans prévoient des itinéraires d'évacuation, des abris d'urgence ou d'autres mécanismes permettant de maintenir un niveau de service au public. Alors que la mission des EP est de servir leurs administrés, à quand remonte la dernière fois que cet effort s'est concentré sur l'intérieur ? Si elle n'assure pas sa propre stabilité après la catastrophe, comment peut-elle continuer à servir le public ?
En fonction de la taille, de l'étendue et de la faisabilité financière, il est compréhensible que la plupart des entreprises privées au niveau national ne disposent pas d'un professionnel qualifié et spécialisé dans la gestion des risques. Trop souvent, ce rôle est assumé par une administration qui fait double emploi, car il s'agit d'un poste pour lequel elle a probablement été recrutée sur une base volontaire. Sachant qu'il ne s'agit pas de la fonction quotidienne principale de cette personne, il est très probable que les points de discussion ci-dessous n'aient pas été abordés depuis un certain temps.
- Les couvertures des polices d'assurance : Tous les risques naturels qui surviennent régulièrement sont-ils couverts par une police d'assurance ? Faut-il examiner les avenants relatifs aux tremblements de terre ou aux inondations ?
- Déclaration de valeur : Quand la liste des biens assurés a-t-elle été recoupée pour la dernière fois ?
- Biens assurés
- Vous payez encore l'assurance d'un bâtiment vendu ou démoli il y a trois ans ?
- Le nouveau bâtiment de l'aile sud a-t-il été intégré au bâtiment principal ?
- Les véhicules portables loués sont-ils couverts par la police d'assurance ? Le bail stipule-t-il qu'une assurance doit être souscrite ?
- Existe-t-il un inventaire précis du contenu d'un bâtiment ou d'une pièce donnée ?
- Évaluation : Compte tenu de la pandémie, de la crise internationale du transport et de l'approvisionnement, et de l'inflation actuelle, le montant de l'assurance est-il suffisant pour restaurer ou remplacer les objets endommagés ?
- Biens assurés
L'agent ou le courtier sera en mesure de fournir, au minimum, une copie du calendrier actuel. Les références croisées avec les ventes historiques, etc., devront être examinées en interne, étant donné que chaque PE sait ce qu'il possède ou loue.
La tarification est une situation compliquée. Depuis le début de la pandémie en 2020, les prix de la construction ont grimpé en flèche au niveau national, laissant de nombreux assurés (PE ou autres) dans une position où leur déclaration de valeur (DV) est antérieure à ces fluctuations du marché. Les sinistres sont ajustés en fonction de la date du sinistre ou de la tarification après sinistre, en temps réel. Contrairement à ce qui s'est passé dans l'histoire récente, cette situation met en conflit l'avant et l'après sinistre, le plus souvent au détriment du preneur d'assurance. Alors qu'une clause de coassurance de 80 % était bien acceptée en 2017, ce même dollar peut aujourd'hui donner lieu à une assurance à la valeur de 55 % (ITV). Les écarts, généralement involontaires, peuvent être considérables et entraîner des ajustements substantiels. Si ces chiffres sont inchangés ou ajustés régulièrement sur la base d'un simple pourcentage, l'intervention d'un expert en évaluation des bâtiments, tel que Sedgwick, peut justifier toute augmentation nécessaire de l'ITV.
Perspectives d'avenir
C'est maintenant qu'il faut se préparer à une catastrophe potentielle ; la question n'est pas de savoir si une catastrophe se produira, mais quand elle se produira. Même si les entités publiques devront toujours faire face à des défis en constante évolution, les étapes décrites ci-dessous sont toujours de bons points à revoir régulièrement.
Constituer une équipe
Qui dirigera les opérations en cas de sinistre ? Après une catastrophe, les employés sont susceptibles d'être des victimes, de même que les dirigeants de la communauté. Identifiez les talents au sein de l'organisation afin de créer une équipe de triage interne pour l'assurance.
- Qui sera le principal point de contact ? Qui sera son remplaçant au cas où un arbre traverserait sa maison ?
- Qui sera disponible pour accompagner l'équipe d'ajustement dans toutes les propriétés concernées ? Ces longues journées peuvent nécessiter des heures supplémentaires.
- Qui possède les clés de toutes les portes de l'entité publique ? Fonctionnent-elles toutes ? Y a-t-il des sauvegardes ?
Identifier et nommer un expert en comptes
L'entité publique, comme toute autre spécialité, exige une connaissance approfondie de la gestion des comptes à grande échelle, en plus des nuances du service public dans un environnement souvent politisé.
- Après la catastrophe, les entreprises de restauration inonderont la région. Le PE a-t-il envisagé de signer un accord de service avec l'une d'entre elles avant la catastrophe ? Cela permettra d'obtenir un prix convenu et un service garanti par un partenaire connu et digne de confiance.
- Le PE travaille-t-il régulièrement avec un architecte, un entrepreneur, un ingénieur, un comptable, etc. Envisagez d'établir que, dans un environnement post-sinistre, il sera sur place, accompagnant les ajustements pour une résolution en temps réel. Un accord préalable peut réduire considérablement les divergences en cours de route.
Introduire virtuellement toutes les parties
- Identifier et conserver les documents : Sont-ils facilement accessibles ? Il y a de fortes chances que quelqu'un le demande.
- Numériser les plans de toutes les structures touchées ou possédées.
- Les livres de l'ACM sont-ils mis à jour ?
- Numérisez les documents importants dans un système de partage de fichiers. Même en l'absence d'électricité, chacun peut aujourd'hui envoyer un lien à partir de son téléphone, ou simplement partager avec l'expert en sinistres bien avant qu'il n'en ait besoin.
La préparation semble être une tâche intimidante, et il est certain qu'il faudra du temps (et peut-être de l'argent) pour garantir le succès. Cependant, s'il est toujours possible de perdre du temps, il est beaucoup plus probable que ce temps soit bien utilisé.
Ce blog est le premier d'une série dans laquelle nos experts mettent en lumière les mesures d'adaptation et de reconstruction à prendre avant, pendant et après l'événement pour les entités publiques. Restez à l'écoute pour le deuxième blog, qui sera bientôt disponible.