Öffentliche Einrichtungen im Kontext einer großen Wetterkatastrophe

von Meredith Campbell, leitende Schadensreguliererin

Öffentliche Einrichtungen (PEs) befinden sich als Versicherungsnehmer in einer besonderen Lage, da sie in relativ begrenzten geografischen Märkten stark vertreten sind. Angesichts der weitreichenden gesellschaftspolitischen und finanziellen Auswirkungen von Schadensfällen bei öffentlichen Einrichtungen können selbst einzelne Ereignisse verheerende Folgen haben, die sich in der gesamten Zielgruppe ausbreiten.

Angesichts einer möglichen Katastrophe stellt sich vor allem eine Frage: Da sich nicht alle Gefahren für das Eigentum beseitigen lassen, wie lässt sich verhindern, dass eine Katastrophe zum Albtraum wird? Auch auf die Gefahr hin, abgedroschen zu klingen: Wer nicht plant, plant das Scheitern.

Sich auf Katastrophen vorbereiten, bevor sie eintreten

Selten ist dieses Versäumnis beabsichtigt, doch die Folgen können verheerend sein. Glücklicherweise trägt die Überprüfung bestehender Protokolle und Versicherungsdeckungen in Verbindung mit dem Bestreben, diese neu zu bewerten, zu aktualisieren und gegebenenfalls zu korrigieren, dazu bei, eine reibungslose Wiederherstellung nach einem Schadenfall zu gewährleisten. Auf einer Strecke von fast 2.800 Meilen von Küste zu Küste variieren das Wetter (und die damit verbundenen Katastrophenereignisse) in den Vereinigten Staaten stark. In Anbetracht der Grenzen allgemeingültiger Aussagen betrachten wir einen potenziellen Hurrikan der Kategorie 3 – eine Kombination aus Wind und Wasser –, die einzigen beiden Naturgefahren ohne geografische Einschränkungen. Dieser gut ausgebildete Sturm mit Windgeschwindigkeiten von 120 mph wird weitreichende, verheerende Schäden verursachen – über das gesamte von PE betreute Gebiet hinweg. DasNationale Hurrikanzentrum erklärt dazu: „Auchsolide gebaute Holzrahmenhäuser können erhebliche Schäden davontragen oder Dachkonstruktionen und Giebelenden verlieren. Viele Bäume werden geknickt oder entwurzelt und blockieren zahlreiche Straßen. Strom und Wasser werden nach dem Durchzug des Sturms für mehrere Tage bis Wochen nicht verfügbar sein.“ Auch wenn die Entstehung und die Auswirkungen dieses Sturms noch Wochen, Monate oder sogar Jahre entfernt sind, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, sich vorzubereiten.

Nahezu jede öffentliche Einrichtung verfügt über Katastrophenschutzpläne in irgendeiner Form. In der Regel umfassen diese Pläne Evakuierungswege, Notunterkünfte oder andere Maßnahmen, um ein gewisses Maß an Dienstleistungen für die Öffentlichkeit aufrechtzuerhalten. Zwar besteht die Aufgabe öffentlicher Einrichtungen darin, der Bevölkerung zu dienen, doch wann wurde dieser Fokus das letzte Mal nach innen gerichtet? Wie kann eine öffentliche Einrichtung der Öffentlichkeit weiterhin dienen, ohne ihre eigene Stabilität nach einer Katastrophe zu gewährleisten?

Je nach Größe, Umfang und finanzieller Machbarkeit ist es verständlich, dass die meisten privaten Einrichtungen landesweit keinen qualifizierten, eigens dafür zuständigen Risikomanagement-Experten beschäftigen. Allzu oft wird diese Aufgabe von Mitarbeitern der Verwaltung übernommen, die damit eine Doppelbelastung tragen – eine Position, die ihnen wahrscheinlich „freiwillig“ auferlegt wurde. Da dies nicht die primäre tägliche Aufgabe dieser Person ist, ist es sehr wahrscheinlich, dass die unten aufgeführten Punkte bereits seit einiger Zeit unberücksichtigt geblieben sind.

• Versicherungsschutz: Sind alle regelmäßig auftretenden Naturgefahren durch eine Versicherungspolice abgedeckt? Müssen Zusatzklauseln für Erdbeben oder Überschwemmungen geprüft werden?
• Wertangabe: Wann wurde diese Liste der versicherten Vermögenswerte zuletzt abgeglichen?
  • Versichertes Eigentum
    • Zahlen Sie immer noch Versicherungsbeiträge für ein Gebäude, das vor drei Jahren verkauft oder abgerissen wurde?
    • Wurde dieser neue Anbau für den Südflügel jemals in das Hauptgebäude integriert?
    • Sind diese gemieteten Container in der Police enthalten? Ist im Mietvertrag festgelegt, dass eine Versicherung abgeschlossen werden muss?
    • Gibt es eine genaue Bestandsaufnahme der Gegenstände in einem bestimmten Gebäude oder Raum?
  • Bewertung: Ist angesichts der Pandemie, der internationalen Versand- und Lieferkrise sowie der aktuellen Inflation die Höhe der Versicherungssumme angemessen, um beschädigte Gegenstände wiederherzustellen oder zu ersetzen?

Der Makler oder Vermittler kann zumindest mit einer Kopie des aktuellen Verzeichnisses behilflich sein. Querverweise zu früheren Verkäufen usw. müssen intern geprüft werden, da jede PE weiß, was sie besitzt oder pachtet.

Die Preisgestaltung ist eine komplizierte Angelegenheit. Seit Beginn der Pandemie im Jahr 2020 sind die Baupreise landesweit in die Höhe geschossen, was viele Versicherungsnehmer (ob im Bereich der Bauversicherung oder anderweitig) in eine Lage gebracht hat, in der ihre Wertbescheinigung (SOV) aus einer Zeit vor diesen Marktschwankungen stammt. Schadensfälle werden auf der Grundlage des Schadensdatums oder der Preise nach dem Schaden reguliert, was die aktuelle Marktlage widerspiegelt. Wie nie zuvor in der jüngeren Geschichte führt dies zu einem Konflikt zwischen den Preisniveaus vor und nach dem Schaden, meist zum Nachteil des Versicherungsnehmers. Während eine 80-prozentige Mitversicherungsklausel im Jahr 2017 noch problemlos erfüllt war, ergibt derselbe Dollarbetrag heute möglicherweise nur noch eine Versicherungsdeckung von 55 Prozent des Wertes (ITV). Diese Abweichungen sind zwar meist unbeabsichtigt, können jedoch enorm sein und zu erheblichen finanziellen Anpassungen führen. Wenn diese Zahlen unverändert bleiben oder regelmäßig rein prozentual angepasst werden, kann die Hinzuziehung eines Gebäudebewertungsexperten wie Sedgwick notwendige Erhöhungen der Wertangabe (SOV) untermauern.

Ein Blick in die Zukunft

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, sich auf eine mögliche Katastrophe vorzubereiten; es geht nicht darum, ob, sondern wann eine Katastrophe eintreten wird. Auch wenn öffentliche Einrichtungen stets mit neuen Herausforderungen konfrontiert sind, die es zu berücksichtigen gilt, lohnt es sich immer wieder, die im Folgenden beschriebenen Maßnahmen regelmäßig zu überprüfen.

Ein Team zusammenstellen

Wer übernimmt nach einem Schadensfall die Leitung? Nach einer Katastrophe sind Mitarbeiter ebenso wie führende Persönlichkeiten der Gemeinde häufig selbst betroffen. Identifizieren Sie geeignete Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens, um ein internes Triage-Team für Versicherungsangelegenheiten zusammenzustellen.

• Wer wird der Hauptansprechpartner sein? Wer springt ein, falls ein Baum das Haus durchschlägt?
• Wer steht zur Verfügung, um das Vermessungsteam durch alle betroffenen Grundstücke zu führen? Diese langen Arbeitstage erfordern möglicherweise Überstunden.
• Wer hat Schlüssel für jede einzelne Tür in der öffentlichen Einrichtung? Funktionieren sie alle? Gibt es Ersatzschlüssel?

Einen Kontenprüfer ermitteln und benennen

Der öffentliche Sektor erfordert, wie jedes andere Fachgebiet auch, ein tiefgreifendes Verständnis für die Betreuung großer Kunden sowie für die Feinheiten des öffentlichen Dienstes in einem oft politisierten Umfeld.

• Nach einer Katastrophe werden Sanierungsunternehmen in Scharen in die Region strömen. Hat der Projektverantwortliche bereits im Vorfeld einer Katastrophe erwogen, einen Dienstleistungsvertrag mit einem solchen Unternehmen abzuschließen? Dies gewährleistet vereinbarte Preise und eine garantierte Dienstleistung durch einen bekannten und vertrauenswürdigen Partner.
• Arbeitet der Sachverständige regelmäßig mit einem Architekten, Bauunternehmer, Ingenieur, Steuerberater usw. zusammen? Es sollte in Betracht gezogen werden, zu vereinbaren, dass diese nach einem Schadensfall vor Ort sind und gemeinsam mit dem Sachverständigen in Echtzeit an einer Lösung arbeiten. Eine im Voraus getroffene Vereinbarung kann spätere Unstimmigkeiten erheblich reduzieren.

Stellen Sie alle Beteiligten virtuell vor

• Die Dokumente identifizieren und aufbewahren: Sind diese leicht zugänglich? Es ist sehr wahrscheinlich, dass jemand danach fragen wird.
  • Digitalisieren Sie die Baupläne aller betroffenen oder im Besitz befindlichen Bauwerke.
  • Werden die ACM-Bücher aktualisiert?
  • Scannen Sie wichtige Dokumente in ein Dateifreigabesystem ein. Selbst ohne Stromanschluss kann heutzutage jeder einen Link von seinem Smartphone aus versenden oder die Dokumente einfach mit dem Schadensregulierer teilen – und zwar lange bevor sie überhaupt benötigt werden.

Die Vorbereitung klingt nach einer gewaltigen Aufgabe, und natürlich wird es einige Zeit (und vielleicht auch Geld) kosten, um den Erfolg sicherzustellen. Auch wenn immer die Hoffnung besteht, dass es verschwendete Zeit sein könnte, ist es doch viel wahrscheinlicher, dass es gut investierte Zeit ist.

Dieser Blogbeitrag ist der erste Teil einer Reihe, in der unsere Experten praktische Maßnahmen zur Anpassung und Wiederherstellung für öffentliche Einrichtungen vor, während und nach einem Ereignis vorstellen. Seien Sie gespannt auf den zweiten Blogbeitrag, der in Kürze erscheint.