Publieke entiteiten door de lens van een grote weersramp

door Meredith Campbell, uitvoerend algemeen aanpasser

Publieke instellingen (PE's) bevinden zich in een unieke positie als polishouders met een enorme verzadiging in relatief krappe geografische markten. Gezien de grotere sociopolitieke en financiële impact van verliezen op PE's, kunnen zelfs beperkte gebeurtenissen verwoestende gevolgen hebben met wijdverspreide rimpelingen in de gehele achterban.

In het geval van een potentiële ramp overheerst één vraag: Hoe kan worden voorkomen dat een ramp uitmondt in een nachtmerrie, aangezien niet alle gevaren voor eigendommen kunnen worden geëlimineerd? Met het risico afgezaagd te klinken: als je niet plant, faal je.

Voorbereiden op rampen voordat ze toeslaan

Dit falen is zelden opzettelijk, maar de gevolgen kunnen verwoestend zijn. Gelukkig zal een herziening van bestaande protocollen en dekkingen in combinatie met de drive om opnieuw te evalueren, bij te werken en indien nodig te corrigeren, helpen bij een soepel herstel na een verlies. Het weer (en de daarmee samenhangende catastrofale gebeurtenissen) varieert enorm in de Verenigde Staten en strekt zich uit over bijna 2.800 mijl van kust tot kust. Laten we eens kijken naar een potentiële orkaan van categorie drie - een combinatie van wind en water, de enige twee natuurlijke gevaren zonder geografische beperkingen. Deze goed gevormde storm van 120 km/u zal wijdverspreide, verwoestende schade aanrichten - over de hele geografie van PE. Volgens het National Hurricane Center kunnen "goed gebouwde huizen met een skelet grote schade oplopen of kunnen dakbedekking en gevels worden verwijderd. Veel bomen zullen afbreken of ontworteld raken, waardoor veel wegen geblokkeerd raken. Elektriciteit en water zullen enkele dagen tot weken na het passeren van de storm niet beschikbaar zijn." Hoewel deze storm nog weken, maanden of zelfs jaren op zich zal laten wachten, is het nu tijd om je voor te bereiden.

Bijna elke overheidsinstantie heeft een of andere vorm van natuurrampenplan. Meestal omvatten deze plannen evacuatieroutes, noodschuilplaatsen of andere mechanismen om een niveau van dienstverlening aan het publiek te handhaven. Hoewel het de missie van PE's is om de achterban te dienen, wanneer is de laatste keer geweest dat deze inspanning naar binnen was gericht? Hoe kan de organisatie het publiek blijven bedienen als ze niet zelf zorgt voor stabiliteit na een ramp?

Afhankelijk van de omvang, reikwijdte en financiële haalbaarheid is het begrijpelijk dat de meeste PE's in het land geen gekwalificeerde, toegewijde risicomanagementprofessional hebben. Maar al te vaak wordt deze rol vervuld door een administratief medewerker die dubbele diensten draait, omdat ze waarschijnlijk vrijwillig voor deze functie zijn aangenomen. Omdat we beseffen dat dit niet de primaire dagelijkse functie van deze persoon is, is het zeer waarschijnlijk dat de onderstaande discussiepunten al enige tijd niet meer aan de orde zijn geweest.

• Polisdekkingen: Worden alle regelmatig voorkomende natuurrampen gedekt door een of andere polis? Moeten aardbevings- of overstromingsaantekeningen worden onderzocht?
• Verklaring van waarden: Wanneer is deze lijst van verzekerde eigendommen voor het laatst gecontroleerd?
  • Verzekerd eigendom
    • Betaal je nog steeds voor de verzekering van een gebouw dat drie jaar geleden is verkocht of gesloopt?
    • Is die nieuwe toevoeging voor de zuidvleugel ooit geïntegreerd in het hoofdgebouw?
    • Staan die geleasede portables op de polis? Staat er in het huurcontract dat er een verzekering moet worden afgesloten?
    • Is er een nauwkeurige inventaris van de inhoud van een gebouw of kamer?
  • Waardering: Is het bedrag van de verzekering, in het licht van de pandemie, de internationale transport- en bevoorradingscrisis en de huidige inflatie, gepast om beschadigde items te herstellen of te vervangen?

De agent of makelaar kan op zijn minst helpen met een kopie van het huidige schema. Kruisverwijzingen met historische verkopen, enz. moeten intern worden bekeken, aangezien elke PE weet wat het bezit of huurt.

De prijsstelling is een ingewikkelde situatie. Sinds het begin van de pandemie in 2020 zijn de bouwprijzen nationaal omhooggeschoten, waardoor veel polishouders (PE of anderszins) in een positie zijn beland waarin hun waardeverklaring (SOV) dateert van vóór deze marktschommelingen. Schadeclaims worden aangepast op basis van de datum van het verlies of de prijsstelling na het verlies, wat realtime weerspiegelt. Anders dan ooit in de recente geschiedenis, plaatst dit de pre- en post-loss in conflict, meestal ten nadele van de polishouder. Terwijl een 80% medeverzekeringsbepaling in 2017 goed werd nagekomen, kan diezelfde dollar vandaag een verzekering tot waarde (ITV) van 55% opleveren. Delta's, hoewel meestal onbedoeld, kunnen enorm zijn en resulteren in aanzienlijke dollaraanpassingen. Als deze cijfers onaangeroerd blijven, of regelmatig puur procentueel worden aangepast, kan het inschakelen van een taxatie-expert voor gebouwen, zoals Sedgwick, noodzakelijke SOV-verhogingen onderbouwen.

Vooruitblik

Het is niet de vraag of, maar wanneer een ramp zal toeslaan. Hoewel overheidsinstanties altijd voor nieuwe uitdagingen komen te staan, zijn de onderstaande stappen altijd goede punten om regelmatig opnieuw te bekijken.

Stel een team samen

Wie leidt de show na een verlies? Na een ramp zijn werknemers waarschijnlijk het slachtoffer, net als leiders van de gemeenschap. Identificeer talent binnen de organisatie om een intern triageteam voor verzekeringen samen te stellen.

• Wie is het belangrijkste aanspreekpunt? Wie is hun back-up in het geval dat er een boom door hun huis staat?
• Wie is er beschikbaar om het aanpassingsteam door alle betrokken panden te leiden? Deze lange dagen kunnen overwerk vereisen.
• Wie heeft de sleutels van elke deur in de publieke entiteit? Werken ze allemaal? Zijn er back-ups?

Een accountaanpasser identificeren en benoemen

Publieke entiteit vereist, net als elk ander specialisme, een grondige kennis van grootschalig accountmanagement, naast de nuances van publieke dienstverlening in een vaak gepolitiseerde omgeving.

• Na een ramp zullen herstelbedrijven het gebied overspoelen. Heeft de PE overwogen om in de aanloop naar een ramp een serviceovereenkomst met een bedrijf te sluiten? Dit zorgt voor overeengekomen prijzen en gegarandeerde service door een bekende en vertrouwde partner.
• Werkt de PE regelmatig samen met een architect, aannemer, ingenieur, accountant, enzovoort? Overweeg om vast te leggen dat ze in een omgeving na een verlies ter plaatse zullen zijn en meelopen met aanpassingen om deze in realtime op te lossen. Overeenstemming vooraf kan verschillen in de toekomst aanzienlijk verminderen.

Vrijwel alle partijen voorstellen

• Identificeer en bewaar de documenten: Zijn deze direct beschikbaar? De kans is groot dat iemand ernaar vraagt.
  • Digitaliseer blauwdrukken van alle aangetaste of in eigendom zijnde structuren.
  • Worden ACM-boeken bijgewerkt?
  • Scan belangrijke documenten naar een systeem om bestanden te delen. Zelfs zonder stroom in huis kan iedereen tegenwoordig een link vanaf zijn telefoon versturen, of gewoon delen met de boekhouder lang voordat ze ooit nodig zijn.

Voorbereiding klinkt als een ontmoedigende taak, en het zal zeker wat tijd (en misschien geld) kosten om succes te verzekeren. Maar hoewel er altijd hoop is dat het verspilde tijd is, is het veel waarschijnlijker dat het goed bestede tijd is.

Deze blog is de eerste aflevering in een serie waarin onze experts de nadruk leggen op uitvoerbare aanpassingen en wederopbouw voor openbare instanties voorafgaand aan, tijdens en na een evenement. Blijf kijken voor de tweede blog, die binnenkort verschijnt.