Smidighet i praksis: Kommunikasjonsendringer i revisjonstjenester

Av Meg Rothenberg, direktør for premiumrevisjon

Uansett hvilken rolle, bransje eller ekspertise du har – stresset de siste nesten to årene har endret måten vi kommuniserer på.

Etter hvert som våre personlige og profesjonelle behov utvikler seg, kan det ta tid å tilpasse seg nye teknologier og kommunikasjonsmetoder. Revisjonsbransjen har erfart dette på nært hold da pandemien presset frem en overgang til fjernarbeid over natten. Mens team av mennesker alltid har følt litt drag og stå på grunn av ulike kommunikasjonsstiler, opplevde revisorer og forsikrede en plutselig endring da virtuelle revisjoner ble den eneste løsningen.

Hvordan overgangen til virtuell revisjon har endret premiumrevisjon

Da mesteparten av arbeidsstyrken gikk digitalt i mars 2020, sto revisjonssektoren overfor en større utfordring, da de mest komplekse revisjonene best håndteres personlig. Bransjens helhetlige var det en nedgang i revisjonskvaliteten på grunn av endringen i kommunikasjonsmetoder, der revisorer var fysisk langt unna den forsikrede. Nye kommunikasjonsferdigheter i virtuelle intervjuer og e-poster måtte utvikles for å hente ut informasjonen som var nødvendig for å fullføre revisjonen.

Overgangen til virtuelle revisjoner ga oss en mulighet til å undersøke revisjoner individuelt. Hva var det som gjorde at noen gikk knirkefritt og andre så vanskelige tidligere, når det gjelder virtuelle revisjoner? Hvordan kan vi anvende disse lærdommene nå? Og for fysiske revisjoner, hvilke deler fungerte bra tidligere, og hvilke deler var ineffektive? Etter en grundig sammenligning hadde vi kunnskapen til å kombinere det beste fra begge deler i vår revisjonsprosess fremover.

På begge sider – våre team og kunder – innså vi et behov for at informasjon skulle presenteres på flere måter på ulike kontaktpunkter for optimal oppbevaring. I kommunikasjonen med våre premium revisorpartnere begynte vi å gi instruksjoner i form av skriftlige dokumenter, sjekklister, webinarer og telefonsamtaler. Våre fullstendig eksterne revisorpartnere bidro til å lette overgangen ved å fortsette fjernarbeidet med systemer som kunne håndtere virtuelle revisjoner og dele strategiene sine for fjernarbeid.

Møter kravet om smidighet

Bransjen vår har et solid fundament og var bedre forberedt enn andre på å tilpasse seg overgangen til digitalisering. Vi hadde ressursene – inkludert fleksible virtuelle og eksterne revisjonsløsninger, elektroniske bestillings-, leverings- og statusrapporter, rapporteringsmetoder i sanntid og verktøy for datautvinning. De fleste eksterne revisorer var villige og i stand til å fortsette å jobbe eksternt, og det fantes prosesser og verktøy på plass for å håndtere virtuelle revisjoner.

Heldigvis er revisjonsteamene våre robuste. Etter hvert som vi lærer og forbedrer prosessene våre, har kommunikasjonen blitt mer vellykket, i likhet med den kontinuerlige læringen og kompetansehevingen for fjernrevisjon. Vi gir revisorer detaljert innsikt i hvordan de kan forbedre intervjuteknikkene sine, slik at de får det nødvendige detaljnivået for å fullføre en fjernrevisjon av høy kvalitet. De har tilgang til sjekklister for å gjøre kommunikasjonen enklere og mer systematisk. I tillegg er de dyktigere til å håndtere forventninger med forsikrede før en revisjon, slik at klientene vet nøyaktig hva som trengs for revisjonsprosessen før den i det hele tatt begynner. Akkurat som teamene våre har forsikrede flere kommunikasjonsalternativer, slik at de har tilgang til den beste veien for å overføre og beholde informasjon.

Vi har jobbet med å utvikle vårt virtuelle produkt til en ekstern fysisk revisjon – og kombinerer det beste fra virtuell effektivitet og kommunikasjon for å hente ut den samme informasjonen som i et fysisk møte. Kommunikasjon, åpenhet og partnerskap med kundene våre har vært nøkkelen til å møte kravet om smidighet. Vi har også lært å gi hverandre litt tid til å tilpasse oss. Den gode nyheten: Premium revisjonstjenester med eksterne alternativer opererer ikke bare forut for sin tid, men skaper også vellykkede revisjonsresultater for både kunder og forsikrede.

For å lære mer om Sedgwicks premium revisjonsløsninger, inkludert alternativer for personlig oppmøte og fjernmøter, last ned brosjyren .