Von Meg Rothenberg, Leiterin der Prämienprüfung
Unabhängig von Ihrer Funktion, Ihrer Branche oder Ihrem Fachwissen - der Stress der letzten zwei Jahre hat die Art und Weise unserer Kommunikation verändert.
Da sich unsere persönlichen und beruflichen Bedürfnisse weiterentwickeln, kann es einige Zeit dauern, sich an neue Technologien und Kommunikationsmethoden anzupassen. Der Wirtschaftsprüfungssektor hat dies am eigenen Leib erfahren, als die Pandemie über Nacht eine Verlagerung zur Fernarbeit bewirkte. Während Teams von Menschen schon immer ein gewisses Ziehen und Drücken mit unterschiedlichen Kommunikationsstilen verspürten, erlebten Prüfer und Versicherte eine plötzliche Veränderung, als virtuelle Prüfungen die einzige Lösung wurden.
Wie die Verlagerung auf die virtuelle Welt die Prämienprüfung verändert hat
Als im März 2020 der Großteil der Belegschaft digitalisiert wurde, sah sich der Wirtschaftsprüfungssektor als eine Branche, in der die komplexesten Prüfungen am besten persönlich durchgeführt werden, einer größeren Herausforderung gegenüber. Branchenweit kam es zu einem Rückgang der Prüfungsqualität aufgrund der veränderten Kommunikationsmethoden mit Prüfern, die räumlich weit von den Versicherten entfernt waren. Es mussten neue Kommunikationsfähigkeiten in virtuellen Interviews und E-Mails entwickelt werden, um die für die Prüfung erforderlichen Informationen zu erhalten.
Die Umstellung auf virtuelle Prüfungen bot uns die Möglichkeit, die Prüfungen einzeln zu untersuchen. Was hat in der Vergangenheit dazu geführt, dass einige virtuelle Prüfungen reibungslos verliefen und andere so schwierig waren? Wie können wir diese Lektionen jetzt anwenden? Und bei den physischen Prüfungen, welche Teile haben früher gut funktioniert und welche waren ineffizient? Nach einem gründlichen Vergleich verfügten wir über das Wissen, um das Beste von beiden in unserem künftigen Prüfungsverfahren zu kombinieren.
Auf beiden Seiten - unseren Teams und den Kunden - erkannten wir die Notwendigkeit, Informationen auf unterschiedliche Weise an verschiedenen Kontaktpunkten zu präsentieren, um sie optimal zu behalten. In der Kommunikation mit unseren Premium-Prüfungspartnern begannen wir, Anweisungen in Form von schriftlichen Dokumenten, Checklisten, Webinaren und Telefongesprächen zu geben. Unsere Partner, die vollständig aus der Ferne arbeiten, erleichterten den Übergang, indem sie ihre Arbeit aus der Ferne mit Systemen fortsetzten, die für virtuelle Prüfungen geeignet sind, und ihre Strategien für die Arbeit aus der Ferne mitteilten.
Erfüllung der Forderung nach Agilität
Unsere Branche verfügt über eine solide Grundlage und war besser als andere darauf vorbereitet, den Übergang zur Digitalisierung zu bewältigen. Wir verfügten über die entsprechenden Ressourcen - einschließlich flexibler virtueller und Fernprüfungslösungen, elektronischer Auftrags-, Liefer- und Statusberichte, Echtzeit-Berichtsmethoden und Data-Mining-Tools. Die meisten Fernprüfer waren bereit und in der Lage, weiterhin aus der Ferne zu arbeiten, und es gab Verfahren und Werkzeuge für die Abwicklung virtueller Prüfungen.
Glücklicherweise sind unsere Prüfungsteams widerstandsfähig. Da wir lernen und unsere Prozesse verfeinern, ist die Kommunikation erfolgreicher geworden, ebenso wie die kontinuierlichen Lern- und Weiterbildungsmaßnahmen für Fernprüfungen. Wir geben den Prüfern detaillierte Einblicke in die Verbesserung ihrer Befragungstechniken, um ihnen zu helfen, das Maß an detaillierten Informationen zu erhalten, das für eine qualitativ hochwertige Fernprüfung erforderlich ist. Sie haben Zugang zu Checklisten, um die Kommunikation einfacher und systematischer zu gestalten. Darüber hinaus sind sie besser in der Lage, die Erwartungen der Versicherten vor einer Prüfung zu managen, um sicherzustellen, dass die Kunden genau wissen, was für den Prüfungsprozess erforderlich ist, bevor dieser überhaupt beginnt. Genau wie unsere Teams haben auch die Versicherten mehrere Kommunikationsmöglichkeiten, so dass sie Zugang zum besten Weg für die Übermittlung und Speicherung von Informationen haben.
Wir haben daran gearbeitet, unser virtuelles Produkt zu einem physischen Remote-Audit weiterzuentwickeln, das das Beste aus virtueller Effizienz und Kommunikation kombiniert, um die gleichen Informationen wie bei einem physischen Treffen zu erhalten. Kommunikation, Transparenz und Partnerschaft mit unseren Kunden waren der Schlüssel zur Erfüllung der Forderung nach Flexibilität. Wir haben auch gelernt, uns gegenseitig ein wenig Spielraum für Anpassungen zu geben. Die gute Nachricht: Premium-Prüfungsdienste mit Remote-Optionen sind nicht nur ihrer Zeit voraus, sondern führen auch zu erfolgreichen Prüfungsergebnissen für Kunden und Versicherte.
Wenn Sie mehr über Sedgwicks Premium-Prüfungslösungen erfahren möchten, einschließlich der Optionen für persönliche und Fernprüfungen, laden Sie den Flyer herunter.