Håndtering av ansattes fravær: viktigheten av å prioritere ansattes velvære og kostnadene ved å ignorere det

I fjor kjøpte Sedgwick opp Direct Health Solutions (DHS), en ledende spesialleverandør av arbeidsgiverbaserte telehelseløsninger i Australia . I denne bloggen får vi selskap av Karen Samuel, fungerende daglig leder i DHS, som tar for seg viktigheten av å prioritere ansattes velvære og kostnadene ved å ignorere det.

I lys av den nylige pandemien og økt vekt på ansattes velvære og mentale helse på arbeidsplassen, har det vært et skifte i måten bedrifter håndterer fravær blant ansatte på. Med den økende populariteten til eksterne og hybride arbeidsmiljøer har telehelsetjenester dukket opp som et kritisk verktøy for å støtte organisasjoner i å håndtere fravær og forbedre den mentale og fysiske velværen til alle ansatte.

Å prioritere ansattes mentale og fysiske velvære reduserer ikke bare en organisasjons totale fraværsrate – det bidrar også til å unngå de tilhørende kostnadene ved fravær.

Hvorfor det er viktig

Å håndtere fravær blant ansatte bør være en prioritet for enhver bedrift, da det spiller en viktig rolle i å opprettholde en produktiv organisasjon. Studier har vist at jo lykkeligere en ansatt er, desto mer sannsynlig er det at de vil kunne yte sitt beste både profesjonelt og personlig.

Fravær koster bedrifter milliarder, og hvis det ikke kontrolleres, kan det ha negative konsekvenser for hele bedriften. Det kan også signalisere større problemer, som helse og sikkerhet på arbeidsplassen, kultur eller stress og psykiske helseproblemer, for å nevne noen.

Når det gjelder å håndtere fravær blant ansatte, vil sentralisering av fraværsrelaterte data, effektiv overvåking og sporing av problemer, og levering av helsehjelp for ansatte på forespørsel gi personalavdelinger mer klarhet og kontroll over arbeidsstyrken.

En fraværsundersøkelse blant ansatte

Direct Health Solutions (DHS), et selskap i Sedgwick, er en ledende spesialistleverandør av arbeidsgiverbaserte telehelseløsninger og programmer for fraværs- og skadehåndtering i Australia. Som en av de største teletriage-organisasjonene i landet, mottar DHS i gjennomsnitt mer enn 500 000 fraværs- og skadeanrop per år, og har et dedikert døgnåpent telehelsesenter som driver deres fraværshåndteringsprogrammer.

DHS gjennomfører en årlig undersøkelse om fraværshåndtering og trivsel blant ansatte for å gi referansedata og viktige trender som arbeidsgivere kan bruke når de håndterer fravær blant ansatte i Australia. I den nylig utgitte 12. utgaven av denne rapporten ble fraværsnivåene registrert fra 1. januar 2022 til 31. desember 2022 ved hjelp av data levert av 132 selskaper over hele Australia som til sammen sysselsetter over en halv million ansatte. Respondentene ble bedt om å oppgi data basert på alt uplanlagt fravær, inkludert personlig permisjon, arbeidstakerpermisjon og uautorisert permisjon, både betalt og ulønnet.

Hva dataene sier

Ifølge dataene som er samlet inn fra denne undersøkelsen, økte det totale fraværet blant ansatte med litt over to og en halv dag (23 %) fra 2019 – ansatte tok i gjennomsnitt 13,8 dager med sykefravær i 2022. Av bedriftene som deltok i undersøkelsen, mente 58 % at fraværet deres økte i løpet av 12-månedersperioden.

De vanligste årsakene til fravær

Ifølge resultatene fra undersøkelsen var de tre vanligste årsakene til fravær blant ansatte omsorgspermisjon, permisjon relatert til koronavirus og uekte sykefravær, eller å «kaste en syk person».

Gitt perioden undersøkelsen ble gjennomført i, er det ikke overraskende at COVID-19 hadde en betydelig innvirkning på fraværet blant ansatte. COVID førte til økte permisjonsperioder gjennom hele 2022, ettersom australiere fikk sykdommen og tok seg bort fra jobb enten mens de var syke eller forsørget familiemedlemmer. Noen organisasjoner hadde en fraværsrate på 20 % eller høyere under COVID-toppen i januar 2022. Totalt sett oppga 80 % av arbeidsgiverne at COVID-19 førte til økt fravær i 2022.

I tillegg har folkehelseinitiativer ført til økt bevissthet om å holde seg hjemme når man er syk for å stoppe spredningen. Dette kan føre til at ansatte er mer tilbøyelige til å ta fri på grunn av reelle kortvarige sykdommer som forkjølelse, influensa og infeksjoner.

Det høye antallet COVID-relaterte fravær, kombinert med økt bevissthet om folkehelse, driver også en økning i mengden omsorgspermisjon som tas ut, en antagelse om at ansatte kan ha tatt omsorgspermisjon for å ta vare på et familiemedlem som lider av COVID-19, eller alternativt at skoler og barnehager insisterer på at syke barn skal bli hjemme når de er syke. Dette driver ytterligere en økning i omsorgspermisjon i 2022.

43 % av arbeidsgiverne rapporterte at uekte sykefravær økte i 2022. Ekte uekte permisjoner er primært drevet av lav motivasjon hos den ansatte, og kan økes av lav motstandskraft og dårlige mestrings- og planleggingsevner hos den ansatte. Hvis ledere kan finne ut den underliggende årsaken til fraværet, eller faktorene som fører til lav motivasjon, er de i en god posisjon til å støtte ansatte og forbedre oppmøtet.

Bekymringer knyttet til psykisk helse driver også en økning i personlig permisjon. 57 % av arbeidsgivere rapporterte at fravær på grunn av psykiske helseproblemer har økt de siste 12 månedene, hvor de tre viktigste årsakene er arbeidsmengde, faktorer utenfor arbeidet og personlig sykdom. ADP People at Work Survey fant at én av fem australiere (21 %) har tatt fri de siste 12 månedene på grunn av dårlig psykisk helse, og dette tallet steg til 46 % for de ansatte som ^anså arbeidsplassen sin som psykisk usunn. Den vanligste årsaken til stress som ble nevnt i rapporten var økt ansvar siden pandemien og lengre arbeidstid.1 Rapporten State of Workplace Mental Health in Australia fant at nesten halvparten av de ansatte sier at arbeidet deres lider på grunn av dårlig psykisk helse, og dette steg til 56 % når man kun ser på ^{millennials.2}

Det høye antallet sykemeldte ansatte er nettopp grunnen til at bedrifter må håndtere fraværet sitt bedre og investere i de ansattes velvære. Med effektive verktøy og styringsstrategier på plass kan bedrifter bedre forstå årsaken bak dette fraværet og samarbeide med ansatte for å redusere antall sykedager, samtidig som de tilbyr veiledning for å forbedre og støtte de ansattes generelle velvære.

Effekter på produktivitet og lønnsomhet

Fravær blant ansatte er kostbart og blir stadig dyrere. Undersøkelsesdataene viser at den gjennomsnittlige direkte kostnaden for fravær per ansatt per år økte fra 3 395 dollar til 4 025 dollar. Konsekvensene av COVID-19 og de økende levekostnadene har satt mange australieres mentale helse under press. 80 % av selskapene som ble spurt i 2022-undersøkelsen om fraværshåndtering og ansattes velvære, utført av DHS, sa at COVID-19-restriksjonene har ført til økt fravær.

Dataene viste at fraværet i kontaktsentre fortsatt er høyere enn for stillinger utenfor kontaktsentre. Kontaktsentre anses ofte som stressende, noe som kan tilskrives miljøfaktorer som stressende telefonsamtaler, et høyt volum av telefonsamtaler og håndtering av svært emosjonelle og/eller irriterte kunder. Disse sentrene har også ofte høyere personalomsetning sammenlignet med sentre utenfor kontaktsentre. Som et resultat kan flere ansatte være mer tilbøyelige til å ta fri fra jobb for å håndtere stressnivået, noe som kan være grunnen til at fraværsratene i kundesentre er høyere. Kundesenteransatte kan også oppleve mindre fleksibilitet i arbeidstiden, for eksempel fleksibilitet rundt når, hvor og hvordan de gjør arbeidet sitt. Dette begrenser den ansattes evne til å håndtere sine personlige og arbeidslivsforpliktelser.

For de fleste bedrifter er uplanlagt fravær kostbart. Når en ansatt gjentatte ganger er borte i lengre perioder uten forvarsel, flyttes arbeidsmengden over på kollegene. Disse ansatte risikerer da å bli overarbeidet, potensielt misfornøyde og stresset til et punkt der de også trenger fri fra jobb – det kan være ganske kostbart avhengig av rollene og ansvaret til de fraværende ansatte.

Effektiv håndtering av medarbeiderfravær

Ifølge rapporten fra DHS om fraværshåndtering og trivselsundersøkelse i 2023 er de tre mest effektive metodene for å håndtere fravær:

• Eskalering til toppledelsen
• Intervjuer om tilbakekomst til jobb
• Formelle triggervurderingspunkter på plass for å gjennomgå fravær

Disse resultatene understreker hvor viktig det er for bedrifter å håndtere fravær blant ansatte effektivt – og kostnadene for dem når det ikke håndteres effektivt. Ved å prioritere ansattes fysiske og psykiske helse, sammen med velvære – spesielt med tanke på de vedvarende effektene og endringene i mentalitet etter COVID-19 – kan arbeidsgivere skape en arbeidsplasskultur som verdsetter og støtter sine ansatte.

Siden oppkjøpet av DHS er Sedgwick bedre rustet enn noensinne til å tilby en kombinasjon av tjenester som dekker ethvert scenario der folk tar seg bort fra jobb. Våre kunder stoler på at vi støtter og forbedrer helsen og produktiviteten til arbeidsstyrken deres på en måte som er kostnadseffektiv, effektiv og i samsvar med regelverket. Med våre programvareløsninger kan arbeidsgivere håndtere samsvar med komplekse føderale og statlige forskrifter angående permisjon og jobbtilpasning. Vi tilbyr også en rekke spesialiserte HR-tjenester og sikkerhetsprogramvareplattformer i Australia. Våre fraværshåndteringsløsninger utfyller våre utviklende løsninger for skadehåndtering, ansattes produktivitet og yrkesskadeerstatning i Australia, og gir våre kunder – inkludert noen av de største og mest innovative selskapene i landet – ekstra støtte fra Sedgwicks globale ressurser og ekspertise.

Dette innholdet ble opprinnelig publisert av DHS, et selskap i Sedgwick.

Lær mer > Last ned en kopi av vår rapport om fraværshåndtering og velvære for 2023 og utforsk DHS-løsninger .