Håndtering af medarbejderfravær: vigtigheden af at prioritere medarbejdernes trivsel og omkostningerne ved at ignorere den

Sidste år opkøbte SedgwickDirect Health Solutions(DHS), en førende specialist inden for arbejdsgiverbaserede telemedicinske løsninger iAustralien. I denne blog har vi besøg af Karen Samuel, fungerende general manager hos DHS, der giver sin mening om vigtigheden af at prioritere medarbejdernes velbefindende og omkostningerne ved at ignorere det.

I lyset af den nylige pandemi og øget fokus på medarbejdernes trivsel og mentale sundhed på arbejdspladsen har der været en ændring i den måde, virksomheder håndterer medarbejderfravær på. Med den stigende popularitet af fjern- og hybridarbejdsmiljøer er telemedicinske tjenester blevet et vigtigt redskab til at støtte organisationer i at håndtere fravær og forbedre alle medarbejderes mentale og fysiske trivsel.

At prioritere medarbejdernes mentale og fysiske velbefindende reducerer ikke kun en organisations samlede fraværsprocent — det hjælper også med at undgå de omkostninger, der er forbundet med fravær.

Hvorfor det er vigtigt

Håndtering af medarbejderfravær bør være en prioritet for enhver virksomhed, da det spiller en vigtig rolle for at opretholde en produktiv organisation. Undersøgelser har vist, at jo gladere en medarbejder er, jo større er sandsynligheden for, at vedkommende kan yde sit bedste både professionelt og personligt.

Fravær blandt medarbejderne koster virksomheder milliarder, og hvis det ikke håndteres, kan det have negative konsekvenser for hele virksomheden. Det kan også være tegn på bredere problemer, såsom sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen, kultur eller stress og psykiske problemer, for blot at nævne nogle få.

Når det gælder håndtering af medarbejderfravær, vil centralisering af fraværsrelaterede data, effektiv overvågning og sporing af problemer samt levering af sundhedsstøtte til medarbejderne efter behov give personaleafdelingerne større klarhed og kontrol over deres medarbejderstab.

En undersøgelse af medarbejderfravær

Direct Health Solutions (DHS), en del af Sedgwick, er en førende specialist inden for arbejdsgiverbaserede telemedicinske løsninger og programmer til håndtering af fravær og skader i Australien. Som en af de største telemedicinske triageorganisationer i landet modtager DHS i gennemsnit mere end 500.000 opkald om fravær og skader om året og har et dedikeret telemedicinsk center, der er åbent døgnet rundt og driver deres programmer til håndtering af fravær.

DHS gennemfører en årlig undersøgelse af medarbejderfravær og trivsel for at levere benchmarkdata og vigtige tendenser, som arbejdsgivere kan bruge i forbindelse med håndtering af medarbejderfravær i Australien. I den nyligt udgivne12. udgave af denne rapport er fraværsniveauerne registreret fra 1. januar 2022 til 31. december 2022 ved hjælp af data fra 132 virksomheder i hele Australien, der tilsammen beskæftiger over en halv million medarbejdere. Respondenterne blev bedt om at levere data baseret på alt uplanlagt fravær, herunder personlig orlov, arbejdsskadeorlov og uautoriseret orlov, både betalt og ubetalt.

Hvad dataene siger

Ifølge data indsamlet fra denne undersøgelse steg det samlede fravær blandt medarbejderne med lidt over to og en halv dag (23 %) fra 2019 – medarbejderne tog i gennemsnit 13,8 dages sygefravær i 2022. Af de virksomheder, der deltog i undersøgelsen, mente 58 % at deres fravær var steget i løbet af den 12-måneders periode.

De mest almindelige årsager til fravær

Ifølge undersøgelsens resultater var de tre mest almindelige årsager til medarbejderfravær plejeorlov, coronavirus-relateret orlov og uberettiget sygefravær, eller "at melde sig syg".

I betragtning af den periode, hvor undersøgelsen blev gennemført, er det ikke overraskende, at COVID-19 havde en betydelig indvirkning på medarbejdernes fravær. COVID førte til øgede fraværsperioder i hele 2022, da australiere blev smittet med sygdommen og tog fri fra arbejde, enten fordi de var syge eller fordi de skulle passe familiemedlemmer. Nogle organisationer havde en fraværsprocent på 20 % eller højere under COVID's højdepunkt i januar 2022. Samlet set angav 80 % af arbejdsgiverne, at COVID-19 førte til øget fravær i 2022.

Derudover førte folkesundhedsinitiativer til øget bevidsthed om at blive hjemme, når man er syg, for at stoppe smittespredningen. Dette kunne føre til, at medarbejdere er mere tilbøjelige til at tage en fridag ved ægte kortvarige sygdomme såsom forkølelse, influenza og infektioner.

Det høje antal COVID-relaterede fraværsdage kombineret med den øgede bevidsthed om folkesundheden medfører også en stigning i antallet af plejeorlovsdage, idet det antages, at medarbejderne har taget plejeorlov for at passe et familiemedlem, der er ramt af COVID-19, eller at skoler og daginstitutioner insisterer på, at syge børn bliver hjemme, når de er syge. Dette medfører en yderligere stigning i antallet af plejeorlovsdage i 2022.

43 % af arbejdsgiverne rapporterede, at antallet af uberettigede sygefraværsdage var steget i 2022. Ægte uberettiget fravær skyldes primært lav motivation hos medarbejderen og kan forstærkes af lav modstandsdygtighed og dårlige evner til at håndtere og planlægge hos medarbejderen. Hvis ledere kan finde ud af den underliggende årsag til fraværet eller de faktorer, der fører til lav motivation, er de i en god position til at støtte medarbejderne og forbedre fremmødet.

Psykiske problemer er også årsag til en stigning i antallet af personlige orlovsdage. 57 % af arbejdsgiverne rapporterede, at fraværet på grund af psykiske problemer er steget i løbet af de sidste 12 måneder, hvor de tre vigtigste årsager var arbejdsbyrde, ikke-arbejdsrelaterede faktorer og personlig sygdom. ADP People at Work Survey fandt, at en ud af fem australiere (21 %) har taget fri i løbet af de sidste 12 måneder på grund af dårlig mental sundhed, og dette tal steg til 46 % for de medarbejdere, der anså deres arbejdsplads for at være mentalt usund. Den mest almindelige årsag til stress, der blev nævnt i rapporten, var øget ansvar siden pandemien og længere arbejdstid.¹Rapporten State of Workplace Mental Health in Australia fandt, at næsten halvdelen af medarbejderne siger, at deres arbejde lider under dårlig mental sundhed, og dette steg til 56 %, når man udelukkende ser på millennials.²

Det høje antal medarbejdere, der tager sygefravær, er netop grunden til, at virksomhederne har brug for at forbedre deres håndtering af medarbejderfravær og investere i medarbejdernes trivsel. Med effektive værktøjer og ledelsesstrategier kan virksomhederne bedre forstå årsagen til dette fravær og samarbejde med medarbejderne om at reducere antallet af sygedage, samtidig med at de tilbyder vejledning til at forbedre og støtte medarbejdernes generelle trivsel.

Effekter på produktivitet og rentabilitet

Medarbejderfravær er dyrt og bliver stadig dyrere. Undersøgelsesdataene viser, at de gennemsnitlige direkte omkostninger ved fravær pr. medarbejder pr. år er steget fra 3.395 dollar til 4.025 dollar. Virkningerne af COVID-19 og de stigende leveomkostninger har belastet mange australieres mentale sundhed. 80 % af de virksomheder, der blev adspurgt i DHS' undersøgelse af fraværshåndtering og medarbejdertrivsel i 2022, sagde, at COVID-19-restriktionerne har ført til øget fravær.

Dataene afslørede, at fraværet i kontaktcentre fortsat er højere end for stillinger uden for kontaktcentre. Kontaktcentre betragtes ofte som stressende, hvilket kan tilskrives miljømæssige faktorer såsom stressende telefonopkald, et stort antal telefonopkald og håndtering af meget følelsesladede og/eller irriterede kunder. Disse centre har også ofte en højere personaleomsætning sammenlignet med centre uden kontakt. Som følge heraf kan flere medarbejdere være mere tilbøjelige til at tage fri fra arbejde for at håndtere deres stressniveau, hvilket kan være årsagen til, at fraværet i callcentre er højere. Callcentermedarbejdere kan også opleve mindre fleksibilitet i arbejdstiden, f.eks. med hensyn til hvornår, hvor og hvordan de udfører deres arbejde. Dette begrænser medarbejdernes mulighed for at håndtere deres personlige og arbejdsmæssige forpligtelser.

For de fleste virksomheder er uplanlagt fravær dyrt. Når en medarbejder gentagne gange er væk i længere perioder uden forudgående varsel, overføres vedkommendes arbejdsbyrde til kollegerne. Disse medarbejdere risikerer derefter at blive overbebyrdede, potentielt utilfredse og stressede i en sådan grad, at de også har brug for fri fra arbejde — det kan være ret dyrt afhængigt af de fraværende medarbejderes roller og ansvarsområder.

Effektiv håndtering af medarbejderfravær

Ifølge DHS' rapport om fraværshåndtering og trivsel fra 2023 er de tre mest effektive metoder til at håndtere fravær:

• Eskalering til ledelsen
• Samtaler om tilbagevenden til arbejdet
• Formelle udløsende kontrolpunkter til kontrol af fravær

Disse resultater understreger, hvor vigtigt det er for virksomheder at håndtere medarbejderfravær effektivt – og hvilke omkostninger det medfører, når det ikke håndteres effektivt. Ved at prioritere medarbejdernes fysiske og mentale sundhed samt deres velbefindende – især i betragtning af de vedvarende effekter og ændringer i mentaliteten efter COVID-19 – kan arbejdsgivere skabe en arbejdskultur, der værdsætter og støtter sine medarbejdere.

Siden overtagelsen af DHS er Sedgwick bedre rustet end nogensinde til at tilbyde en kombination af tjenester, der dækker alle situationer, hvor medarbejdere er fraværende fra arbejdet. Vores kunder stoler på, at vi støtter og forbedrer deres medarbejderes sundhed og produktivitet på en måde, der er omkostningseffektiv, effektiv og overholder lovgivningen. Med vores softwareløsninger kan arbejdsgivere administrere overholdelsen af komplekse føderale og statslige regler vedrørende fravær og tilpasning af arbejdspladsen. Vi tilbyder også en række specialiserede HR-tjenester og sikkerhedssoftwareplatforme i Australien. Vores løsninger til fraværsstyring supplerer vores løsninger til skadesstyring, medarbejderproduktivitet og arbejdsskadeerstatning i Australien, hvilket giver vores kunder – herunder nogle af landets største og mest innovative virksomheder – den ekstra støtte, som Sedgwicks globale ressourcer og ekspertise kan tilbyde.

Dette indhold blevoprindeligt offentliggjortaf DHS, en del af Sedgwick.

Få mere at vide > Downloaden kopi af voresrapport om fraværshåndtering og trivsel i 2023, og se nærmere påDHS' løsninger.