Mengelola absensi karyawan: pentingnya memprioritaskan kesejahteraan karyawan dan biaya mengabaikannya

Tahun lalu, Sedgwick mengakuisisiDirect Health Solutions(DHS), penyedia layanan telehealth berbasis perusahaan terkemuka diAustralia. Dalam blog ini, kami didampingi oleh Karen Samuel, Manajer Umum Sementara DHS, yang membahas pentingnya memprioritaskan kesejahteraan karyawan dan biaya yang timbul akibat mengabaikannya.

Mengingat pandemi yang baru-baru ini terjadi dan penekanan yang semakin besar pada kesejahteraan karyawan dan kesehatan mental di tempat kerja, telah terjadi pergeseran dalam cara perusahaan mengelola absensi karyawan. Dengan meningkatnya popularitas lingkungan kerja jarak jauh dan hybrid, layanan telehealth telah muncul sebagai alat kritis untuk mendukung organisasi dalam mengelola absensi dan meningkatkan kesejahteraan mental dan fisik semua karyawan.

Menjadikan kesejahteraan mental dan fisik karyawan sebagai prioritas tidak hanya mengurangi tingkat absensi keseluruhan organisasi — tetapi juga membantu menghindari biaya yang terkait dengan absensi.

Mengapa ini penting

Mengelola absensi karyawan harus menjadi prioritas bagi setiap perusahaan, karena hal ini memainkan peran penting dalam menjaga produktivitas organisasi. Penelitian menunjukkan bahwa semakin bahagia seorang karyawan, semakin besar kemungkinan mereka dapat berkinerja optimal baik secara profesional maupun pribadi.

Absensi tenaga kerja menyebabkan kerugian miliaran dolar bagi perusahaan dan, jika dibiarkan tanpa tindakan, dapat menimbulkan dampak negatif yang luas di seluruh perusahaan. Hal ini juga dapat menjadi tanda adanya masalah yang lebih luas, seperti kesehatan dan keselamatan di tempat kerja, budaya perusahaan, atau masalah stres dan kesehatan mental, untuk beberapa contoh.

Dalam hal mengelola absensi karyawan, sentralisasi data terkait absensi, pemantauan dan pelacakan masalah yang efektif, serta penyediaan dukungan kesehatan karyawan sesuai permintaan akan memberikan departemen sumber daya manusia (SDM) lebih banyak kejelasan dan kendali atas tenaga kerjanya.

Studi tentang absensi karyawan

Direct Health Solutions (DHS), sebuah unit bisnis Sedgwick, adalah penyedia terkemuka solusi telemedisin berbasis pemberi kerja dan program pengelolaan ketidakhadiran dan cedera di Australia. Sebagai salah satu organisasi telemedisin terbesar di negara ini, DHS menangani lebih dari 500.000 panggilan terkait ketidakhadiran dan cedera per tahun dan memiliki pusat telemedisin 24/7 yang khusus mengelola program pengelolaan ketidakhadiran mereka.

DHS melakukan survei tahunan tentang manajemen absensi karyawan dan kesejahteraan untuk menyediakan data acuan dan tren utama bagi pemberi kerja dalam mengelola absensi karyawan di Australia. Dalamedisi ke-12 yang baru dirilisdari laporan ini, tingkat absensi dicatat dari 1 Januari 2022 hingga 31 Desember 2022 menggunakan data yang disediakan oleh 132 perusahaan di seluruh Australia yang secara kolektif mempekerjakan lebih dari setengah juta karyawan. Responden diminta untuk menyediakan data berdasarkan semua ketidakhadiran yang tidak direncanakan, termasuk cuti pribadi, cuti kompensasi pekerja, dan cuti tanpa izin, baik yang dibayar maupun tidak dibayar.

Apa yang dikatakan oleh data

Berdasarkan data yang dikumpulkan dari survei ini, tingkat absensi karyawan secara keseluruhan meningkat sebesar lebih dari dua setengah hari (23%) dibandingkan dengan tahun 2019 — karyawan mengambil cuti sakit rata-rata 13,8 hari pada tahun 2022. Dari perusahaan yang ikut serta dalam survei, 58% percaya bahwa tingkat absensi mereka meningkat selama periode 12 bulan.

Alasan paling umum untuk ketidakhadiran

Menurut hasil survei, tiga alasan paling umum untuk ketidakhadiran karyawan adalah cuti untuk merawat anggota keluarga, cuti terkait COVID-19, dan cuti sakit palsu, atau 'mengambil cuti sakit palsu'.

Mengingat periode saat survei dilakukan, tidak mengherankan bahwa COVID-19 memiliki dampak signifikan terhadap absensi karyawan. COVID menyebabkan peningkatan periode cuti sepanjang tahun 2022, karena warga Australia terinfeksi penyakit tersebut dan mengambil waktu cuti dari pekerjaan, baik saat mereka sakit maupun saat mendukung anggota keluarga. Beberapa organisasi mengalami tingkat absensi sebesar 20% atau lebih selama puncak COVID pada Januari 2022. Secara keseluruhan, 80% pemberi kerja menyatakan bahwa COVID-19 menyebabkan peningkatan tingkat ketidakhadiran pada tahun 2022.

Selain itu, inisiatif kesehatan masyarakat telah meningkatkan kesadaran akan pentingnya tinggal di rumah saat sakit untuk menghentikan penyebaran penyakit. Hal ini dapat menyebabkan karyawan lebih cenderung mengambil cuti sehari untuk penyakit jangka pendek yang sebenarnya, seperti pilek, flu, dan infeksi.

Jumlah absensi yang tinggi terkait COVID-19, dikombinasikan dengan meningkatnya kesadaran masyarakat akan kesehatan, juga mendorong peningkatan jumlah cuti pengasuh yang diambil. Asumsinya, karyawan mungkin telah mengambil cuti pengasuh untuk merawat anggota keluarga yang terinfeksi COVID-19, atau alternatifnya, sekolah dan pusat penitipan anak mewajibkan anak-anak yang sakit untuk tetap di rumah saat tidak sehat. Hal ini semakin mendorong peningkatan cuti pengasuh pada tahun 2022.

Cuti sakit yang tidak sah dilaporkan oleh 43% pemberi kerja sebagai hal yang meningkat pada tahun 2022. Cuti sakit yang tidak sah yang sebenarnya terutama disebabkan oleh motivasi yang rendah pada karyawan dan dapat meningkat akibat ketahanan yang rendah serta keterampilan coping dan perencanaan yang buruk pada karyawan. Jika manajer dapat mengidentifikasi penyebab mendasar dari cuti tersebut atau faktor-faktor yang menyebabkan motivasi rendah, mereka berada dalam posisi yang baik untuk mendukung karyawan dan meningkatkan kehadiran.

Masalah kesehatan mental juga menjadi faktor utama peningkatan cuti pribadi. 57% pemberi kerja melaporkan bahwa absensi akibat masalah kesehatan mental telah meningkat selama 12 bulan terakhir, dengan tiga faktor utama yaitu beban kerja, faktor non-kerja, dan penyakit pribadi. Survei ADP People at Work menemukan bahwa satu dari lima orang Australia (21%) telah mengambil cuti dalam 12 bulan terakhir karena kesehatan mental yang buruk, dan angka ini meningkat menjadi 46% bagi karyawan yang menganggap tempat kerja mereka tidak sehat secara mental. Penyebab stres yang paling umum yang disebutkan dalam laporan tersebut adalah peningkatan tanggung jawab sejak pandemi, dan jam kerja yang lebih panjang^.1Laporan State of Workplace Mental Health in Australia menemukan bahwa hampir setengah dari karyawan mengatakan pekerjaan mereka terganggu akibat kesehatan mental yang buruk, dan angka ini naik menjadi 56% ketika melihat hanya pada generasi milenial.²

Jumlah karyawan yang mengambil cuti sakit yang tinggi正是公司需要更好地管理员工缺勤率并投资于员工福祉的原因。通过实施有效的工具和管理策略，公司能够更深入地了解缺勤背后的原因，并与员工合作减少缺勤天数，同时提供指导以改善和支持员工的整体福祉。

Dampak terhadap produktivitas dan keuntungan

Absensi karyawan sangat mahal dan semakin mahal, dengan data survei menunjukkan bahwa biaya langsung rata-rata absensi per karyawan per tahun meningkat dari $3.395 menjadi $4.025. Dampak COVID-19 dan meningkatnya biaya hidup telah memberikan tekanan pada kesehatan mental banyak warga Australia. 80% perusahaan yang disurvei dalam survei manajemen absensi dan kesejahteraan karyawan tahun 2022 yang dilakukan oleh DHS menyatakan bahwa pembatasan COVID-19 telah menyebabkan peningkatan absensi.

Data menunjukkan bahwa tingkat absensi di pusat panggilan (contact centre) tetap lebih tinggi dibandingkan dengan peran non-contact centre. Pusat panggilan sering dianggap sebagai lingkungan yang stres, yang dapat dikaitkan dengan faktor lingkungan seperti panggilan telepon yang menegangkan, volume panggilan yang tinggi, dan berurusan dengan pelanggan yang emosional dan/atau marah. Pusat panggilan juga sering memiliki tingkat pergantian karyawan yang lebih tinggi dibandingkan dengan pusat non-contact. Akibatnya, lebih banyak karyawan mungkin lebih cenderung mengambil cuti kerja untuk membantu mengelola tingkat stres mereka, yang mungkin menjadi alasan mengapa tingkat absensi di pusat panggilan lebih tinggi. Karyawan pusat panggilan juga mungkin mengalami kurangnya fleksibilitas selama jam kerja, seperti fleksibilitas dalam hal kapan, di mana, dan bagaimana mereka melakukan pekerjaan mereka. Hal ini membatasi kemampuan karyawan untuk mengelola komitmen pribadi dan pekerjaan mereka.

Bagi kebanyakan perusahaan, absensi tak terduga sangat merugikan. Ketika seorang karyawan sering absen dalam jangka waktu yang lama tanpa pemberitahuan sebelumnya, beban kerjanya akan dialihkan kepada rekan kerjanya. Karyawan-karyawan tersebut kemudian berisiko mengalami kelelahan berlebihan, mungkin menjadi tidak puas, dan stres hingga mereka pun membutuhkan waktu istirahat — hal ini dapat sangat merugikan tergantung pada peran dan tanggung jawab karyawan yang absen.

Mengelola absensi karyawan secara efektif

Menurut laporan survei manajemen ketidakhadiran dan kesejahteraan DHS 2023, tiga metode paling efektif dalam mengelola ketidakhadiran adalah:

• Eskalasi ke manajemen senior
• Wawancara kembali ke tempat kerja
• Titik tinjauan pemicu formal telah ditetapkan untuk meninjau ketidakhadiran.

Hasil ini menyoroti betapa pentingnya bagi perusahaan untuk mengelola absensi karyawan secara efektif — dan biaya yang harus ditanggung perusahaan jika absensi tidak dikelola dengan baik. Dengan memprioritaskan kesehatan fisik dan mental karyawan, serta kesejahteraan mereka — terutama mengingat dampak jangka panjang dan perubahan mentalitas pasca-COVID-19 — pemberi kerja dapat menciptakan budaya kerja yang menghargai dan mendukung karyawan mereka.

Sejak mengakuisisi DHS, Sedgwick kini lebih siap dari sebelumnya untuk menawarkan kombinasi layanan yang mencakup segala skenario di mana karyawan mengambil cuti dari pekerjaan. Klien kami mengandalkan kami untuk mendukung dan meningkatkan kesehatan serta produktivitas tenaga kerja mereka dengan cara yang efisien, efektif, dan sesuai peraturan. Dengan solusi perangkat lunak kami, pemberi kerja dapat mengelola kepatuhan terhadap peraturan federal dan negara bagian yang kompleks terkait cuti dan akomodasi pekerjaan. Kami juga menawarkan berbagai layanan HR khusus dan platform perangkat lunak keselamatan di Australia. Solusi manajemen cuti kami melengkapi solusi manajemen cedera, produktivitas karyawan, dan kompensasi pekerja yang sedang kami kembangkan di Australia, memberikan klien kami — termasuk beberapa korporasi terbesar dan paling inovatif di negara ini — dukungan tambahan dari sumber daya dan keahlian global Sedgwick.

Konten iniawalnya diterbitkanoleh DHS, sebuah unit bisnis Sedgwick.

Pelajari lebih lanjut > UnduhsalinanLaporan Pengelolaan Ketidakhadiran dan Kesejahteraan 2023kami dan jelajahisolusi DHS.