At give eller ikke give? Det er spørgsmålet Intermitterende orlov som en ADA-tilpasning

Det er ingen hemmelighed, at det er svært for arbejdsgivere at holde styr på og administrere periodisk orlov, hvad enten det er i henhold til Family and Medical Leave Act (FMLA) eller Americans with Disabilities Act (ADA), men det er også et område, der kan udløse retssager. Hvad er fordelene og ulemperne ved intermitterende orlov som en ADA-tilpasning, og hvordan kan vi få det til at fungere for både arbejdsgivere og medarbejdere? Lad os se på årsagerne til, at medarbejdere anmoder om intermitterende orlov, typiske forhold, hvor intermitterende orlov er en mulighed, hvornår det er passende, analyse af uforholdsmæssig byrde, og hvad man skal gøre, hvis man har mistanke om misbrug.

Grundlæggende om intermitterende orlov Lad os først definere intermitterende orlov: Intermitterende orlov er uplanlagt orlov, der tages i flere perioder på grund af en enkelt berettiget årsag. Når man tænker på intermitterende orlov, hvorfor anmoder medarbejdere så om denne type tilpasning? Ofte anmoder medarbejdere om intermitterende orlov for at kunne fortsætte med at arbejde under deres sygdom, hvilket typisk hjælper på helingsprocessen. Hvis de fleste medarbejdere kunne vælge, ville de ikke vælge at være syge og have behov for intermitterende orlov, men det giver dem mulighed for at fortsætte med at arbejde og modtage løn.Job Accommodation Network (JAN) opregner tre grundetil, at medarbejdere anmoder om orlov som en rimelig tilpasning, især intermitterende orlov:

• At deltage i lægeaftaler i forbindelse med en episodisk eller kronisk medicinsk lidelse (f.eks. diabetes, bipolar lidelse, astma osv.)
• At modtage medicinsk behandling (f.eks. kemoterapi, fysioterapi, kirurgi, psykologisk rådgivning, indlæggelse til behandling af stofmisbrug, dialyse osv.)
• At komme sig efter en sygdom eller operation eller forværring af symptomer forbundet med en episodisk eller kronisk medicinsk lidelse (f.eks. opblussen af symptomer forbundet med multipel sklerose, tarmsygdom, epilepsi, rygproblemer, alvorlig depression osv.).

Dette er naturligvis ikke en udtømmende liste, men den giver et overblik over de typer af tilstande, der kræver ekstern intervention i længere perioder. Når man ser på årsagerne og tilstandene, giver det god mening at give midlertidig orlov.   

Hvornår er intermitterende orlov passende? JAN giver også nogle retningslinjer for dette. Intermitterende orlov er passende:

• Når der ikke findes andre effektive indkvarteringsmuligheder; eller
• Når en medarbejder ikke er berettiget til orlov i henhold til FMLA, men har en kvalificerende handicap i henhold til ADA; eller
• Når en medarbejder er berettiget til FMLA, men har brug for yderligere orlov ud over de 12 uger, der er fastsat i loven, eller når en medarbejder har opbrugt sin betalte ferie og sygeorlov og har brug for yderligere periodisk orlov på grund af en kvalificerende medicinsk lidelse.

EEOC-retningslinjernebemærker, at en kvalificeret person med et handicap i henhold til ADA kan arbejde på deltid i sin nuværende stilling eller lejlighedsvis tage fri som en rimelig tilpasning, hvis det ikke påfører arbejdsgiveren en urimelig byrde. Hvis (eller når) reducerede arbejdstimer medfører en urimelig byrde i den nuværende stilling, skal arbejdsgiveren undersøge, om der er en ledig, tilsvarende stilling, som medarbejderen er kvalificeret til, og som medarbejderen kan blive overført til uden urimelig byrde, mens vedkommende arbejder på reduceret arbejdstid. Hvis der ikke er en tilsvarende stilling til rådighed, skal arbejdsgiveren søge efter en ledig stilling på et lavere niveau, som medarbejderen er kvalificeret til. Fortsat tilpasning er ikke påkrævet, hvis der heller ikke er en ledig stilling på et lavere niveau.

Med presset fra deadlines og produktivitetsstandarder kan ledere i frontlinjen opleve, at periodiske orlovsperioder forstyrrer arbejdsgangen og medfører store ulemper for deres arbejde. At uddanne ledere i frontlinjen og chefer i at forstå, at periodiske orlovsperioder er en del af at drive virksomhed, vil være en stor hjælp og forhåbentlig holde virksomhederne ude af retten.

Urimelig byrde og mistanke om misbrug Men hvad sker der, når det at give orlov med mellemrum gør det virkelig vanskeligt eller umuligt at fortsætte din forretningsdrift? Du kan muligvis gøre gældende, at der er tale om urimelig byrde, selvomEEOC har udarbejdet en detaljeret liste over krav, der skal overvejes – herunder omfanget og/eller længden af den nødvendige orlov, hyppighed, fleksibilitet, forudsigelighed, indvirkning på kolleger og indvirkning på driften. Hvis en arbejdsgiver ikke er i stand til at opfylde EEOC's krav, kan vedkommende muligvis ikke gøre gældende, at der er tale om urimelig byrde.

Intermitterende orlov kan virkelig hjælpe medarbejdere på mange måder, men nogle gange bemærker ledere, at den generøse hjælp, de har været villige til at yde, på en eller anden måde bliver misbrugt. Arbejdsgivere spørger: "Hvad kan vi gøre, hvis vi har mistanke om misbrug af intermitterende orlov, hvor hyppigheden og sværhedsgraden er større end lægen har angivet, og større end medarbejderen har anmodet om?" Jeg siger altid til arbejdsgivere, at de skal være forsigtige; én fraværsdags uden for den angivne hyppighed og sværhedsgrad på attesten betyder ikke, at der er tale om misbrug. Hvis en arbejdsgiver ser et mønster af misbrug (3-4 gange mere end det, der er angivet i attesten), kan de bede medarbejderen om en opdateret attest, der afspejler behovet for flere intermitterende fraværsdage. På det tidspunkt kan arbejdsgiveren revurdere, om anmodningen udgør en byrde.

At finde de rigtige løsninger for arbejdsgivere og medarbejdere Intermitterende orlov kan være vanskelig at administrere og følge op på, men det er i både arbejdsgiverens og medarbejderens interesse at tilbyde disse tilpasninger, når det er passende, rimeligt og praktisk muligt. En tilpasningspolitik understøtter ikke kun helbredelse og fremmer produktiviteten, men er også det rigtige valg, når man tager hensyn til regler og retningslinjer. Når en arbejdsgiver har mulighed for at tilbyde orlov som en tilpasning, men ikke gør det, kan vedkommende ende i retten og blive udsat for mulige sanktioner, bøder og andre begrænsninger.

Få mere at vide: Tilmeld dig vores webinar, "Mythbusters! Debunking common IDAM misconceptions" (Mytebusters! Afsløring af almindelige misforståelser om IDAM), i samarbejde med DMEC – 28. marts, kl. 12.00 ET.

Hvis du har spørgsmål, kan vi hjælpe. Sedgwicks specialister i jobtilpasning har stor erfaring med at indhente oplysninger fra medarbejdernes sundhedsudbydere, bekræfte, at der foreligger en funktionsnedsættelse, der kræver rimelige tilpasninger, indgå i en dialog med vores kunders medarbejdere og præsentere muligheder for periodisk orlov til gennemgang og godkendelse. Vi kan anbefale og dokumentere klare, specifikke og medicinsk understøttede tilpasninger og støtte evalueringen af en virksomheds evne eller manglende evne til at foretage rimelige tilpasninger som defineret i ADA.