Accorder ou ne pas accorder ? Telle est la question Le congé intermittent en tant qu'aménagement de l'ADA

Ce n'est un secret pour personne que les congés intermittents, qu'ils soient pris en vertu de la loi sur les congés familiaux et médicaux (FMLA) ou de la loi sur les Américains handicapés (ADA), sont difficiles à suivre et à gérer pour les employeurs, mais c'est aussi un domaine qui peut donner lieu à des poursuites judiciaires. Quels sont les tenants et aboutissants des congés intermittents en tant qu'aménagement prévu par l'ADA et comment pouvons-nous les rendre efficaces tant pour les employeurs que pour les employés ? Examinons les raisons pour lesquelles les employés demandent des congés intermittents, les conditions typiques dans lesquelles les congés intermittents sont envisagés, les cas où ils sont appropriés, l'analyse des difficultés excessives et les mesures à prendre si vous soupçonnez un abus.

Les bases du congé intermittent Commençons par définir ce qu'est un congé intermittent : il s'agit d'un congé non planifié pris en plusieurs fois pour une seule raison valable. Pourquoi les employés demandent-ils ce type d'aménagement ? Souvent, les employés demandent un congé intermittent afin de pouvoir continuer à travailler pendant leur maladie, ce qui favorise généralement le processus de guérison. Si la plupart des employés avaient le choix, ils ne choisiraient pas d'être malades et d'avoir besoin d'un congé intermittent, mais cela leur permet de continuer à travailler et de toucher leur salaire. LeJob Accommodation Network (JAN) énumère trois raisons pour lesquellesles employés demandent un congé à titre d'aménagement raisonnable, en particulier un congé intermittent :

• Pour se rendre à des rendez-vous médicaux liés à une déficience médicale épisodique ou chronique (par exemple, diabète, trouble bipolaire, asthme, etc.)
• Pour obtenir des soins médicaux (par exemple, chimiothérapie, physiothérapie, chirurgie, consultation en santé mentale, traitement en milieu hospitalier pour toxicomanie, dialyse, etc.)
• Pour se remettre d'une maladie ou d'une intervention chirurgicale, ou d'une exacerbation des symptômes associés à une déficience médicale épisodique ou chronique (p. ex. poussée de symptômes associés à la sclérose en plaques, trouble intestinal, épilepsie, problème de dos, trouble dépressif majeur, etc.).

Bien sûr, cette liste n'est pas exhaustive, mais elle fournit un cadre de référence pour les types de situations qui nécessitent une intervention extérieure pendant des périodes prolongées. Au vu des raisons et des conditions évoquées, le congé intermittent semble tout à fait justifié.   

Quand un congé intermittent est-il approprié ? Le JAN fournit également des indications à ce sujet. Les congés intermittents sont appropriés :

• Lorsqu'il n'existe aucun autre logement efficace ; ou
• Lorsqu'un employé n'est pas admissible à un congé en vertu de la FMLA, mais qu'il présente un handicap admissible en vertu de l'ADA ; ou
• Lorsqu'un employé est éligible à la FMLA, mais a besoin d'un congé supplémentaire au-delà des 12 semaines prévues par cette loi ; ou lorsqu'un employé a épuisé ses congés payés et ses congés maladie et a besoin d'un congé supplémentaire intermittent en raison d'un handicap médical admissible.

Les directives de l'EEOCprécisent qu'en vertu de l'ADA, une personne handicapée qualifiée peut travailler à temps partiel à son poste actuel ou prendre occasionnellement des congés à titre d'aménagement raisonnable si cela n'impose pas de contrainte excessive à l'employeur. Si (ou lorsque) la réduction du temps de travail entraîne une contrainte excessive dans le poste actuel, l'employeur doit vérifier s'il existe un poste vacant équivalent pour lequel l'employé est qualifié et auquel il peut être réaffecté sans contrainte excessive tout en travaillant à temps partiel. Si aucun poste équivalent n'est disponible, l'employeur doit rechercher un poste vacant à un niveau inférieur pour lequel l'employé est qualifié. Il n'est pas nécessaire de continuer à offrir des mesures d'adaptation si aucun poste vacant de niveau inférieur n'est disponible.

Avec la pression des délais et des normes de productivité, les superviseurs de première ligne peuvent percevoir les congés intermittents comme une perturbation du lieu de travail, ce qui les désavantage considérablement dans leur travail. Former les superviseurs et les gestionnaires de première ligne à comprendre que les congés intermittents font partie intégrante de l'activité professionnelle contribuera grandement à éviter aux entreprises de se retrouver devant les tribunaux.

Difficultés excessives et soupçons d'abus Mais que se passe-t-il lorsque l'octroi d'un congé intermittent rend véritablement difficile, voire impossible, la poursuite de vos activités commerciales ? Vous pouvez invoquer un cas de contrainte excessive, bien quel'EEOC ait établi une liste détaillée des critèresà prendre en compte, notamment le nombre et/ou la durée des congés demandés, leur fréquence, leur flexibilité, leur prévisibilité, leur impact sur les collègues et leur impact sur les activités de l'entreprise. Si un employeur n'est pas en mesure de satisfaire aux critères de l'EEOC, il ne pourra peut-être pas invoquer la contrainte excessive.

Les congés intermittents peuvent vraiment aider les employés de plusieurs façons, mais parfois, les gestionnaires remarquent que l'aide généreuse qu'ils ont été prêts à fournir se transforme en quelque sorte en abus. Les employeurs demandent : « Que pouvons-nous faire si nous soupçonnons un abus des congés intermittents, dont la fréquence et la gravité dépassent celles spécifiées par le médecin et celles demandées par l'employé ? » Je dis toujours aux employeurs de faire preuve de prudence ; une absence qui ne correspond pas à la fréquence et à la gravité indiquées sur le certificat ne signifie pas qu'il y a abus. Si un employeur constate un abus systématique (3 à 4 fois plus que ce qui a été certifié), il peut alors demander à l'employé une attestation mise à jour reflétant la nécessité d'absences intermittentes plus fréquentes. À ce stade, l'employeur peut réévaluer si la demande constitue une difficulté.

Trouver les bonnes solutions pour les employeurs et les employés Les congés intermittents peuvent être difficiles à gérer et à suivre, mais il est dans l'intérêt de l'employeur et de l'employé d'accorder ces aménagements lorsqu'ils sont appropriés, raisonnables et réalisables. Non seulement une politique d'aménagement favorise le rétablissement et encourage la productivité, mais elle constitue également le bon choix au regard des réglementations et des directives. Lorsqu'un employeur est en mesure d'accorder un congé à titre d'aménagement, mais ne le fait pas, il s'expose à des poursuites judiciaires, à des sanctions, à des amendes et à d'autres restrictions.

Pour en savoir plus : inscrivez-vous à notre webinaire « Mythbusters ! Démystifier les idées reçues courantes sur l'IDAM », organisé en partenariat avec DMEC, le 28 mars à 12 h (heure de l'Est).

Si vous avez des questions, nous pouvons vous aider. Les spécialistes en aménagement du lieu de travail de Sedgwick sont rompus à la demande d'informations auprès des prestataires de soins de santé des employés, à la confirmation de l'existence d'un handicap et de la nécessité d'aménagements raisonnables, à la mise en place d'un processus interactif avec les employés de nos clients et à la présentation d'options de congés intermittents pour examen et approbation. Nous pouvons recommander et documenter des aménagements clairs, spécifiques et médicalement justifiés, et aider à évaluer la capacité ou l'incapacité d'une entreprise à mettre en place des aménagements raisonnables tels que définis par l'ADA.