Ce n'est un secret pour personne que les congés intermittents, qu'ils relèvent de la loi sur les congés familiaux et médicaux (FMLA) ou de la loi sur les Américains handicapés (ADA), sont difficiles à suivre et à gérer pour les employeurs, mais c'est aussi un domaine qui peut donner lieu à des poursuites judiciaires. Quels sont les tenants et les aboutissants du congé intermittent en tant qu'aménagement de l'ADA et comment le faire fonctionner pour les employeurs comme pour les employés ? Examinons les raisons pour lesquelles les employés demandent un congé intermittent, les conditions typiques dans lesquelles le congé intermittent est envisagé, les cas dans lesquels il est approprié, l'analyse de la contrainte excessive et ce qu'il convient de faire si vous soupçonnez un abus.
Notions de base sur le congé intermittent Commençons par définir le congé intermittent : un congé intermittent est un congé non programmé pris en plusieurs tranches de temps pour une seule et même raison. Lorsqu'on pense au congé intermittent, pourquoi les employés demandent-ils ce type d'aménagement ? Souvent, les employés demandent un congé intermittent afin de continuer à travailler pendant leur maladie, ce qui contribue généralement au processus de guérison. Si la plupart des salariés n'en faisaient qu'à leur tête, ils ne choisiraient pas d'être malades et d'avoir besoin d'un congé intermittent, mais celui-ci leur permet de continuer à travailler et à recevoir un salaire. Le Job Accommodation Network (JAN) énumère trois raisons pour lesquelles les employés demandent un congé à titre d'aménagement raisonnable, en particulier un congé intermittent :
- Pour se rendre à des rendez-vous médicaux liés à une déficience médicale épisodique ou chronique (par exemple, diabète, troubles bipolaires, asthme, etc.)
- Pour obtenir un traitement médical (par exemple, chimiothérapie, kinésithérapie, chirurgie, conseil en santé mentale, traitement de la toxicomanie en milieu hospitalier, dialyse, etc.)
- Récupération après une maladie ou une intervention chirurgicale, ou exacerbation des symptômes associés à une déficience médicale épisodique ou chronique (par exemple, poussée de symptômes associés à une sclérose en plaques, à des troubles intestinaux, à l'épilepsie, à des problèmes de dos, à un trouble dépressif majeur, etc.)
Cette liste n'est évidemment pas exhaustive, mais elle fournit un cadre de référence pour les types d'affections qui nécessitent une intervention extérieure pendant des périodes prolongées. En examinant les raisons et les conditions, le congé intermittent se justifie.
Quand le congé intermittent est-il approprié ? JAN fournit également des conseils à ce sujet. Le congé intermittent est approprié :
- lorsqu'il n'y a pas d'autre solution d'hébergement efficace ; ou
- Lorsqu'un employé n'a pas le droit de prendre un congé au titre de la FMLA, mais qu'il souffre d'un handicap admissible au titre de l'ADA ; ou
- Lorsqu'un salarié est éligible au FMLA, mais qu'il a besoin d'un congé supplémentaire au-delà des 12 semaines prévues par cette loi, ou lorsqu'un salarié a épuisé ses congés payés et ses congés de maladie et qu'il a besoin d'un congé supplémentaire intermittent en raison d'une déficience médicale qualifiée.
Les lignes directrices de l'EEOC indiquent qu'en vertu de l'ADA, une personne handicapée qualifiée peut travailler à temps partiel dans son poste actuel ou prendre occasionnellement des congés à titre d'aménagement raisonnable si cela n'impose pas de contraintes excessives à l'employeur. Si (ou lorsque) des horaires réduits constituent une contrainte excessive pour le poste actuel, l'employeur doit vérifier s'il existe un poste équivalent vacant pour lequel l'employé est qualifié et auquel il peut être réaffecté sans contrainte excessive tout en travaillant selon un horaire réduit. Si aucun poste équivalent n'est disponible, l'employeur doit rechercher un poste vacant de niveau inférieur pour lequel l'employé est qualifié. Le maintien de l'adaptation n'est pas nécessaire si un poste vacant de niveau inférieur n'est pas non plus disponible.
Sous la pression des délais et des normes de productivité, les superviseurs de première ligne peuvent ressentir le poids des congés intermittents comme une perturbation du lieu de travail, ce qui les désavantage considérablement. Former les superviseurs de première ligne et les directeurs à comprendre que les congés intermittents font partie de l'activité de l'entreprise est un bon moyen d'éviter aux entreprises de se retrouver devant les tribunaux.
Difficultés excessives et suspicion d'abus Mais que se passe-t-il lorsque l'octroi d'un congé intermittent rend vraiment difficile, voire impossible, la poursuite des activités de votre entreprise ? Il se peut que vous puissiez faire valoir un préjudice injustifié, bien que l'EEOC dresse une liste détaillée des critères à prendre en considération, notamment le montant et/ou la durée du congé requis, la fréquence, la flexibilité, la prévisibilité, l'impact sur les collègues de travail et l'impact sur les activités de l'entreprise. Si un employeur n'est pas en mesure de satisfaire aux exigences de l'EEOC, il ne pourra peut-être pas invoquer une contrainte excessive.
Le congé intermittent peut réellement aider les employés de diverses manières, mais les responsables remarquent parfois que l'aide généreuse qu'ils ont été disposés à fournir se transforme en abus. Les employeurs demandent : "Que pouvons-nous faire si nous soupçonnons un abus de congé intermittent ; la fréquence et la gravité sont supérieures à ce que le médecin a spécifié et à ce que l'employé a demandé ?" Je dis toujours aux employeurs d'être prudents ; une absence en dehors de la fréquence et de la gravité indiquées sur la certification ne signifie pas qu'il y a abus. Si un employeur constate une tendance à l'abus (3 ou 4 absences au-delà de ce qui a été certifié), il peut alors demander à l'employé une certification actualisée reflétant la nécessité d'un plus grand nombre d'absences intermittentes. À ce moment-là, l'employeur peut réévaluer si la demande constitue une difficulté.
Trouver les bonnes solutions pour les employeurs et les employés Les congés intermittents peuvent être difficiles à gérer et à suivre, mais il est dans l'intérêt de l'employeur et de l'employé de proposer ces aménagements lorsqu'ils sont appropriés, raisonnables et réalisables. Non seulement une politique d'aménagement favorise le rétablissement et encourage la productivité, mais c'est aussi le bon choix si l'on tient compte des règlements et des lignes directrices. Lorsqu'un employeur est en mesure d'accorder un congé à titre d'aménagement, mais qu'il ne le fait pas, il risque de se retrouver devant un tribunal et de devoir faire face à des sanctions, des amendes et d'autres restrictions.
Si vous avez des questions, nous pouvons vous aider. Les spécialistes de Sedgwick en matière d'aménagement du travail savent comment demander des informations aux prestataires de soins de santé des employés, confirmer l'existence d'une déficience et la nécessité d'aménagements raisonnables, s'engager dans le processus interactif avec les employés de nos clients et présenter des options de congés intermittents pour examen et approbation. Nous pouvons recommander et documenter des aménagements clairs, spécifiques et médicalement justifiés et soutenir l'évaluation de la capacité ou de l'incapacité d'une entreprise à procéder à des aménagements raisonnables tels que définis par l'ADA.
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