Het is geen geheim dat intermitterend verlof, of het nu valt onder de Family and Medical Leave Act (FMLA) of de Americans with Disabilities Act (ADA), moeilijk is voor werkgevers om bij te houden en te beheren, maar het is ook een gebied dat rechtszaken kan uitlokken. Wat zijn de ins en outs van intermitterend verlof als een ADA-voorziening en hoe kunnen we dit laten werken voor zowel werkgevers als werknemers? Laten we eens kijken naar de redenen waarom werknemers intermitterend verlof aanvragen, de typische omstandigheden waarin intermitterend verlof een overweging is, wanneer het gepast is, de analyse van onbillijke gevolgen en wat je moet doen als je misbruik vermoedt.
Basisprincipes van intermitterend verlof Laten we beginnen met het definiëren van intermitterend verlof; intermitterend verlof is ongepland verlof dat in meerdere tijdsblokken wordt opgenomen vanwege één enkele reden. Als je aan intermitterend verlof denkt, waarom vragen werknemers dan om dit type accommodatie? Vaak vragen werknemers intermitterend verlof aan om door te kunnen werken tijdens hun ziekte, wat meestal helpt bij het genezingsproces. Als het aan de meeste werknemers lag, zouden ze er niet voor kiezen om ziek te zijn en intermitterend verlof nodig te hebben, maar het biedt hen een manier om te blijven werken en een salaris te ontvangen. Het Job Accommodation Network (JAN) noemt drie redenen waarom werknemers verlof aanvragen als redelijke aanpassing, met name intermitterend verlof:
- Om medische afspraken bij te wonen die verband houden met een episodische of chronische medische beperking (bijv. diabetes, bipolaire stoornis, astma, enz.)
- Om medische behandeling te krijgen (bijv. chemotherapie, fysiotherapie, chirurgie, geestelijke gezondheidszorg, intramurale verslavingsbehandeling, dialyse, enz.)
- Om te herstellen van een ziekte of operatie, of verergering van symptomen geassocieerd met een episodische of chronische medische aandoening (bijv. opflakkeren van symptomen geassocieerd met multiple sclerose, darmaandoening, epilepsie, rugaandoening, depressieve stoornis, enz.)
Dit is natuurlijk geen allesomvattende lijst, maar het biedt wel een referentiekader voor soorten aandoeningen die gedurende langere perioden externe interventie vereisen. Als we de redenen samen met de aandoeningen bekijken, is intermitterend verlof zinvol.
Wanneer is intermitterend verlof gepast? JAN geeft hier ook enige richtlijnen voor. Onderbroken verlof is gepast:
- Als er geen andere effectieve accommodatie is; of
- Wanneer een werknemer niet in aanmerking komt voor verlof op grond van de FMLA, maar wel een in aanmerking komende handicap heeft op grond van de ADA; of
- Wanneer een werknemer in aanmerking komt voor FMLA, maar extra verlof nodig heeft boven de 12 weken die volgens die wet zijn toegestaan; of wanneer een werknemer betaald vakantie- en ziekteverlof heeft opgenomen en extra intermitterend verlof nodig heeft vanwege een in aanmerking komende medische beperking.
In de richtlijnen van het EEOC staat dat, onder de ADA, een gekwalificeerde persoon met een handicap deeltijds mag werken in zijn/haar huidige functie, of af en toe vrij mag nemen als redelijke aanpassing, als dit geen onbillijke gevolgen heeft voor de werkgever. Als (of wanneer) minder uren werken in de huidige functie een onbillijkheid van overwegende aard veroorzaakt, moet de werkgever kijken of er een vacante, gelijkwaardige functie is waarvoor de werknemer gekwalificeerd is en waarin de werknemer zonder onbillijke gevolgen kan worden overgeplaatst terwijl hij minder uren werkt. Als er geen gelijkwaardige functie beschikbaar is, moet de werkgever een vacature zoeken op een lager niveau waarvoor de werknemer gekwalificeerd is. Blijvende aanpassing is niet vereist als een vacature op een lager niveau ook niet beschikbaar is.
Onder druk van deadlines en productiviteitsnormen kunnen eerstelijns supervisors het gewicht van verlof met tussenpozen ervaren als een verstoring van de werkplek, waardoor ze in een nadelige positie komen te verkeren. Door eerstelijns supervisors en managers te leren begrijpen dat verlof met tussenpozen hoort bij het zakendoen, kom je een heel eind en houd je bedrijven hopelijk buiten de rechtbank.
Onbillijke gevolgen en vermoedelijk misbruik Maar wat gebeurt er als het toestaan van intermitterend verlof het echt moeilijk of onmogelijk maakt om je bedrijfsactiviteiten voort te zetten? Je kunt misschien een geval van onbillijkheid van overwegende aard aanvoeren, hoewel de EEOC een gedetailleerde lijst met vereisten opstelt waar je rekening mee moet houden, zoals de hoeveelheid en/of lengte van het vereiste verlof, de frequentie, flexibiliteit, voorspelbaarheid, de impact op collega's en de impact op de bedrijfsactiviteiten. Als een werkgever niet kan voldoen aan de vereisten van de EEOC, kan hij mogelijk geen beroep doen op onbillijke gevolgen.
Onderbrekingsverlof kan werknemers op een aantal manieren echt helpen, maar soms merken managers dat de genereuze hulp die ze bereid waren te geven op de een of andere manier omslaat in misbruik. Werkgevers vragen zich af: "Wat kunnen we doen als we vermoeden dat er misbruik wordt gemaakt van intermitterend verlof; de frequentie en de ernst zijn hoger dan de arts heeft aangegeven en dan de werknemer heeft aangevraagd? Ik zeg altijd tegen werkgevers dat ze voorzichtig moeten zijn; één afwezigheid buiten de vermelde frequentie en ernst op het certificaat betekent niet dat er sprake is van misbruik. Als een werkgever een patroon van misbruik ziet (3 tot 4 keer meer dan is gecertificeerd), kan hij de werknemer vragen om een bijgewerkte verklaring waarin de behoefte aan meer intermitterende afwezigheden wordt weergegeven. Op dat moment kan de werkgever opnieuw beoordelen of het verzoek een onbillijkheid vormt.
De juiste oplossingen vinden voor werkgevers en werknemers Intermitterend verlof kan moeilijk te beheren en bij te houden zijn, maar het is in het belang van de werkgever en de werknemer om deze aanpassingen te bieden wanneer dat gepast, redelijk en uitvoerbaar is. Een accommodatiebeleid ondersteunt niet alleen het herstel en stimuleert de productiviteit, het is ook de juiste keuze als je rekening houdt met voorschriften en richtlijnen. Wanneer een werkgever verlof kan aanbieden als aanpassing, maar dit niet doet, kan hij voor de rechter komen te staan met mogelijke boetes, boetes en andere beperkingen.
Als u vragen heeft, kunnen wij u helpen. De specialisten van Sedgwick op het gebied van functieaanpassingen zijn zeer ervaren in het opvragen van informatie bij de zorgverleners van medewerkers, het bevestigen dat er sprake is van een beperking en dat er redelijke aanpassingen nodig zijn, het aangaan van het interactieve proces met de medewerkers van onze klanten en het ter beoordeling en goedkeuring voorleggen van mogelijkheden voor intermitterend verlof. We kunnen duidelijke, specifieke, medisch ondersteunde aanpassingen aanbevelen en documenteren en de evaluatie ondersteunen van het vermogen of onvermogen van een bedrijf om redelijkerwijs aanpassingen door te voeren zoals gedefinieerd door de ADA.
Tags: Accomodatie, ADA, ADAAA, handicap en verlof, DMEC, EEOC, personeelsbeloningen, welzijn van werknemers, werkgevers, FML, FMLA, ziekte, intermitterend verlof, medisch verlof, operatie