Wel of niet toekennen? Dat is de vraag Intermitterend verlof als ADA-voorziening

Het is geen geheim dat intermitterend verlof, of het nu onder de Family and Medical Leave Act (FMLA) of de Americans with Disabilities Act (ADA) valt, moeilijk te volgen en te beheren is voor werkgevers, maar het is ook een gebied dat tot rechtszaken kan leiden. Wat zijn de ins en outs van intermitterend verlof als ADA-voorziening en hoe kunnen we ervoor zorgen dat het zowel voor werkgevers als werknemers werkt? Laten we eens kijken naar de redenen waarom werknemers intermitterend verlof aanvragen, typische omstandigheden waarin intermitterend verlof een optie is, wanneer het gepast is, analyse van onredelijke belasting en wat te doen als u misbruik vermoedt.

Basisinformatie over intermitterend verlof Laten we eerst eens kijken naar wat intermitterend verlof precies inhoudt. Intermitterend verlof is ongepland verlof dat in meerdere blokken wordt opgenomen vanwege één geldige reden. Waarom vragen werknemers om intermitterend verlof? Vaak vragen werknemers om intermitterend verlof om tijdens hun ziekte te kunnen blijven werken, wat doorgaans bijdraagt aan het genezingsproces. Als de meeste werknemers het voor het zeggen hadden, zouden ze er niet voor kiezen om ziek te zijn en intermitterend verlof nodig te hebben, maar het biedt hen een manier om te blijven werken en een salaris te ontvangen. HetJob Accommodation Network (JAN) noemt drie redenenwaarom werknemers verlof aanvragen als redelijke aanpassing, met name intermitterend verlof:

• Om medische afspraken bij te wonen in verband met een episodische of chronische medische aandoening (bijv. diabetes, bipolaire stoornis, astma, enz.).
• Om medische behandeling te krijgen (bijvoorbeeld chemotherapie, fysiotherapie, operaties, geestelijke gezondheidszorg, intramurale behandeling voor middelenmisbruik, dialyse, enzovoort).
• Om te herstellen van een ziekte of operatie, of verergering van symptomen die verband houden met een episodische of chronische medische aandoening (bijvoorbeeld opflakkering van symptomen die verband houden met multiple sclerose, darmstoornissen, epilepsie, rugklachten, ernstige depressieve stoornis, enz.).

Dit is natuurlijk geen volledige lijst, maar het biedt wel een referentiekader voor soorten aandoeningen die langdurige externe interventie vereisen. Als we de redenen en de aandoeningen bekijken, is tijdelijk verlof logisch.   

Wanneer is intermitterend verlof gepast? JAN geeft hierover ook enkele richtlijnen. Intermitterend verlof is gepast:

• Wanneer er geen andere effectieve accommodatie beschikbaar is; of
• Wanneer een werknemer niet in aanmerking komt voor verlof op grond van de FMLA, maar wel een handicap heeft die voldoet aan de criteria van de ADA; of
• Wanneer een werknemer in aanmerking komt voor FMLA, maar meer vrije tijd nodig heeft dan de 12 weken die volgens die wet zijn toegestaan; of wanneer een werknemer zijn betaalde vakantie- en ziekteverlof heeft opgebruikt en extra vrije tijd nodig heeft vanwege een medische aandoening die daarvoor in aanmerking komt.

De richtlijnen van de EEOCstellen dat een gekwalificeerde persoon met een handicap op grond van de ADA parttime in zijn/haar huidige functie mag werken of af en toe vrij mag nemen als redelijke aanpassing, mits dit geen onredelijke belasting voor de werkgever vormt. Als (of wanneer) verminderde werktijden een onredelijke belasting vormen in de huidige functie, moet de werkgever nagaan of er een vacante, gelijkwaardige functie is waarvoor de werknemer gekwalificeerd is en waarnaar de werknemer zonder onredelijke belasting kan worden overgeplaatst terwijl hij/zij een verminderd aantal uren werkt. Als er geen gelijkwaardige functie beschikbaar is, moet de werkgever op zoek gaan naar een vacante functie op een lager niveau waarvoor de werknemer gekwalificeerd is. Voortzetting van de aanpassing is niet vereist als er ook geen vacante functie op een lager niveau beschikbaar is.

Door de druk van deadlines en productiviteitsnormen kunnen eerstelijns leidinggevenden het gewicht van intermitterend verlof als een verstoring van de werkplek ervaren, waardoor ze in een grote nadelige positie terechtkomen. Door eerstelijns leidinggevenden en managers te trainen om te begrijpen dat intermitterend verlof deel uitmaakt van het zakendoen, kan veel worden bereikt en kunnen bedrijven hopelijk uit de rechtbank worden gehouden.

Onredelijke belasting en vermoedelijk misbruik Maar wat gebeurt er als het toestaan van intermitterend verlof het echt moeilijk of onmogelijk maakt om uw bedrijfsactiviteiten voort te zetten? U kunt mogelijk een beroep doen op onredelijke belasting, hoewel deEEOC een gedetailleerde lijst met vereisten opsteltdie in overweging moeten worden genomen, waaronder de hoeveelheid en/of duur van het vereiste verlof, de frequentie, flexibiliteit, voorspelbaarheid, impact op collega's en impact op de bedrijfsvoering. Als een werkgever niet aan de vereisten van de EEOC kan voldoen, kan hij mogelijk geen beroep doen op onredelijke belasting.

Intermitterend verlof kan werknemers op verschillende manieren echt helpen, maar soms merken managers dat de genereuze hulp die ze bereid zijn te bieden, op de een of andere manier wordt misbruikt. Werkgevers vragen: "Wat kunnen we doen als we misbruik van intermitterend verlof vermoeden; de frequentie en ernst zijn hoger dan de arts heeft aangegeven en hoger dan de werknemer heeft gevraagd?" Ik zeg werkgevers altijd dat ze voorzichtig moeten zijn; één afwezigheid buiten de vermelde frequentie en ernst op de verklaring betekent niet dat er sprake is van misbruik. Als een werkgever een patroon van misbruik ziet (3-4 keer meer dan wat is gecertificeerd), kan hij de werknemer vragen om een bijgewerkte certificering die de noodzaak van meer intermitterende afwezigheden weerspiegelt. Op dat moment kan de werkgever opnieuw beoordelen of het verzoek een zware last vormt.

De juiste oplossingen vinden voor werkgevers en werknemers Intermitterend verlof kan moeilijk te beheren en bij te houden zijn, maar het is in het belang van zowel de werkgever als de werknemer om deze voorzieningen te bieden wanneer dat gepast, redelijk en haalbaar is. Een voorzieningenbeleid ondersteunt niet alleen het herstel en stimuleert de productiviteit, het is ook de juiste keuze gezien de regelgeving en richtlijnen. Wanneer een werkgever verlof als voorziening kan bieden, maar dat niet doet, kan hij voor de rechter worden gedaagd en mogelijk worden geconfronteerd met sancties, boetes en andere beperkingen.

Meer informatie: Schrijf u in voor ons webinar 'Mythbusters! Debunking common IDAM misconceptions' (Mythes ontkrachten! Veelvoorkomende misvattingen over IDAM ontkrachten), in samenwerking met DMEC – 28 maart, 12.00 uur ET.

Als u vragen heeft, kunnen wij u helpen. De specialisten op het gebied van arbeidsaanpassingen van Sedgwick zijn zeer bedreven in het opvragen van informatie bij zorgverleners van werknemers, het bevestigen dat er sprake is van een beperking en dat redelijke aanpassingen nodig zijn, het aangaan van een interactief proces met de werknemers van onze klanten en het voorleggen van opties voor intermitterend verlof ter beoordeling en goedkeuring. Wij kunnen duidelijke, specifieke, medisch onderbouwde aanpassingen aanbevelen en documenteren en ondersteuning bieden bij de beoordeling van het vermogen of onvermogen van een bedrijf om redelijke aanpassingen te doen zoals gedefinieerd door de ADA.