Accorder ou ne pas accorder? C’est la question : le congé intermittent comme accommodement ADA

Il n’est un secret pour personne que le congé intermittent, que ce soit en vertu de la Loi sur le congé familial et médical (FMLA) ou de la Loi américaine sur les personnes handicapées (ADA), est difficile à suivre et à gérer pour les employeurs, mais c’est aussi un domaine qui peut déclencher des poursuites. Quels sont les tenants et aboutissants du congé intermittent en tant qu’accommodement ADA et comment pouvons-nous le faire fonctionner autant pour les employeurs que pour les employés? Jetons un coup d’œil aux raisons pour lesquelles les employés demandent un congé intermittent, les conditions typiques où un congé intermittent est pris en compte, le moment approprié, l’analyse des difficultés excessives, et ce qu’il faut faire si l’on soupçonne un abus.

Notions de base sur les congés intermittents Commençons d’abord par définir le congé intermittent; Le congé intermittent est un congé non planifié pris sur plusieurs blocs de temps pour une seule raison admissible. Quand on pense au congé intermittent, pourquoi les employés demandent-ils ce type d’accommodement? Souvent, les employés demandent un congé intermittent afin de continuer à travailler malgré leur maladie, ce qui aide généralement au processus de guérison. Si la plupart des employés en avaient le choix, ils ne choisiraient pas d’être malades et n’auraient pas besoin d’un congé intermittent, mais cela leur offre une façon de continuer à travailler et de recevoir un chèque de paie. Le Réseau d’accommodements d’emploi (JAN) énumère trois raisons pour lesquelles les employés demandent un congé comme aménagement raisonnable, en particulier les congés intermittents :

• Assister à des rendez-vous médicaux liés à une déficience médicale épisodique ou chronique (par exemple, diabète, trouble bipolaire, asthme, etc.)
• Pour obtenir un traitement médical (par exemple, chimiothérapie, physiothérapie, chirurgie, counseling en santé mentale, traitement hospitalier de la toxicomanie, dialyse, etc.)
• Pour se remettre d’une maladie ou d’une chirurgie, ou de l’aggravation des symptômes associés à une déficience médicale épisodique ou chronique (par exemple, une poussée de symptômes associés à la sclérose en plaques, à un trouble intestinal, à l’épilepsie, à un trouble dorsal, à un trouble dépressif majeur, etc.)

Ce n’est bien sûr pas une liste exhaustive; cependant, il fournit un cadre de référence pour les types de conditions nécessitant une intervention externe pendant de longues périodes. En examinant les raisons ainsi que les conditions, le congé intermittent a du sens.   

Quand un congé intermittent est-il approprié? JAN offre aussi quelques conseils à ce sujet. Intermittent est approprié :

• Lorsqu’il n’y a pas d’autre accommodement efficace; ou
• Lorsqu’un employé n’est pas admissible à prendre un congé en vertu de la FMLA, mais possède un handicap admissible selon l’ADA; ou
• Lorsqu’un employé est admissible à la FMLA, mais nécessite un congé supplémentaire au-delà de l’allocation de 12 semaines prévue par cette loi; ou lorsqu’un employé a épuisé les congés payés et les congés de maladie et nécessite des congés supplémentaires intermittents en raison d’une incapacité médicale admissible

Les directives de l’EEOC précisent qu’en vertu de l’ADA, une personne qualifiée ayant un handicap peut travailler à temps partiel dans son poste actuel, ou parfois prendre un congé comme aménagement raisonnable si cela n’impose pas une contrainte excessive à l’employeur. Si (ou quand) des heures réduites créent une contrainte excessive dans le poste actuel, l’employeur doit vérifier s’il existe un poste vacant équivalent pour lequel l’employé est qualifié et auquel il peut être réaffecté sans difficultés excessives tout en travaillant à un horaire réduit. Si un poste équivalent n’est pas disponible, l’employeur doit chercher un poste vacant à un niveau inférieur pour lequel l’employé est qualifié. Un logement continu n’est pas requis si un poste vacant à un niveau inférieur n’est pas non plus disponible.

Sous la pression des échéances et des normes de productivité, les superviseurs de première ligne peuvent ressentir le poids des congés intermittents comme une perturbation du milieu de travail, ce qui les rend très désavantagés. Former les superviseurs et gestionnaires de première ligne à comprendre que le congé intermittent fait partie du métier d’entreprise aidera beaucoup et, espérons-le, tiendra les entreprises à l’écart des tribunaux.

Difficultés excessives et abus présumés Mais que se passe-t-il lorsque permettre un congé intermittent rend vraiment difficile, voire impossible, la poursuite de vos opérations commerciales? Vous pourriez être en mesure d’invoquer un dossier de difficulté excessive, bien que l’EEOC présente une liste détaillée d’exigences à considérer – incluant la durée et/ou la durée du congé requis, la fréquence, la flexibilité, la prévisibilité, l’impact sur les collègues et l’impact sur les opérations. Si un employeur n’est pas en mesure de satisfaire aux exigences de l’EEOC, il se peut qu’il ne puisse pas invoquer une contrainte excessive.

Le congé intermittent peut vraiment aider les employés de plusieurs façons, mais parfois les gestionnaires remarquent que l’aide généreuse qu’ils ont acceptée de lui offrir finit par devenir de l’abus. Les employeurs demandent : « Que pouvons-nous faire si nous soupçonnons un abus de congé intermittent; la fréquence et la gravité sont plus élevées que ce que le médecin a indiqué et plus que ce que l’employé a demandé? » Je dis toujours aux employeurs d’avancer prudemment; Une absence en dehors de la fréquence et de la gravité indiquées sur la certification ne signifie pas qu’il y a des abus. Si un employeur constate un schéma d’abus (3 à 4 fois au-delà de ce qui a été certifié), il peut alors demander à l’employé une certification mise à jour reflétant le besoin de plus d’absences intermittentes. À ce moment-là, l’employeur peut réévaluer si la demande constitue une difficulté.

Trouver les bonnes solutions pour les employeurs et les employés Les congés intermittents peuvent être difficiles à gérer et à suivre, mais il est dans l’intérêt de l’employeur et de l’employé d’offrir ces accommodements lorsque c’est approprié, raisonnable et pratique. Non seulement une politique d’accommodement soutient la reprise et encourage la productivité, mais c’est aussi le bon choix lorsqu’on considère les règlements et les lignes directrices. Lorsqu’un employeur peut accorder un congé comme aménagement, mais ne le fait pas, il peut se retrouver devant le tribunal, faisant face à des pénalités, amendes et autres restrictions.

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Si vous avez des questions, nous pouvons vous aider. Les spécialistes de l’aménagement d’emploi de Sedgwick maîtrisent bien la demande d’informations auprès des professionnels de santé des employés, la confirmation de l’existence d’une incapacité nécessitant des accommodements raisonnables, la participation au processus interactif avec les employés de nos clients, et la présentation d’options de congé intermittent pour examen et approbation. Nous pouvons recommander et documenter des accommodements clairs, spécifiques, soutenus médicalement ainsi que des évaluations de soutien concernant la capacité ou l’incapacité d’une entreprise à s’accommoder raisonnablement, tel que défini par l’ADA.