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Vereinigte Staaten 28. März 2018
Es ist kein Geheimnis, dass es für Arbeitgeber schwierig ist, zeitweise Freistellungen – sei es im Rahmen des Family and Medical Leave Act (FMLA) oder des Americans with Disabilities Act (ADA) – nachzuverfolgen und zu verwalten; zudem handelt es sich hierbei um einen Bereich, der zu Rechtsstreitigkeiten führen kann. Was sind die Einzelheiten des zeitweiligen Urlaubs als angemessene Vorkehrung im Rahmen des ADA und wie kann man ihn so gestalten, dass er sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer funktioniert? Werfen wir einen Blick auf die Gründe, aus denen Arbeitnehmer zeitweiligen Urlaub beantragen, typische Situationen, in denen zeitweiliger Urlaub in Betracht kommt, wann er angemessen ist, die Prüfung der unverhältnismäßigen Belastung sowie darauf, was zu tun ist, wenn Sie einen Missbrauch vermuten.
Grundlagen zum zeitweiligen Urlaub Beginnen wir zunächst mit der Definition des intermittierenden Urlaubs: Intermittierender Urlaub ist ein nicht im Voraus geplanter Urlaub, der aufgrund eines einzigen berechtigten Grundes in mehreren Zeitabschnitten genommen wird. Wenn man über intermittierenden Urlaub nachdenkt, stellt sich die Frage: Warum beantragen Mitarbeiter diese Art der Sonderregelung? Oftmals beantragen Mitarbeiter intermittierenden Urlaub, um trotz ihrer Erkrankung weiterarbeiten zu können, was in der Regel den Heilungsprozess unterstützt. Wenn es nach den meisten Mitarbeitern ginge, würden sie sich nicht dafür entscheiden, krank zu sein und zeitweiligen Urlaub zu benötigen, aber er bietet ihnen die Möglichkeit, weiterzuarbeiten und ihr Gehalt zu beziehen. DasJob Accommodation Network (JAN) nennt drei Gründe, aus denen Mitarbeiter Urlaub als angemessene Vorkehrung beantragen, insbesondere zeitweiligen Urlaub:
- Zur Wahrnehmung von Arztterminen im Zusammenhang mit einer episodisch auftretenden oder chronischen Erkrankung (z. B. Diabetes, bipolare Störung, Asthma usw.)
- Um medizinische Behandlungen in Anspruch zu nehmen (z. B. Chemotherapie, Physiotherapie, Operationen, psychologische Beratung, stationäre Suchtbehandlung, Dialyse usw.)
- Zur Genesung nach einer Erkrankung oder Operation oder nach einer Verschlimmerung von Symptomen im Zusammenhang mit einer episodisch auftretenden oder chronischen Erkrankung (z. B. Symptomschub bei Multipler Sklerose, Darmerkrankung, Epilepsie, Rückenbeschwerden, schwerer depressiver Störung usw.)
Dies ist natürlich keine vollständige Liste; sie bietet jedoch einen Anhaltspunkt für die Arten von Erkrankungen, die über einen längeren Zeitraum hinweg eine Unterstützung von außen erfordern. Betrachtet man die Gründe zusammen mit den Erkrankungen, so erscheint eine zeitweise Freistellung sinnvoll.
Wann ist eine zeitweise Freistellung angebracht? Auch JAN bietet hierzu einige Leitlinien an. Ein zeitweiliger Urlaub ist angebracht:
- wenn es keine andere wirksame Alternative gibt; oder
- Wenn ein Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Urlaub nach dem FMLA hat, jedoch eine nach dem ADA anerkannte Behinderung aufweist; oder
- Wenn ein Arbeitnehmer Anspruch auf FMLA-Urlaub hat, jedoch über die im Rahmen dieses Gesetzes vorgesehene 12-wöchige Urlaubsdauer hinaus zusätzliche Freistellung benötigt; oder wenn ein Arbeitnehmer seinen bezahlten Urlaubs- und Krankengeldanspruch ausgeschöpft hat und aufgrund einer anerkannten gesundheitlichen Beeinträchtigung zusätzliche zeitweise Freistellungen benötigt
In den EEOC-Richtlinienwird darauf hingewiesen, dass gemäß dem ADA eine qualifizierte Person mit einer Behinderung in ihrer derzeitigen Position in Teilzeit arbeiten oder gelegentlich Freistellungen als angemessene Vorkehrung in Anspruch nehmen darf, sofern dies keine unzumutbare Belastung für den Arbeitgeber darstellt. Falls (oder sobald) eine Arbeitszeitverkürzung in der derzeitigen Position eine unzumutbare Härte darstellt, muss der Arbeitgeber prüfen, ob eine freie, gleichwertige Stelle vorhanden ist, für die der Arbeitnehmer qualifiziert ist und auf die er ohne unzumutbare Härte versetzt werden kann, während er eine verkürzte Arbeitszeit in Anspruch nimmt. Ist keine gleichwertige Stelle verfügbar, muss der Arbeitgeber nach einer freien Stelle auf einer niedrigeren Ebene suchen, für die der Arbeitnehmer qualifiziert ist. Eine fortgesetzte angemessene Vorkehrung ist nicht erforderlich, wenn auch keine freie Stelle auf einer niedrigeren Ebene verfügbar ist.
Angesichts des Drucks durch Termine und Produktivitätsvorgaben empfinden Vorgesetzte an vorderster Front zeitweise Abwesenheiten möglicherweise als Störung des Arbeitsablaufs, wodurch sie erheblich beeinträchtigt werden. Die Schulung von Vorgesetzten und Führungskräften an vorderster Front, damit sie verstehen, dass zeitweise Abwesenheiten zum Geschäftsalltag gehören, wird viel bewirken und hoffentlich dazu beitragen, dass Unternehmen nicht vor Gericht landen.
Unzumutbare Härte und Verdacht auf Missbrauch Was geschieht jedoch, wenn die Gewährung von zeitweiliger Freistellung den Fortbestand Ihres Unternehmensbetriebs tatsächlich erschwert oder unmöglich macht? Möglicherweise können Sie eine unzumutbare Härte geltend machen, obwohl dieEEOC eine detaillierte Liste vonzu berücksichtigendenAnforderungen aufstellt– darunter Umfang und/oder Dauer der erforderlichen Freistellung, Häufigkeit, Flexibilität, Vorhersehbarkeit, Auswirkungen auf Kollegen und Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb. Wenn ein Arbeitgeber die Anforderungen der EEOC nicht erfüllen kann, kann er möglicherweise keine unzumutbare Härte geltend machen.
Zeitweise Freistellung kann Mitarbeitern in vielerlei Hinsicht wirklich helfen, doch manchmal stellen Führungskräfte fest, dass die großzügige Unterstützung, die sie bereitwillig gewährt haben, irgendwie zu Missbrauch wird. Arbeitgeber fragen: „Was können wir tun, wenn wir den Verdacht auf Missbrauch der zeitweisen Freistellung haben; die Häufigkeit und der Schweregrad liegen über den vom Arzt angegebenen Werten und über dem, was der Mitarbeiter beantragt hat?“ Ich rate Arbeitgebern stets, vorsichtig vorzugehen; eine einzige Abwesenheit, die über die in der Bescheinigung angegebene Häufigkeit und den Schweregrad hinausgeht, bedeutet noch nicht, dass ein Missbrauch vorliegt. Wenn ein Arbeitgeber ein Muster des Missbrauchs feststellt (3–4 Mal mehr als bescheinigt), kann er den Mitarbeiter um eine aktualisierte Bescheinigung bitten, aus der der Bedarf an weiteren zeitweiligen Abwesenheiten hervorgeht. Zu diesem Zeitpunkt kann der Arbeitgeber neu bewerten, ob der Antrag eine Härtefalllage darstellt.
Die richtigen Lösungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer finden Zeitweise Freistellungen mögen zwar schwer zu verwalten und nachzuverfolgen sein, doch liegt es im besten Interesse sowohl des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers, solche Sonderregelungen zu gewähren, sofern dies angemessen, zumutbar und praktikabel ist. Eine Richtlinie für Sonderregelungen unterstützt nicht nur die Genesung und fördert die Produktivität, sondern ist auch unter Berücksichtigung von Vorschriften und Richtlinien die richtige Entscheidung. Wenn ein Arbeitgeber in der Lage ist, eine Freistellung als Sonderregelung zu gewähren, dies aber nicht tut, kann er vor Gericht landen und mit möglichen Strafen, Bußgeldern und anderen Einschränkungen rechnen.
Wenn Sie Fragen haben, helfen wir Ihnen gerne weiter. Die Spezialisten für betriebliche Anpassungen bei Sedgwick sind bestens vertraut damit, Informationen von den Gesundheitsdienstleistern der Mitarbeiter einzuholen, das Vorliegen einer Beeinträchtigung und die Notwendigkeit angemessener Anpassungen zu bestätigen, den interaktiven Prozess mit den Mitarbeitern unserer Kunden zu führen und Optionen für zeitweise Freistellungen zur Prüfung und Genehmigung vorzulegen. Wir können klare, konkrete und medizinisch fundierte Anpassungsmaßnahmen empfehlen und dokumentieren und unterstützen die Bewertung der Fähigkeit bzw. Unfähigkeit eines Unternehmens, angemessene Anpassungen gemäß der Definition des ADA vorzunehmen.
