Å innvilge eller ikke innvilge? Det er spørsmålet. Midlertidig permisjon som en ADA-tilrettelegging.

Det er ingen hemmelighet at periodisk permisjon, enten det er under Family and Medical Leave Act (FMLA) eller Americans with Disabilities Act (ADA), er vanskelig for arbeidsgivere å spore og administrere, men det er også et område som kan utløse søksmål. Hva er inn- og utsidene av periodisk permisjon som en ADA-tilrettelegging, og hvordan kan vi få det til å fungere for både arbeidsgivere og ansatte? La oss ta en titt på grunnene til at ansatte ber om periodisk permisjon, typiske forhold der periodisk permisjon er en vurdering, når det er passende, analyse av urimelig motgang, og hva du skal gjøre hvis du mistenker misbruk.

Grunnleggende om periodisk permisjon La oss først begynne med å definere periodisk permisjon; periodisk permisjon er uplanlagt permisjon som tas over flere tidsrom på grunn av én kvalifiserende grunn. Når du tenker på periodisk permisjon, hvorfor ber ansatte om denne typen tilrettelegging? Ofte ber ansatte om periodisk permisjon for å kunne fortsette å jobbe gjennom sykdommen, noe som vanligvis hjelper med helbredelsesprosessen. Hvis de fleste ansatte fikk det som de ville, ville de ikke valgt å være syke og trenge periodisk permisjon, men det gir dem en måte å fortsette å jobbe og motta lønnsslipp. Job Accommodation Network (JAN) lister opp tre grunner til at ansatte ber om permisjon som rimelig tilrettelegging, spesielt periodisk permisjon:

• For å delta på legeavtaler knyttet til en episodisk eller kronisk medisinsk svekkelse (f.eks. diabetes, bipolar lidelse, astma osv.)
• For å få medisinsk behandling (f.eks. cellegift, fysioterapi, kirurgi, psykisk helsevern, behandling for rusmisbruk, dialyse osv.)
• For å komme seg etter en sykdom eller operasjon, eller forverring av symptomer forbundet med en episodisk eller kronisk medisinsk svekkelse (f.eks. oppblussing av symptomer forbundet med multippel sklerose, tarmlidelse, epilepsi, rygglidelse, alvorlig depressiv lidelse, osv.)

Dette er selvfølgelig ikke en uttømmende liste, men den gir en referanseramme for typer tilstander som krever ekstern inngripen over lengre tid. Når man ser på årsakene sammen med tilstandene, er det fornuftig med periodisk permisjon.   

Når er det passende med periodisk permisjon? JAN gir også veiledning om dette. Periodisk permisjon er passende:

• Når det ikke finnes annen effektiv tilrettelegging; eller
• Når en ansatt ikke er kvalifisert til å ta permisjon under FMLA, men har en kvalifiserende funksjonshemming under ADA; eller
• Når en ansatt er FMLA-berettiget, men trenger ekstra fritid utover 12-ukers godtgjørelsen i henhold til denne loven; eller når en ansatt har brukt opp betalt ferie og sykefravær og trenger ekstra periodisk fritid på grunn av en kvalifiserende medisinsk funksjonshemming

EEOC-retningslinjene bemerker at i henhold til ADA kan en kvalifisert person med funksjonsnedsettelse jobbe deltid i sin nåværende stilling, eller av og til ta fri som en rimelig tilrettelegging dersom det ikke ville påføre arbeidsgiveren en urimelig belastning. Hvis (eller når) reduserte arbeidstimer skaper en urimelig belastning i nåværende stilling, må arbeidsgiveren se om det finnes en ledig, tilsvarende stilling som den ansatte er kvalifisert for, og som den ansatte kan omplasseres til uten urimelig belastning mens vedkommende jobber en redusert arbeidstid. Hvis en tilsvarende stilling ikke er tilgjengelig, må arbeidsgiveren se etter en ledig stilling på et lavere nivå som den ansatte er kvalifisert for. Fortsatt tilrettelegging er ikke nødvendig dersom en ledig stilling på et lavere nivå også er utilgjengelig.

Med press fra tidsfrister og produktivitetsstandarder kan ledere i frontlinjen føle vekten av periodisk permisjon som en forstyrrelse på arbeidsplassen, noe som kan føre til at de fungerer i en stor ulempe. Å lære opp ledere og ledere i frontlinjen til å forstå at periodisk permisjon er en del av det å drive forretning vil hjelpe mye og forhåpentligvis holde bedrifter unna rettssaker.

Uforholdsmessig belastning og mistanke om misbruk Men hva skjer når det å tillate periodisk permisjon virkelig gjør det vanskelig eller umulig å fortsette virksomheten? Du kan kanskje hevde en sak om urimelig belastning, selv om EEOC skisserer en detaljert liste over krav å vurdere – inkludert mengde og/eller lengde på permisjonen som kreves, hyppighet, fleksibilitet, forutsigbarhet, innvirkning på kolleger og innvirkning på driften. Hvis en arbeidsgiver ikke er i stand til å oppfylle EEOCs krav, kan de kanskje ikke hevde urimelig belastning.

Periodisk permisjon kan virkelig hjelpe ansatte på en rekke måter, men noen ganger legger ledere merke til at den generøse hjelpen de har vært villige til å gi på en eller annen måte blir til misbruk. Arbeidsgivere spør: «Hva kan vi gjøre hvis vi mistenker misbruk av periodisk permisjon; hyppigheten og alvorlighetsgraden er høyere enn legen spesifiserte og høyere enn den ansatte ba om?» Jeg ber alltid arbeidsgivere om å trå varsomt; ett fravær utenfor den oppførte hyppigheten og alvorlighetsgraden på sertifiseringen betyr ikke at misbruk finner sted. Hvis en arbeidsgiver ser et mønster av misbruk (3–4 ganger utover det som er sertifisert), kan de deretter be den ansatte om en oppdatert sertifisering som gjenspeiler behovet for mer periodisk fravær. På det tidspunktet kan arbeidsgiveren revurdere om forespørselen utgjør en ulempe.

Å finne de riktige løsningene for arbeidsgivere og ansatte. Periodisk permisjon kan være vanskelig å håndtere og spore, men det er i arbeidsgiverens og arbeidstakerens beste interesse å tilby disse tilretteleggingene når det er passende, rimelig og praktisk mulig. Ikke bare støtter en tilretteleggingspolicy restitusjon og oppmuntrer til produktivitet, det er også det riktige valget når man vurderer forskrifter og retningslinjer. Når en arbeidsgiver kan tilby permisjon som en tilrettelegging, men ikke gjør det, kan de havne i retten, med mulige straffer, bøter og andre restriksjoner.

Lær mer: Registrer deg for å delta på webinaret vårt, «Mytebrytere! Avslør vanlige misoppfatninger om IDAM», i samarbeid med DMEC – 28. mars, kl. 12.00 ET

Hvis du har spørsmål, kan vi hjelpe deg. Sedgwicks spesialister på jobbtilpasning er godt kjent med å be om informasjon fra helsepersonell hos ansatte, bekrefte at det foreligger funksjonsnedsettelser som krever rimelig tilrettelegging, delta i den interaktive prosessen med våre kunders ansatte og presentere alternativer for periodisk permisjon for gjennomgang og godkjenning. Vi kan anbefale og dokumentere klare, spesifikke, medisinsk støttede tilrettelegginger og støtte evalueringen av en bedrifts evne eller manglende evne til rimelig tilrettelegging som definert av ADA.