Die Fehlzeiten nehmen zu: Was können Arbeitgeber dagegen tun?

Wenn ein Mitarbeiter Urlaub oder eine geplante Freistellung in Anspruch nimmt, kann dies vorübergehend den Betriebsablauf und die Produktivität beeinträchtigen – doch sein Arbeitgeber kann dies einplanen. Abwesenheiten werden erst dann zum Problem, wenn ein Mitarbeiter regelmäßig unerwartet freinehmt; dies wird als Fehlzeiten bezeichnet. 

Fehlzeiten stellen nicht nur einen Verstoß gegen die Anwesenheitsrichtlinien dar, sondern sind auch ein erhebliches Problem für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen. Wenn jemand nicht zur Arbeit erscheint, müssen Führungskräfte möglicherweise in aller Eile eine Ersatzkraft für die Schicht finden, oder andere Mitarbeiter müssen die Arbeit des Fehlenden übernehmen. Auf lange Sicht führt Fehlzeit zu einem unzufriedenen oder sogar feindseligen Arbeitsklima, in dem geringere Produktivität, sinkende Arbeitsmoral und höhere Kosten an der Tagesordnung sind. 

Einfach ausgedrückt: Fehlzeiten betreffen jeden am Arbeitsplatz, und die Daten zeigen, dass sich die Lage nicht verbessert. Was sind also die Ursachen für diesen Trend, und was können Arbeitgeber tun, um ihm zuvorzukommen?

Der aktuelle Stand der Fehlzeiten

Personalfachleute betrachten eine akzeptable Fehlzeitenquote, also den prozentualen Anteil der Zeit, in der ein Mitarbeiter der Arbeit fernbleibt, als etwa 1,5 % an. Im Jahr 2024 lag die nationale Fehlzeitenquote bei 3,2 %undlag damitum 0,10 % über dem Wert von 2023. Dieser Anstieg der Fehlzeiten stellt für Arbeitgeber aller Branchen eine wachsende Herausforderung dar.

Wenn Mitarbeiter häufig fehlen, hat dies erhebliche finanzielle Auswirkungen auf die Arbeitgeber. Nach Angaben der CDC kostet der Arbeitsausfall US-Arbeitgeber jährlich 225,8 Milliarden US-Dollar, wobei Daten von Sedgwick zeigen, dass allein der Produktivitätsverlust pro Mitarbeiter jährlich bis zu 11.000 US-Dollar betragen kann. Über die Produktivitätsverluste hinaus führt Fehlzeit auch zu Betriebsausfällen und zwingt Arbeitgeber dazu, mehr für die Personalbeschaffung, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Überstundenzuschläge auszugeben.

Auch die Fehlzeiten folgen heute einem bestimmten Muster. Laut Daten von Sedgwick treten sporadische Fehlzeiten am häufigsten montags auf, wobei die Zahl im Laufe der Woche abnimmt. Spitzenwerte bei den Fehlzeiten sind zudem häufig im Zusammenhang mit Großveranstaltungen und Feiertagen zu beobachten. Tatsächlich sind etwa jeder fünfte befragte Amerikaner angaben, am Montag nach dem Super Bowl 2025 nicht zur Arbeit zu gehen. An diesem Tag zeigen die Daten von Sedgwick, dass 9,5 % der Beschäftigten mit einem offenen Fall von zeitweiliger Abwesenheit nicht zur Arbeit erschienen sind.    

Was sind heute die Ursachen für Fehlzeiten?

Es gibt viele Gründe, warum Mitarbeiter unerwartet der Arbeit fernbleiben. Krankheit und Verletzungen sind nach wie vor die Hauptursache für Fehlzeiten, insbesondere in Branchen mit körperlich anstrengenden Tätigkeiten. Doch auch im Büro zwingen saisonale Erkrankungen und chronische Beschwerden die Mitarbeiter dazu, ohne vorherige Ankündigung von der Arbeit fernzubleiben. 

Auch der Mangel an flexiblen Arbeitsmodellen und Unterstützungssystemen trägt zur Fehlzeitenquote bei. Wenn ein Mitarbeiter Schwierigkeiten hat, eine Kinderbetreuung zu finden, einen Angehörigen pflegen muss oder Probleme mit der Anfahrt hat, muss er an diesem Tag möglicherweise der Arbeit fernbleiben, wenn ihm keine flexible Arbeitsmöglichkeit zur Verfügung steht. Im Jahr 2024 waren mehr als 3,6 Millionen Fehlzeiten in den USA auf familiäre oder persönliche Verpflichtungen zurückgeführt. Sedgwicks Geschäftsbericht für 2025 zeigt, dass 33,9 % der Abwesenheiten familiäre Gründe haben und 12,8 % persönlicher Natur sind, wobei bis zum Jahresende 875.000 neue Abwesenheiten aus familiären oder persönlichen Gründen prognostiziert werden. Dies deutet darauf hin, dass vielen Mitarbeitern heute nicht die Unterstützung oder Flexibilität gewährt wird, die sie benötigen, um ihr Leben außerhalb der Arbeit zu bewältigen – und das beeinträchtigt ihre Fähigkeit, zur Arbeit zu erscheinen.

Eine schlechte psychische Gesundheit ist ein weiterer wesentlicher Faktor für Fehlzeiten. Stress, Ängste und Depressionen können die Fähigkeit eines Mitarbeiters, kontinuierlich zu arbeiten, erheblich beeinträchtigen. Daten zeigen, dass Mitarbeiter mit schlechter psychischer Gesundheit fast viermal so viele ungeplante Fehlzeiten innerhalb eines Jahres als andere. Und laut einer Studie von Sedgwick reichen 30 % bis 55 % der Mitarbeiter mit einer psychischen Beeinträchtigung innerhalb eines Zeitraums von 36 Monaten mehr als einen Antrag ein. Sedgwick stellte außerdem fest, dass Anträge aufgrund psychischer Probleme 24 % länger dauern als der durchschnittliche Antrag. Zusammengenommen zeigen uns diese Trends, dass viele Mitarbeiter während ihrer Abwesenheit nicht die Hilfe erhalten, die sie benötigen – was zu längeren Genesungszeiten, höheren Rückfallquoten und längeren Arbeitsausfällen führt.  

Wie Arbeitgeber Fehlzeiten bewältigen können

Zwar können Arbeitgeber nicht beeinflussen, was im Privatleben ihrer Mitarbeiter vor sich geht, doch können sie Strategien umsetzen, um sie zu unterstützen und ihnen dabei zu helfen, die Probleme, mit denen sie möglicherweise konfrontiert sind, besser zu bewältigen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Arbeitgeber dazu beitragen können, Fehlzeiten in Grenzen zu halten:

• Führen Sie regelmäßige Gespräche mit Ihren Mitarbeitern:Oft gibt es bereits Warnsignale für Fehlzeiten, bevor sich ein Muster abzeichnet. Regelmäßige, informelle Gespräche mit den Mitarbeitern können Arbeitgebern dabei helfen, Vertrauen aufzubauen, Anzeichen von Burnout oder Stress zu erkennen und Unterstützung anzubieten, bevor es zu einer Fehlzeit kommt.
• Führungskräfte an vorderster Front mit Schulungen und Ressourcen ausstatten:Führungskräfte sind oft die Ersten, die Anomalien im Anwesenheitsverhalten ihrer Mitarbeiter bemerken. Wenn man ihnen die richtigen Werkzeuge und Anleitungen an die Hand gibt, können sie Anzeichen von Fehlzeiten erkennen und wissen, wie sie auf ungeplante Abwesenheiten reagieren müssen, ohne dabei die Arbeitsmoral des Teams zu beeinträchtigen.  
• Fördern Sie eine Kultur des Vertrauens und der Flexibilität:Mitarbeiter mit einem ausgefüllten Privatleben können von flexiblen Arbeitsmodellen wie Homeoffice oder alternativen Schichtmodellen profitieren. Darüber hinaus kann das Angebot von Hilfsangeboten zur psychischen Gesundheit wie Beratung, Selbsthilfegruppen oder Kollegennetzwerken ein unterstützenderes Umfeld schaffen und dazu beitragen, Fehlzeiten zu reduzieren.  
• Zusammenarbeit mit einem externen Verwaltungsdienstleister (TPA):Ohne die richtigen Instrumente, Unterstützung und Fachkenntnisse kann es schwierig sein, Fehlzeiten zu bewältigen. Die Suche nach einem vertrauenswürdigen TPA, der dabei hilft, Abwesenheiten zu erfassen, Fehlzeitmuster zu erkennen und Vorkehrungen für Betriebsstörungen zu treffen, kann Arbeitgebern dabei helfen, Fehlzeiten vorzubeugen.

Die Komplexität von Abwesenheiten vereinfachen

Fehlzeiten sind nicht nur eine Belastung für Arbeitgeber – sie können auch ein Anzeichen dafür sein, dass etwas Größeres vor sich geht. Da Fehlzeiten mit so vielen Faktoren zusammenhängen, kann es schwierig sein, ihre Ursache zu ermitteln und zu wissen, wie man darauf reagieren soll. Aus diesem Grund arbeiten Arbeitgeber mit unserem Team bei Sedgwick zusammen, um die Abwicklung der Fehlzeiten ihrer Mitarbeiter zu vereinfachen. 

Wir arbeiten mit Arbeitgebern zusammen, um umfassende Programme für das Urlaubs- und Arbeitsunfähigkeitsmanagement zu entwickeln, die ihnen helfen, gesetzliche Vorschriften einzuhalten, die Auswirkungen von Fehlzeiten zu minimieren und die Produktivität ihrer Belegschaft aufrechtzuerhalten. Mit Programmen für psychische Gesundheit und Wohlbefinden, der Planung der Rückkehr an den Arbeitsplatz sowie der Unterstützung bei der Umsetzung von Anpassungsmaßnahmen stellen wir sicher, dass Mitarbeiter die Hilfe erhalten, die sie benötigen, um wieder in den Beruf zurückzukehren oder dort weiterhin erfolgreich zu sein. 

Unsere Technologie spielt eine entscheidende Rolle dabei, dies zu ermöglichen. Mithilfe von KI-gestützten Toolskönnen unsereGutachter schnell Möglichkeiten für frühzeitige Interventionen erkennen,beispielsweise indem sie Mitarbeitern angepasste Arbeitsmöglichkeiten anbieten oder sie an medizinische Einrichtungen vermitteln. Vor allem aber helfen diese Tools unseren Gutachtern dabei, sich als starke Fürsprecher zu engagieren und Mitarbeiter mit Einfühlungsvermögen und Fürsorge durch einen komplexen Genesungsprozess zu begleiten. Unsere Technologie optimiert die Arbeitsabläufe, sodass Gutachter weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbringen und mehr Zeit für die Unterstützung der Betroffenen aufwenden können. Dies verbessert nicht nur die Ergebnisse bei der Rückkehr an den Arbeitsplatz für die Mitarbeiter, sondern führt auch zu besseren Programmergebnissen für unsere Kunden. 

Abschließende Gedanken

Die Fehlzeiten nehmen zwar möglicherweise zu, doch das muss keine ständige Herausforderung sein. Mit den richtigen Strategien, Ressourcen und einem vertrauenswürdigen Partner können Arbeitgeber mehr tun, als nur auf Fehlzeiten zu reagieren – sie können diese sogar reduzieren. Indem sie eine Kultur fördern, die das Wohlbefinden und Flexibilität unterstützt, können Arbeitgeber ihre Belegschaft dazu befähigen, weiterhin zur Arbeit zu erscheinen, engagiert zu bleiben und das zu tun, was sie am besten können. 

Um zu erfahren, wie Sedgwick Ihr Unternehmen bei der Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten unterstützen kann, klicken Sie hier.