Amukan api: strategi kesiapsiagaan

Ketika manajer risiko perusahaan mengembangkan rencana tanggap bencana organisasi, bencana alam seperti tornado, badai, dan gempa bumi biasanya menjadi prioritas utama. Namun, kemungkinan terjadinya kebakaran yang menghancurkan tidak boleh diabaikan, karena kerugian akibat kebakaran melibatkan hampir semua elemen yang sama dengan bencana alam. Selain menyebabkan kerusakan signifikan pada (dan, potensial, kerugian total) properti dan isinya, kebakaran dapat menghentikan operasional fasilitas manufaktur, gudang, dan toko, serta mengancam keselamatan manusia dan reputasi merek. Dengan perencanaan yang tepat dan kemitraan yang kuat, organisasi dapat mempersiapkan diri sebaik mungkin untuk menghadapi peristiwa kebakaran, memitigasi kerugian, dan kembali beroperasi dengan cepat dan aman.

Memahami kebijakan dan risiko Anda

Asuransi, tentu saja, sangat penting dalam melindungi properti dan aset suatu organisasi. Mengetahui nilai ganti rugi kerugian akibat kebakaran dapat membantu perusahaan menentukan apakah akan membangun kembali atau memperbaiki fasilitas yang rusak, atau apakah opsi lain lebih sesuai dengan arah strategis organisasi saat ini.

Tergantung pada jenis fasilitas dan apa saja yang ada di lokasi (kendaraan, barang dagangan, dll.), kerugian akibat kebakaran dapat memicu klaim pada beberapa polis asuransi, termasuk asuransi kendaraan, asuransi tanggung jawab umum, asuransi properti, asuransi gangguan bisnis, dan lainnya. Jenis properti tertentu dapat memengaruhi cara klaim diproses dan bagaimana barang yang rusak dievaluasi untuk pemulihan atau penghancuran. Berbagai faktor dapat memengaruhi cakupan asuransi, seperti kondisi struktur fisik, apakah bisnis tersebut memiliki dan menempati fasilitas tersebut atau menjadi penyewa dari pemilik properti, kepemilikan barang-barang yang terdapat di dalamnya, serta kemungkinansubrogasijika pihak ketiga turut berkontribusi pada kerugian kebakaran.

Manajer risiko bertanggung jawab untuk mengetahui eksposur bisnis di setiap properti dan barang-barang di lokasi yang dimiliki oleh organisasi. Mereka juga harus memiliki akses yang mudah ke data inventaris terkini, karena hal itu mungkin diperlukan untuk klaim barang-barang dalam kasus kebakaran yang merusak atau bencana lain. Manajer risiko sebaiknya secara rutin meninjau dan mengevaluasi rencana bencana/kerugian besar organisasi, rencana kelangsungan bisnis, dan polis asuransi. Melakukan simulasi klaim secara berkala bersama broker, perusahaan asuransi, penilai risiko, atau penyedia jasa penyesuaian dapat membantu melihat bagaimana polis akan merespons dalam berbagai skenario dan mengidentifikasi celah atau perlindungan yang tidak perlu; batas pertanggungan dapat disesuaikan sesuai kebutuhan.

Mengetahui properti Anda

Bersama dengan manajer fasilitas, manajer risiko harus memahami seluk-beluk semua properti yang mereka tanggung jawab untuk dilindungi. Kebakaran yang dahsyat dapat membuat properti atau struktur menjadi hampir tak dikenali, sehingga penting untuk memiliki dokumentasi pra-kerusakan mengenai tata letak dan fitur-fiturnya.

Praktik keselamatan kebakaran harus selalu dipatuhi dengan ketat untuk melindungi keselamatan semua orang yang mengakses properti tersebut.

• Apakah semuanya sesuai dengan peraturan?
• Apakah sistem listrik dalam kondisi baik dan terawat dengan baik?
• Apakah sistem sprinkler sudah diperbarui dan diperiksa secara berkala?
• Apakah pintu keluar darurat mudah diakses, ditandai dengan jelas, dan sesuai dengan penggunaan bangunan saat ini?
• Apakah karyawan mengikuti latihan kebakaran secara rutin dan telah dilatih mengenai tempat yang harus dituju selama evaluasi darurat?

Pertanyaan-pertanyaan ini mungkin terdengar sederhana, tetapi nyawa manusia dan kerugian finansial yang signifikan dapat terancam dalam kasuskebakaranjika semua pertanyaan tersebut tidak dijawab dengan tegas "ya."

Salah satu strategi kesiapsiagaan kebakaran yang kurang jelas adalah memahami sistem drainase di properti Anda. Upaya untuk mengatasi kebakaran berskala besar dapat menghasilkan ribuan, bahkan jutaan, galon air. Manajer risiko perlu mengetahui ke mana air (dan bahan pemadam kebakaran khusus lainnya) akan mengalir, dampak apa yang mungkin ditimbulkannya terhadap lingkungan sekitar, serta batasan-batasan yang tercantum dalam polis asuransi mereka terkait pembersihan lingkungan setelah kebakaran.

Membangun hubungan yang tepat

Ketika dihadapkan pada krisis, pemangku kepentingan organisasi mengandalkan hubungan yang telah terjalin untuk membantu mereka melewati masa sulit. Bagi manajer risiko, hubungan tersebut harus dimulai dari internal dan jauh sebelum bencana terjadi. Fungsi manajemen risiko sering beroperasi secara terpisah di banyak organisasi; namun, departemen lain harus memahami peran manajemen risiko. Selain itu, tim manajemen risiko harus menjalin kontak dengan departemen sumber daya manusia, fasilitas, hukum, hubungan media/pemerintah, dan departemen lain yang kemungkinan terlibat dalam bencana yang mempengaruhi karyawan dan lokasi kerja. Upaya untuk membangun jaringan pengetahuan internal dan melakukan pengecekan rutin dengan mereka akan membuahkan hasil yang signifikan selama dan setelah krisis.

Kemitraan eksternal juga sangat penting. Sebelum Anda membutuhkannya, sebaiknya Anda melakukan seleksi dan memilih vendor yang ingin Anda ajak bekerja sama dalam kasus kebakaran atau bencana lain. Anda bahkan dapat menunjuk mitra-mitra tersebut dalam polis asuransi Anda, sehingga mereka dapat dilibatkan dalam merumuskan strategi penanggulangan kerugian sejak awal proses. Selain itu, kebakaran besar dapat berdampak signifikan pada komunitas sekitar — terutama jika mengakibatkan kehilangan pekerjaan atau penurunan kontribusi ekonomi bagi wilayah tersebut. Memelihara hubungan baik dengan tetangga fasilitas, pejabat lokal, dan pemangku kepentingan komunitas lainnya akan menjadi aset berharga dalam menghadapi kebakaran yang menghancurkan.

Ide-ide dari blog ini disampaikan oleh Danny Miller dan Jennifer Reno, manajer risiko global untuk QVC, pada Selasa, 2 Mei, di RISKWORLD®, konferensi dan pameran RIMS 2023. Kami mengucapkan terima kasih kepada Reno atas kontribusinya dalam sesi pendidikan dan artikel ini.