Wanneer risicomanagers van bedrijven rampenplannen ontwikkelen, denken ze meestal in de eerste plaats aan catastrofes zoals tornado's, orkanen en aardbevingen. Maar de mogelijkheid van een verwoestende brand kan en mag niet over het hoofd worden gezien, aangezien een brandschade bijna dezelfde elementen met zich meebrengt als een natuurramp. Naast het veroorzaken van aanzienlijke schade aan (en mogelijk het totale verlies van) een pand en de inhoud ervan, kan brand productiefaciliteiten, magazijnen en winkels tot stilstand brengen en de veiligheid van mensen en de merkreputatie in gevaar brengen. Met de juiste planning en sterke partnerschappen kunnen organisaties zo goed mogelijk voorbereid zijn om een brand te doorstaan, verliezen te beperken en snel en veilig weer aan de slag te gaan.
Inzicht in uw beleid en blootstelling
Verzekeringsdekking is natuurlijk van cruciaal belang als het gaat om de bescherming van de eigendommen en activa van een organisatie. Weten wat de compensabele waarde van een brandschade is, kan een bedrijf helpen bepalen of het een beschadigde faciliteit moet herbouwen of repareren, of dat andere opties beter passen bij de huidige strategische richting van de organisatie.
Afhankelijk van de aard van de faciliteit en wat er nog meer aanwezig is (voertuigen, goederen, enz.), kan een brandschade meerdere polissen in werking stellen, waaronder die voor auto's, algemene aansprakelijkheid, eigendom, bedrijfsschade en andere. Bepaalde soorten eigendommen kunnen invloed hebben op hoe claims worden verwerkt en hoe beschadigde items worden beoordeeld voor herstel of vernietiging. Verschillende factoren kunnen van invloed zijn op de dekking, zoals de staat van de fysieke structuur, of het bedrijf eigenaar en bewoner van de faciliteit is of huurder van een verhuurder, eigendom van de goederen die zich erin bevinden en eventuele mogelijkheden voor subrogatie als een derde partij heeft bijgedragen aan het brandverlies.
Risicomanagers zijn verantwoordelijk voor het kennen van hun bedrijfsrisico's voor elk pand en welke inboedel eigendom is van de organisatie. Ze moeten ook toegang hebben tot actuele inventarisgegevens, omdat die nodig kunnen zijn voor inboedelclaims in geval van een brand of andere ramp. Risicomanagers moeten hun rampenplannen, bedrijfscontinuïteitsplannen en verzekeringspolissen regelmatig herzien en evalueren. Het kan nuttig zijn om periodiek schadesimulaties uit te voeren met een makelaar, vervoerder, verzekeraar of schade-expert om te zien hoe polissen zouden reageren in verschillende scenario's en om eventuele hiaten of onnodige dekking te identificeren; limieten kunnen dan dienovereenkomstig worden aangepast.
Uw eigendom kennen
Net als facility managers moeten risk managers de ins en outs kennen van alle eigendommen die ze moeten beschermen. Een verwoestende brand kan een gebouw of constructie bijna onherkenbaar achterlaten, dus het is belangrijk om vóór het verlies documentatie te hebben over de indeling en kenmerken ervan.
Brandveiligheidspraktijken moeten te allen tijde strikt worden nageleefd om het welzijn van iedereen die het terrein betreedt te beschermen.
- Wordt alles goed bijgehouden?
- Werken de elektrische systemen goed en worden ze goed onderhouden?
- Is het sprinklersysteem up-to-date en wordt het regelmatig geïnspecteerd?
- Zijn de nooduitgangen duidelijk toegankelijk, goed aangegeven en geschikt voor het huidige gebruik van het gebouw?
- Nemen werknemers regelmatig deel aan brandoefeningen en zijn ze getraind in waar ze naartoe moeten tijdens een evaluatie in noodgevallen?
Deze vragen lijken misschien elementair, maar er kunnen mensenlevens en aanzienlijke financiële verliezen op het spel staan in het geval van brand als ze niet allemaal met een nadrukkelijk "ja" worden beantwoord.
Een minder voor de hand liggende tactiek om voorbereid te zijn op brand is inzicht krijgen in de afwatering van uw eigendommen. De inspanningen om een grootschalige brand te bestrijden kunnen vele duizenden, zelfs miljoenen liters water opleveren. Risicobeheerders moeten weten waar dat water (en andere gespecialiseerde brandbestrijdingsmaterialen) naartoe gaat, welke impact het kan hebben op de omgeving en welke beperkingen er in hun verzekeringspolissen zijn opgenomen voor het opruimen van het milieu na een brand.
De juiste relaties smeden
Wanneer ze geconfronteerd worden met een crisis, wenden belanghebbenden van organisaties zich tot hun gevestigde relaties om hen te helpen de storm te doorstaan. Voor risicomanagers moeten die relaties intern beginnen, lang voordat de ramp toeslaat. De risicomanagementfunctie opereert in veel organisaties in een silo; andere afdelingen moeten echter de rol van risicomanagement begrijpen. Daarnaast moet het risicomanagementteam contacten leggen met personeelszaken, faciliteiten, juridische zaken, media/overheidsrelaties en andere afdelingen die waarschijnlijk betrokken raken bij een ramp die werknemers en werkplekken treft. De moeite die je doet om een intern kennisnetwerk op te bouwen en regelmatig contact met hen op te nemen, zal zich tijdens en na een crisis dubbel en dwars terugbetalen.
Externe partnerschappen zijn ook essentieel. Lang voordat je ze nodig hebt, is het een goed idee om de leveranciers met wie je wilt samenwerken in geval van brand of een andere ramp, door te lichten en te selecteren. Je kunt deze partners zelfs aanwijzen in je verzekeringspolissen, zodat ze eerder in het proces kunnen worden ingeschakeld om een strategie voor het verlies uit te stippelen. Bovendien kan een grote brand een aanzienlijke impact hebben op de omliggende gemeenschap - vooral als er banen verloren gaan of de economische bijdrage aan de regio afneemt. Het onderhouden van goede relaties met omwonenden, lokale ambtenaren en andere belangrijke belanghebbenden in de gemeenschap zal van onschatbare waarde zijn in het geval van een verwoestende brand.
Ideeën uit deze blog werden gepresenteerd door Danny Miller en Jennifer Reno, global risk manager voor QVC, op dinsdag 2 mei op RISKWORLD®, de RIMS-conferentie van 2023. 2023 RIMS conferentie en tentoonstelling. We bedanken Reno voor haar bijdragen aan de educatieve sessie en aan dit stuk.