De woede van het vuur: strategieën voor paraatheid

Wanneer risicomanagers van bedrijven rampenplannen voor hun organisatie opstellen, denken ze meestal in de eerste plaats aan rampen zoals tornado's, orkanen en aardbevingen. Maar de mogelijkheid van een verwoestende brand mag en moet niet over het hoofd worden gezien, aangezien een brandschade bijna dezelfde elementen met zich meebrengt als een natuurramp. Branden veroorzaken niet alleen aanzienlijke schade aan (en mogelijk zelfs het totale verlies van) een pand en de inhoud ervan, maar kunnen ook productiefaciliteiten, magazijnen en winkels volledig stilleggen en de veiligheid van mensen en de reputatie van het merk in gevaar brengen. Met een goede planning en sterke partnerschappen kunnen organisaties zich zo goed mogelijk voorbereiden op een brand, de schade beperken en snel en veilig weer aan de slag gaan.

Inzicht in uw beleid en risico's

Verzekeringsdekkingis natuurlijk van cruciaal belang als het gaat om het beschermen van de eigendommen en activa van een organisatie. Als een bedrijf de vergoedbare waarde van een brandschade kent, kan het beter bepalen of het een beschadigde faciliteit moet herbouwen of repareren, of dat andere opties beter aansluiten bij de huidige strategische koers van de organisatie.

Afhankelijk van de aard van de faciliteit en wat er nog meer op het terrein aanwezig is (voertuigen, handelswaar, enz.), kan een brandschade aanleiding geven tot meerdere polissen, waaronder auto-, algemene aansprakelijkheids-, eigendoms-, bedrijfsonderbrekings- en andere polissen. Bepaalde soorten eigendommen kunnen van invloed zijn op de manier waarop claims worden verwerkt en hoe beschadigde voorwerpen worden beoordeeld voor herstel of vernietiging. Er zijn verschillende factoren die van invloed kunnen zijn op de dekking, zoals de staat van het gebouw, of het bedrijf eigenaar en gebruiker van de faciliteit is of huurder van een verhuurder, het eigendom van de goederen die zich in het gebouw bevinden en eventuele mogelijkheden voorsubrogatieals een derde partij heeft bijgedragen aan de brandschade.

Risicomanagers zijn verantwoordelijk voor het in kaart brengen van de bedrijfsrisico's voor elk pand en welke inhoud ter plaatse eigendom is van de organisatie. Ze moeten ook gemakkelijk toegang hebben tot actuele inventarisgegevens, omdat die nodig kunnen zijn voor schadeclaims in geval van brand of andere rampen. Risicomanagers moeten regelmatig de rampen-/grote schadeplannen, bedrijfscontinuïteitsplannen en verzekeringspolissen van hun organisatie herzien en evalueren. Het kan nuttig zijn om periodiek schadesimulatieoefeningen uit te voeren met een makelaar, verzekeraar, verzekeraar of schade-expert om te zien hoe polissen in verschillende scenario's zouden reageren en om eventuele lacunes of onnodige dekkingen op te sporen; de limieten kunnen dan dienovereenkomstig worden aangepast.

Uw eigendom kennen

Net als facilitair managers moeten risicomanagers alle ins en outs kennen van alle eigendommen die zij moeten beschermen. Een verwoestende brand kan een eigendom of gebouw bijna onherkenbaar maken, dus is het belangrijk om voorafgaand aan een schadegeval documentatie te hebben over de indeling en kenmerken ervan.

Brandveiligheidsmaatregelen moeten te allen tijde strikt worden nageleefd om het welzijn van iedereen die toegang heeft tot het pand te beschermen.

• Wordt alles volgens de voorschriften bijgehouden?
• Werken de elektrische systemen goed en worden ze goed onderhouden?
• Is het sprinklersysteem up-to-date en wordt het regelmatig geïnspecteerd?
• Zijn de nooduitgangen duidelijk toegankelijk, goed aangegeven en geschikt voor het huidige gebruik van het gebouw?
• Nemen werknemers deel aan regelmatige brandoefeningen en worden ze getraind in waar ze heen moeten gaan tijdens een noodsituatie?

Deze vragen lijken misschien elementair, maar als ze niet allemaal met een volmondig 'ja' worden beantwoord, kunnen bijbrandmensenlevens en aanzienlijke financiële verliezen op het spel staan.

Een minder voor de hand liggende tactiek om voorbereid te zijn op brand is inzicht in de afwatering van uw eigendommen. Bij de bestrijding van een grootschalige brand kan vele duizenden, zelfs miljoenen liters water vrijkomen. Risicomanagers moeten weten waar dat water (en andere gespecialiseerde brandbestrijdingsmiddelen) terechtkomt, welke gevolgen dit kan hebben voor de omgeving en welke beperkingen er in hun verzekeringspolissen zijn opgenomen voor het opruimen van de omgeving na een brand.

De juiste relaties smeden

Wanneer ze met een crisis worden geconfronteerd, wenden belanghebbenden binnen een organisatie zich tot hun bestaande relaties om hen te helpen de storm te doorstaan. Voor risicomanagers moeten die connecties intern beginnen, lang voordat een ramp zich voordoet. De risicomanagementfunctie opereert in veel organisaties in een silo, maar andere afdelingen moeten de rol van risicomanagement begrijpen. Bovendien moet het risicomanagementteam contacten leggen met de afdelingen human resources, faciliteiten, juridische zaken, media/overheidsrelaties en andere afdelingen die waarschijnlijk betrokken zullen raken bij een ramp die gevolgen heeft voor werknemers en werkplekken. Het opbouwen van een intern kennisnetwerk en het regelmatig contact opnemen met deze afdelingen zal tijdens en na een crisis zijn vruchten afwerpen.

Externe partnerschappen zijn ook essentieel. Het is een goed idee om, lang voordat u ze nodig hebt, de leveranciers waarmee u wilt samenwerken in geval van brand of een andere ramp te screenen en te selecteren. U kunt deze partners zelfs in uw verzekeringspolissen vermelden, zodat zij in een vroeg stadium bij het proces kunnen worden betrokken om een strategie voor het verlies uit te stippelen. Bovendien kan een grote brand aanzienlijke gevolgen hebben voor de omliggende gemeenschap, vooral als deze leidt tot banenverlies of een verminderde economische bijdrage aan de regio. Het onderhouden van goede relaties met buren van de faciliteit, lokale ambtenaren en andere belangrijke belanghebbenden in de gemeenschap is van onschatbare waarde in het geval van een verwoestende brand.

Ideeën uit deze blog werden op dinsdag 2 mei gepresenteerd door Danny Miller en Jennifer Reno, global risk manager bij QVC, tijdens RISKWORLD®, de RIMS-conferentie en -beurs van 2023. Wij danken Reno voor haar bijdragen aan de educatieve sessie en aan dit artikel.