Vanlige spørsmål om ADA: Hva du trenger å vite

Sedgwick arrangerte nylig et webinar som diskuterte samsvar med Americans with Disabilities Act (ADA) og ADA Amendments Act (ADAAA), i samarbeid med Human Resource Executive . Det var stor interesse, og arbeidsgivere stilte mange tankevekkende spørsmål – mange av dem hadde felles temaer, som minnet om de tidlige dagene med innføringen av familie- og medisinsk permisjon (FML) og utviklingen av relaterte retningslinjer og prosedyrer. Organisasjoner håndterer overlappende komplekse ansettelsesspørsmål; samsvar med ADA/ADAAA er fortsatt blant de største bekymringene for HR- og risikomedarbeidere, spesielt når det vurderes sammen med andre problemer med uførhet og fravær, inkludert FML, eller krav til yrkesskadeerstatning.

Vi har satt sammen en liste over de vanligste spørsmålene vi besvarte i webinaret vårt, i tillegg til mange av de ofte stilte spørsmålene vi stadig hører i markedet. Det er sannsynlig at dette er spørsmål du også har stilt deg når du vurderer dine egne ADA/ADAAA-retningslinjer og samsvarskrav. Les videre, og fortsett gjerne samtalen ved å stille dine egne spørsmål i kommentarfeltet nedenfor eller via vårt ADA/ADAAA-forespørselsskjema .

Spørsmål: Hva er våre forpliktelser i henhold til ADA/ADAAA?

Loven er utformet for å være svært arbeidstakervennlig. Målet er å holde folk i arbeid. En arbeidsgiver bør gjøre alt mulig – med mindre det virkelig skaper en betydelig ulempe for virksomheten deres – for å imøtekomme en funksjonshemmet ansatts ønske om tilrettelegging og holde dem innenfor arbeidsmiljøet. Tidligere kan den utbredte tanken ha vært: «Hvis vi kan tilrettelegge, flott, men hvis ikke, er det ikke noe problem.» I dag strider denne typen tenkning mot prinsippene i ADA/ADAAA.

Hva er en arbeidsgivers forpliktelser? Arbeidsgiveren har rett til å søke medisinsk dokumentasjon – er funksjonshemmingen bekreftet og er tilretteleggingen passende? Hva skjer videre? Hvis arbeidsgiveren får en forespørsel om medisinsk rimelig tilrettelegging, er vedkommende pålagt å gjennomføre den interaktive prosessen – samarbeide med den ansatte for å forstå den nødvendige tilretteleggingen, se etter mulige alternativer og vurdere parametere, og overvåke at tilretteleggingen utføres på riktig og konsekvent måte.

Spørsmål: Kan du utdype hva som utgjør en vanskelighet for arbeidsgiveren?

Basert på kommunikasjon fra Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), må en arbeidsgiver bevise at implementering av en tilrettelegging vil sette dem i økonomiske vanskeligheter. For en veldig stor arbeidsgiver er det ikke mange modifikasjoner som offisielt ville bli sett på som effektive nok til å pådra seg økonomisk risiko. For en mindre arbeidsgiver kan større modifikasjoner være mer sannsynlig å bli ansett som en vanskelighet. Å kjøpe et utstyr, for eksempel, vil vanligvis ikke bli ansett som noe som vil sette en arbeidsgiver i økonomisk risiko. Å måtte redesigne arbeidsplassen eller noe av lignende betydning kan muligens bli sett på som en vanskelighet, avhengig av arbeidsgiverens størrelse.

Buzzordet er virkelig «betydelig» – det må bevises at det har svært store, negative konsekvenser for organisasjonens økonomi for at en foreslått tilrettelegging skal kunne anerkjennes som en ulempe. Spesielt for større arbeidsgivere har vi sett at dette er svært vanskelig å bevise under de fleste omstendigheter, men hver situasjon må vurderes for en spesifikk avgjørelse.

Spørsmål: Hvordan kan vi beskytte oss mot søksmål?

Dokumentasjon som beviser konsistens i den interaktive tilpasningsprosessen er av største betydning. Gjennom årene har løs ledelse og inkonsekvent tilpasning – enten det er basert på personlig skjevhet, uformell politikk, mangel på opplæring eller andre omstendigheter – ført til rettslige skritt for urimelige ansettelsestiltak. Tenk deg et eksempel der en ansatt blir tilpasset generiske restriksjoner. Men hvis ingen overvåker konsistens, og kanskje etter årevis med arbeid under disse forholdene, kommer ny ledelse inn og sier: «Jeg vil ikke tilpasse meg det lenger», vil arbeidsgiveren være i samsvarsproblemer. I henhold til loven, hvis en tilpasning allerede er gjort tilgjengelig, setter det en presedens. Vi ser flere og flere arbeidsgivere betale ut store pengesummer fordi, selv om de har prøvd å gjøre det rette, hvis det ikke er veldefinert, veldokumentert og konsistens og passende tiltak ikke kan bevises i retten, vil de fortsatt ende opp i juridiske problemer.

Flere søksmål har satt samsvarskravene i henhold til ADA/ADAAA i fokus. Søksmål unngås enklest gjennom tydelig implementering av den interaktive prosessen og fullstendig dokumentasjon rundt trinnene i denne prosessen, fra den første forespørselen via samtaler, innhenting av medisinske journaler for dokumentasjon, undersøkte alternativer for yrkesrettet rehabilitering, hvilke tilrettelegginger som er foreslått og/eller hvorfor tilrettelegginger kanskje ikke anses som rimelige.

Selv om arbeidsgivere bør ha konsistens på tvers av hele organisasjonen når det gjelder evalueringsprosessen som brukes, betyr ikke dette at alle arbeidssteder vil kunne gjøre de samme tilpasningene basert på detaljene til deres forretningsenhet.

Spørsmål: Integrerer Sedgwicks plattform arbeidstakerkompensasjon, FML/permisjoner, uførhet og ADA/ADAAA systematisk når alle elementene overlapper?

En av nøklene til å redusere risiko under ADA/ADAAA er å ha standardprosedyrer på plass som vil utløse behovet for en interaktiv prosessgjennomgang. Den andre nøkkelen er å bruke en informasjonshåndteringsplattform for å støtte tilpasningsprosessen. Enten du bruker Sedgwicks plattform eller ikke, er disse nøklene avgjørende for ADA/ADAAA-samsvar.

Hos Sedgwick er yrkesskadeerstatning, uførhet, fravær og ADA/ADAAA fullstendig integrert, slik at arbeidsgivere kan se alle brikkene i puslespillet på én plattform. Takket være vår integrerte plattform kan kundene våre se til én sentralisert kilde for ressurser og journalføring, og samsvar blir mye enklere å oppnå.

Spørsmål: Hvilken veiledning tilbyr dere angående å fremme samtale med en ansatt som tilsynelatende har en funksjonsnedsettelse, men som ikke har henvendt seg til arbeidsgiveren for å få tilrettelegging?

I likhet med FML-arenaen trenger ikke en ansatt å be om tilrettelegging for funksjonshemming (ADA). Hvis du vet at en ansatt har blitt påvirket av en funksjonshemmende tilstand, for eksempel hvis de har vært borte under FML eller en annen permisjonstype, oppfordrer vi arbeidsgivere til å tilby formuleringer i skriftlig kommunikasjon eller en samtale for å forsikre seg om at den ansatte utforsker ADA-prosessen. Arbeidsgivere bør håndtere ADA-hensyn i samarbeidets ånd og tenke kreativt for å finne måter å imøtekomme enhver funksjonshemming.

Spørsmål: Hvor lenge bør man forlenge tiden etter at FML er oppbrukt?

Når en arbeidsgiver vet at det er potensial for utvidet uførhetsrelatert behov ved utmattelse av FML, har de et ansvar for å opplyse sine ansatte og utforske alternativer under ADA/ADAAA. Det er ingen offisiell tidsgrense for å tillate forhold som kan endre seg; meningene varierer når det gjelder rimelig tid – og oftest fraråder compliance-eksperter å sette harde grenser og oppfordrer i stedet til å vurdere hver situasjon individuelt. Arbeidsgiveren bør fokusere på å avgjøre om det å gi ekstra tid til slutt vil tillate den ansatte å komme tilbake til arbeidsplassen og gå tilbake til jobben sin, samtidig som de vurderer om det er rimelig å holde stillingen åpen lenger.

Spørsmål: Hvordan foreslår du at vi håndterer situasjoner der vi ikke klarer å imøtekomme en ansatt i noen stilling etter å ha deltatt i den interaktive prosessen?

Hvis alternativer i henhold til ADA/ADAAA utforskes, og den ansatte ikke kan bli værende på arbeidsplassen og utføre sine essensielle jobbfunksjoner gjennom tilrettelegging, blir det en ansettelsesbeslutning. Vi ser ofte at arbeidsgivere setter ansatte ut i forlenget permisjon – personlig permisjon eller en annen permisjonstype – i en periode for å sikre at situasjonen ikke kan endres på kort sikt. Likevel kan det være situasjoner der rimelig tilrettelegging ikke kan gjøres, og en ansatt sies opp som sluttresultat. Tolkningen er mye strengere under ADAAA enn det som opprinnelig var ment under ADA, men endringene i ADAAA skapte ikke et miljø der en ansatt aldri kan sies opp. Samarbeid med advokat i enhver situasjon der oppsigelse av arbeidsforhold vurderes.

Spørsmål: Hvordan imøtekommer en arbeidsgiver en forespørsel om periodisk permisjon for oppblussinger? Ansatte har enten oppbrukt sin FML-rettighet eller er ikke kvalifisert.

Fordi permisjon kan være en rimelig tilrettelegging, kan en ansatt potensielt være kvalifisert utover sine 12 uker med føderal rett, og permisjon som tilrettelegging kan brukes periodisk. Det er viktig å huske at selv under krav om rimelig tilrettelegging, må en ansatt fortsatt være i stand til å utføre viktige jobbfunksjoner og produktivitetsnivået må opprettholdes – å senke produktivitetsstandardene er ikke et krav. Hvis noen er stadig borte fra jobb og ikke kan opprettholde standardene, tillater ikke permisjon som tilrettelegging dem å gjøre jobben sin som definert.

Lovens hensikt er ikke å endre noens arbeidsoppgaver; for eksempel er det ikke spesifikt hensikten med ADA/ADAAA-kjennelser å flytte noen til deltidsarbeid/endre produktivitetsstandardene deres, men hvis tilgjengelig, kan det være en god løsning basert på arbeidsgivers omstendigheter og er ikke forbudt av ADA/ADAAA.

Spørsmål: Omfatter Sedgwicks ADA/ADAAA-plattform yrkesfaglige eller ergonomiske eksperter som hjelper arbeidsgivere med å bestemme potensielle jobbendringer?

Ja, Sedgwick bruker spesialister på jobbtilrettelegging som alle har bakgrunn fra yrkesrettet rehabilitering. Når vi bistår klienter med ADA og løsninger for tilbakeføring til arbeid, hjelper våre spesialister på jobbtilrettelegging med sertifisering, tilrettelegger for diskusjoner med leger for å bekrefte behovet for tilrettelegging, setter forventninger til ansatte og ber om rimelig dokumentasjon for å vurdere om de kan utføre jobben sin med tilrettelegging. Disse ekspertene kan bistå med arbeidsplassvurderinger for å definere de viktigste oppgavene i en jobb og bestemme hvilke mulige tilrettelegginger som kan gjøres.