Utforske kompleksiteten i en ekstern ansatts arbeidstilstand

Fjernarbeid har i økende grad blitt normen – faktisk er det på et rekordhøyt nivå. Mellom 2019 og 2021 tredoblet antallet personer som primært jobbet hjemmefra seg fra 9 millioner til 27,6 millioner. For mange var det uventet hvor sterkt pandemien ville påvirke pendlerlandskapet i USA. 

Uansett arbeidsrelaterte omstendigheter er det en integrert del av overholdelse av arbeidsretten at en ansatt er underlagt riktig statslovgivning. En tilstrømning av ansatte som går over til fjernarbeid og en sammenstrømning av andre komplekse faktorer gjør det uklart. Dette skiftet alene stiller fagfolk innen fraværshåndtering overfor enestående utfordringer. 

Tenk deg en ansatt som heter Sofia, som jobber eksternt hjemmefra i Wisconsin for et teknologiselskap. Sarahs overordnede, Barbara, jobber hjemmefra i California. Selskapet opererer som en organisasjon som kun jobber eksternt og har ikke noe fysisk hovedkvarter. Hva er da Sarahs arbeidsstat? Wisconsin? California, hvor Sarahs overordnede driver tjenestene hennes fra? Eller ingen av de ovennevnte? Svaret er komplisert.

Hvorfor arbeidsstaten er viktig

Hver stat har forskjellige lover og krav rundt arbeidsledighet, lønnsskatt, arbeidsledighetssaker og andre arbeidsrettslige spørsmål. Hver arbeidstaker må overholde gjeldende statlige lover. 

I 2004 oppdaterte det amerikanske arbeidsdepartementets rådgivningssystem for ansettelses- og opplæringsadministrasjon bestemmelsene om lokalisering av arbeid , eller prinsippene for å bestemme hvor lønn skal rapporteres når arbeidet utføres utelukkende i én stat eller i en rekke forskjellige stater. Bestemmelser om «lokalisering av arbeid» er tilleggsbestemmelser i delstatenes lover om arbeidsledighetstrygd. 

Dette var den første oppdateringen siden veiledning for tolkning av statlige bestemmelser om «lokalisering av arbeid» ble utstedt i 1952 – ansporet av seismiske sysselsettingsendringer, inkludert fremveksten av internett og terrorangrepet 11. september 2001 som krevde midlertidig masseflytting til New Jersey.

Bestemme en ansatts arbeidsstatus

Generelt sett, i henhold til statlige arbeidsledighetslover, rapporteres arbeidernes lønn til staten der arbeidet utføres, og lovene i den staten gjelder. For Sarah ville det betydd Wisconsin. Men ofte er det ikke så enkelt.

Selv om stater bruker ulike tilnærminger for å gjøre denne avgjørelsen, bruker mange ULOW-testen (Unemployment of Localization of Work), der en arbeidsgiver svarer på spørsmål om en ansatts tjeneste er "lokalisert" i en bestemt stat.

En tjeneste er «lokalisert» innenfor en stat hvis den enten utføres utelukkende innenfor en stat, eller utføres både innenfor og utenfor staten, men tjenester utenfor staten er midlertidige, forbigående eller består av isolerte transaksjoner. Hvis dette er sant, er den ansattes tjeneste lokalisert i den staten, og det er deres styrende arbeidsstat. Men hvis det ovennevnte ikke er aktuelt, må det fortsatt tas en bestemmelse av arbeidsstaten. Følgende spørsmål må da brukes i denne rekkefølgen:

– Utføres noen deler av tjenesten i staten der selskapets operasjonelle base ligger?

Hvis ikke, 

– Utføres noen del av tjenesten i staten som tjenesten styres eller kontrolleres fra?

Hvis ikke,

– Utføres noen deler av tjenesten i staten der den ansatte bor?

La oss bruke denne testen med tanke på åpningsscenarioet: Teknologifirmaansatt Sarah, bosatt i Wisconsin, mottar alle arbeidsoppgavene og produktene sine via internettkommunikasjon fra sjefen sin, Barbara, i California. 

Ingen,

– selskapet er fullstendig fjernstyrt og har ingen driftsbase. 

Ingen,

– ingen deler av Sarahs tjenester utføres i California, staten som tjenesten styres eller kontrolleres fra. 

Ja,

– Sarah utfører alle arbeidsoppgaver i Wisconsin, staten hun bor i. Til tross for at hennes overordnede er basert i California, er Sarahs arbeidsstat Wisconsin, og ansettelsen hennes er underlagt Wisconsins lovverk. All lønn fra datoen hun begynte å jobbe hjemmefra fra Wisconsin skal rapporteres til Wisconsin.

Viktige hensyn

Det kan hende at det ikke fungerer på samme måte å fastslå en ansatts arbeidsstatus hvis det gjelder en forespørsel om permisjon i henhold til Family and Medical Leave Act (FMLA). Loven har spesifikke retningslinjer for å vurdere om en ansatts bosted offisielt utgjør et arbeidssted. 

I henhold til FMLA, dersom en ansatt rapporterer til, eller mottar oppdrag fra, et annet sted, er deres personlige bosted ikke et arbeidssted. I stedet ville det være staten som oppdragene hans/hennes kommer fra. I tilfellet med teknologiansatt Sarah ville hennes arbeidsstat være den sjefen hennes befinner seg i – California. 

Det er arbeidsgivers ansvar å grundig gjennomgå prosessene sine rundt fastsettelse av en ansatts arbeidsstatus og sikre nøyaktigheten av dem for å unngå gjenværende effekter for begge parter senere. Arbeidsgivere bør gjennomføre en omfattende gjennomgang, spesielt hvis ingen har skjedd siden pandemien endret arbeidsplasslandskapet.

Dette innholdet ble opprinnelig publisert av Disability Management Employer Coalition (DMEC) som en del av spalten «Fravær teller» .

Lær mer > utforsk våre løsninger for fraværshåndtering .