Forbereder du din offentlige enhet på en katastrofe? Her er hvor du skal begynne.

Av Meredith Campbell, administrerende generaljusterer

I den første delen av denne bloggserien diskuterte vi viktigheten av å forberede seg på en katastrofe før den inntreffer – noe som krever grundig gjennomgang, revurdering og ny planlegging. For noen offentlige enheter utløste temaet samtale, men ble utilsiktet glemt.

Konsekvensene av foregående forberedelser

«Så lenge det finnes en policy på plass, vil alt gå bra, ikke sant?» Så slår du på nyhetene: meteorologen snakker om en potensiell storm med 20 % sjanse for utvikling. Selv om sjansene er små, er det flere dager senere en kategori to-orkan som øker i styrke når den krysser havet. Prognoser viser landgang langs hele Atlanterhavet og Gulfkysten. Igjen, du trenger ikke bekymre deg siden det blir en kysthendelse. Ikke et problem for en offentlig enhet flere hundre mil inn i landet. Eller vil den?

Etter hvert som orkanen intensiverte seg til kategori fire, begynte modellene å stramme inn – og opprettholde en sterk styrke inntil den når Canada. En bølge av panikk og anger begynner å sette inn når man husker rundebordssamtalen som skulle ha funnet sted for flere uker siden. Nå er tiden inne for å legge en skikkelig strategi. Eventuelle økninger eller tillegg til dekning eller verdivurdering (SOV-er) kan ikke aksepteres hvis en fare allerede truer. Guvernøren har erklært unntakstilstand i forkant av stormen, og bedrifter begynner å stenge og lukke seg, inkludert det lokale agentkontoret.

En plan i siste liten er bedre enn ingen plan

Mellom turer til matbutikken og byggevarebutikken, sørg for å sette av tid til å møtes med alle tilgjengelige interne interessenter. Planlegging i siste liten er bedre enn ingen planlegging i det hele tatt. Om ikke annet:

• Ta alle nødvendige forberedelser for bygging av konstruksjoner, som å sette igjen planker eller plassere sandsekker.
• Slå av og koble fra elektronikk og store elektriske komponenter for å forhindre overspenningsskader.
• Flytt verdifulle gjenstander vekk fra vinduer.
• Identifiser en kontaktperson for forsikringen. Dette vil være personen som skal sende inn kravet og samhandle direkte med takstmannen og teamet. All informasjon vil gå til og gjennom denne personen, noe som eliminerer et telefonspill.
• Hvis mulig, del større eiendommer inn i mindre triageteam. Når stormen har passert, utfør drive-by-inspeksjoner av viktige eiendommer for å umiddelbart varsle takstmannen om eventuelle alvorlige problemer.
• Opprett en delt disk for bilder av ansatte. Planlegg å ta flere bilder enn du tror du trenger.

Hadde det vært opprettet en planleggingskomité for å gjennomgå gjeldende retningslinjer på forhånd, ville planen vært noe annerledes. Joda, de ovennevnte fysiske forberedelsene ville forbli de samme, men i stedet for å forhaste seg med å lage en strategi, kunne organisasjoner:

• Avhold et møte med den nominerte takstmannen, prosjektlederen for restaurering og den utpekte kontaktpersonen.
• Lag kopier av restaureringsavtalen for justeringsteamet, og ta opp eventuelle prisproblemer før arrangementet. På den måten vil restaureringsteamene allerede være kjent med den potensielle eksponeringen, tildeling og oppsett av utstyr.
• Alternative kontaktmåter (utover kontortelefon eller e-post) kan etableres med takstmannen, kanskje ved å holde en åpen kommunikasjonslinje via tekstmeldinger gjennom hele arrangementet.

Tiden for å forberede seg på en potensiell katastrofe er nå; det er ikke et spørsmål om om, men når en katastrofe vil inntreffe. Forberedelse høres ut som en skremmende oppgave, og ja, det vil ta litt tid (og kanskje penger) å sikre suksess. Men selv om det alltid er håp om at det vil være bortkastet tid, er det mye mer sannsynlig at det er vel anvendt tid.

Denne bloggen er den andre delen i en serie der våre eksperter fremhever handlingsrettede justeringer og rekonstruksjoner for offentlige enheter før, under og etter arrangementer. Følg med for den tredje bloggen, som kommer snart.