Möchten Sie Ihre öffentliche Einrichtung auf eine Katastrophe vorbereiten? Hier erfahren Sie, wo Sie anfangen können.

Von Meredith Campbell, leitende Schadensreguliererin

Imersten Teildieser Blogreihe haben wir darüber gesprochen, wie wichtig es ist, sich auf eine Katastrophe vorzubereiten, bevor sie eintritt – was eine gründliche Überprüfung, Neubewertung und Neuplanung erfordert. Bei einigen öffentlichen Einrichtungen (PEs) löste das Thema zwar Diskussionen aus, geriet dann aber ungewollt in Vergessenheit.

Die Folgen einer unterlassenen Vorbereitung

„Solange es eine Richtlinie gibt, ist doch alles in Ordnung, oder?“ Dann schaltest du die Nachrichten ein: Der Meteorologe spricht von einem möglichen Sturm mit einer Entstehungswahrscheinlichkeit von 20 %. Die Wahrscheinlichkeit ist zwar gering, doch einige Tage später ist daraus ein Hurrikan der Kategorie 2 geworden, der auf seinem Weg über den Ozean an Stärke gewinnt. Prognosen zeigen, dass er entlang der gesamten Atlantik- und Golfküste auf Land treffen wird. Wieder machst du dir keine Sorgen, da es sich um ein Küstenereignis handelt. Kein Problem für eine öffentliche Einrichtung, die mehrere hundert Meilen landeinwärts liegt. Oder doch?

Als sich der Hurrikan zu einem Sturm der Kategorie 4 verstärkt, werden die Vorhersagemodelle immer präziser – der Sturm behält seine starke Kraft bei, bis er Kanada erreicht. Eine Welle der Panik und des Bedauerns macht sich breit, während Sie sich an die Besprechung erinnern, die schon vor Wochen hätte stattfinden sollen. Zu diesem Zeitpunkt ist die Zeit für eine fundierte Strategieplanung bereits vorbei. Erhöhungen oder Ergänzungen des Versicherungsschutzes oder der Wertangaben (SOVs) werden möglicherweise nicht mehr akzeptiert, wenn eine Gefahr bereits unmittelbar bevorsteht. Der Gouverneur hat im Vorfeld des Sturms den Ausnahmezustand ausgerufen, und Unternehmen beginnen, zu schließen und ihre Fenster zu verbarrikadieren – darunter auch das Büro des örtlichen Versicherungsagenten.

Ein Plan in letzter Minute ist besser als gar kein Plan

Nehmen Sie sich zwischen den Besuchen im Supermarkt und im Baumarkt Zeit, um sich erneut mit allen verfügbaren internen Beteiligten abzustimmen. Eine Planung in letzter Minute ist besser als gar keine. Wenn schon sonst nichts:

• Treffen Sie alle notwendigen Vorkehrungen für Gebäude, wie zum Beispiel das Verbarrikadieren oder das Aufstellen von Sandsäcken.
• Schalten Sie elektronische Geräte und große elektrische Komponenten aus und ziehen Sie den Netzstecker, um Schäden durch Überspannung zu vermeiden.
• Stellen Sie wertvolle Gegenstände nicht in der Nähe von Fenstern ab.
• Bestimmen Sie einen Ansprechpartner bei der Versicherung. Diese Person ist dafür zuständig, den Schadenfall zu melden und steht in direktem Kontakt mit dem Sachverständigen und dem Team. Alle Informationen laufen über diese Person, wodurch ein „Stille-Post“-Effekt vermieden wird.
• Teilen Sie größere Objekte nach Möglichkeit in kleinere Triage-Teams auf. Sobald der Sturm vorüber ist, führen Sie Befahrenskontrollen der wichtigsten Objekte durch, um den Schadensregulierer unverzüglich über etwaige schwerwiegende Probleme zu informieren.
• Richten Sie einen gemeinsamen Ordner für Mitarbeiterfotos ein. Planen Sie ein, mehr Fotos zu machen, als Sie vermutlich benötigen werden.

Wäre im Vorfeld ein Planungsausschuss eingerichtet worden, um die aktuellen Richtlinien zu überprüfen, würde der Plan etwas anders aussehen. Natürlich würden die oben genannten praktischen Vorbereitungen unverändert bleiben, aber anstatt sich mit der Ausarbeitung einer Strategie zu beeilen, könnten Organisationen:

• Organisieren Sie ein Treffen mit dem benannten Schadensregulierer, dem Projektleiter für die Wiederherstellung und dem benannten Ansprechpartner.
• Erstellen Sie Kopien des Sanierungsdienstleistungsvertrags für das Einsatzteam und klären Sie eventuelle Preisfragen bereits vor dem Einsatz. Auf diese Weise sind die Sanierungsteams bereits mit dem potenziellen Gesamtrisiko vertraut und können die Ausrüstung entsprechend zuweisen und bereitstellen.
• Es können alternative Kontaktmöglichkeiten (über das Büro-Telefon oder E-Mail hinaus) mit dem Sachverständigen vereinbart werden, beispielsweise indem während des gesamten Vorfalls ein ständiger Kontakt per SMS aufrechterhalten wird.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, sich auf eine mögliche Katastrophe vorzubereiten; es ist keine Frage des „Ob“, sondern des „Wann“ eine Katastrophe eintreten wird. Die Vorbereitung klingt nach einer gewaltigen Aufgabe, und natürlich wird es einige Zeit (und vielleicht auch Geld) kosten, um den Erfolg sicherzustellen. Auch wenn immer die Hoffnung besteht, dass es verschwendete Zeit sein wird, ist es doch viel wahrscheinlicher, dass es gut investierte Zeit ist.

Dieser Blogbeitrag ist der zweite Teil einer Reihe, in der unsere Experten praktische Maßnahmen zur Anpassung und Wiederherstellung für öffentliche Einrichtungen vor, während und nach einem Ereignis vorstellen. Seien Sie gespannt auf den dritten Blogbeitrag, der in Kürze erscheint.