Von Meredith Campbell, leitende Generalanalytikerin
Im ersten Teil dieser Blogserie haben wir erörtert, wie wichtig es ist, sich auf eine Katastrophe vorzubereiten, bevor sie eintritt - was eine gründliche Überprüfung, Neubewertung und Neuplanung erfordert. Bei einigen öffentlichen Einrichtungen wurde das Thema zwar angesprochen, aber ungewollt vergessen.
Die Folgen des Verzichts auf die Vorbereitung
"Solange es eine Politik gibt, ist doch alles in Ordnung, oder?" Dann schalten Sie die Nachrichten ein: Der Meteorologe spricht von einem potenziellen Sturm mit einer Entwicklungswahrscheinlichkeit von 20 %. Die Chancen sind zwar gering, aber einige Tage später ist es ein Hurrikan der Kategorie zwei, der beim Überqueren des Ozeans an Stärke gewinnt. Die Projektionen zeigen, dass er überall an der Atlantik- und Golfküste landen wird. Auch hier macht man sich keine Sorgen, da es sich um ein Küstenereignis handeln wird. Kein Problem für eine öffentliche Einrichtung mehrere hundert Meilen landeinwärts. Oder doch?
Während sich der Hurrikan zu einem Hurrikan der Kategorie vier verstärkt, verschärfen sich die Modelle - die Stärke bleibt erhalten, bis er Kanada erreicht. Eine Welle der Panik und des Bedauerns macht sich breit, als Sie sich an den Runden Tisch erinnern, der schon vor Wochen hätte stattfinden sollen. Zu diesem Zeitpunkt ist die Zeit für eine vernünftige Strategie bereits vorbei. Erhöhungen oder Ergänzungen des Versicherungsschutzes oder der Wertangaben (SOVs) können nicht akzeptiert werden, wenn bereits eine Gefahr droht. Der Gouverneur hat im Vorfeld des Sturms den Notstand ausgerufen, und die Geschäfte beginnen zu schließen und zu verbarrikadieren, auch das Büro des örtlichen Maklers.
Ein Plan in letzter Minute ist besser als kein Plan
Planen Sie zwischen den Besuchen im Lebensmittelgeschäft und im Baumarkt Zeit ein, um sich mit allen verfügbaren internen Interessengruppen zu treffen. Eine Planung in letzter Minute ist besser als gar keine. Wenn sonst nichts:
- Treffen Sie alle notwendigen Vorbereitungen für den Bau von Gebäuden, z. B. durch Verbauung oder Sandsäcke.
- Schalten Sie elektronische Geräte und große elektrische Komponenten aus und ziehen Sie den Stecker, um Überspannungsschäden zu vermeiden.
- Bringen Sie hochwertige Gegenstände von den Fenstern weg.
- Bestimmen Sie eine Kontaktperson für die Versicherung. Dies ist die Person, die den Anspruch einreicht und direkt mit dem Sachverständigen und dem Team interagiert. Alle Informationen gehen an und durch diese Person, so dass das Telefonspiel entfällt.
- Wenn möglich, teilen Sie größere Objekte in kleinere Triage-Teams auf. Sobald der Sturm vorüber ist, führen Sie Vorbeifahrtsinspektionen der wichtigsten Objekte durch, um den Schadensregulierer sofort auf ernsthafte Probleme aufmerksam zu machen.
- Richten Sie ein gemeinsames Laufwerk für Mitarbeiterfotos ein. Planen Sie mehr Fotos ein, als Sie voraussichtlich brauchen werden.
Hätte es einen Planungsausschuss gegeben, der die aktuellen Richtlinien im Vorfeld überprüft hätte, wäre der Plan etwas anders ausgefallen. Sicherlich würden die oben genannten physischen Vorbereitungen die gleichen bleiben, aber anstatt überstürzt eine Strategie zu entwickeln, könnten die Organisationen dies tun:
- Veranstalten Sie eine Besprechung mit dem benannten Schadensregulierer, dem Projektleiter für die Wiederherstellung und der benannten Kontaktperson.
- Fertigen Sie Kopien der Vereinbarung über die Wiederherstellungsdienste für das Anpassungsteam an und klären Sie etwaige Preisfragen im Vorfeld der Veranstaltung. Auf diese Weise sind die Sanierungsteams bereits mit der potenziellen Gesamtbelastung vertraut und können die Ausrüstung zuordnen und bereitstellen.
- Es können alternative Kontaktmethoden (über das Bürotelefon oder die E-Mail hinaus) mit dem Schadensregulierer eingerichtet werden, z. B. durch die Aufrechterhaltung einer offenen Kommunikationslinie über Textnachrichten während des gesamten Ereignisses.
Die Zeit, sich auf eine mögliche Katastrophe vorzubereiten, ist jetzt; es ist keine Frage des Ob, sondern des Wann. Vorbereitung klingt nach einer entmutigenden Aufgabe, und sicher wird es einige Zeit (und vielleicht auch Geld) kosten, um den Erfolg sicherzustellen. Es besteht zwar immer die Hoffnung, dass diese Zeit vergeudet wird, aber es ist viel wahrscheinlicher, dass die Zeit gut genutzt wird.
Dieser Blog ist der zweite Teil einer Serie, in der unsere Experten die Anpassungs- und Wiederaufbaumaßnahmen für öffentliche Einrichtungen vor, während und nach dem Ereignis beleuchten. Bleiben Sie dran für den dritten Blog, der in Kürze erscheint.