Par Meredith Campbell, expert général exécutif
Dans la première partie de cette série de blogs, nous avons évoqué l'importance de se préparer à une catastrophe avant qu'elle ne se produise - ce qui nécessite un examen approfondi, une réévaluation et une nouvelle planification. Pour certaines entités publiques (EP), le sujet a suscité des conversations mais a été involontairement oublié.
Les conséquences de l'absence de préparation
"Tant qu'il y a une politique en place, tout va bien, n'est-ce pas ? Puis vous regardez les informations : le météorologue parle d'une tempête potentielle qui a 20 % de chances de se développer. Bien que les chances soient minces, plusieurs jours plus tard, il s'agit d'un ouragan de catégorie 2 qui gagne en puissance en traversant l'océan. Les projections indiquent qu'il touchera terre tout au long des côtes de l'Atlantique et du Golfe. Là encore, vous ne vous inquiétez pas car il s'agit d'un phénomène côtier. Ce n'est pas un problème pour une entité publique située à plusieurs centaines de kilomètres à l'intérieur des terres. Ou le sera-t-il ?
Alors que l'ouragan s'intensifie pour atteindre la catégorie 4, les modèles commencent à se resserrer, maintenant une force importante jusqu'à ce qu'il atteigne le Canada. Une vague de panique et de regrets s'installe alors que vous vous souvenez de la table ronde qui aurait dû avoir lieu il y a plusieurs semaines. À ce stade, il n'est plus temps d'élaborer une stratégie adéquate. Toute augmentation ou ajout de couverture ou de déclaration de valeurs (DV) peut ne pas être accepté si un péril se profile déjà à l'horizon. Le gouverneur a décrété l'état d'urgence en prévision de la tempête et les entreprises commencent à fermer leurs portes, y compris le bureau de l'agent local.
Mieux vaut un plan de dernière minute que pas de plan du tout
Entre les courses à l'épicerie et au magasin de bricolage, prévoyez du temps pour réunir toutes les parties prenantes internes disponibles. Mieux vaut une planification de dernière minute que rien du tout. À défaut d'autre chose :
- Prendre toutes les dispositions nécessaires pour construire des structures, telles que le bardage ou la mise en place de sacs de sable.
- Mettez hors tension et débranchez les appareils électroniques et les gros composants électriques afin d'éviter les dégâts causés par les surtensions.
- Éloignez les objets de grande valeur des fenêtres.
- Identifiez un point de contact pour l'assurance. C'est cette personne qui déposera la demande d'indemnisation et interagira directement avec l'expert et l'équipe. Toutes les informations seront transmises à cette personne et passeront par elle, ce qui élimine le jeu du téléphone.
- Si possible, divisez les propriétés importantes en équipes de triage plus petites. Une fois la tempête passée, effectuez des inspections en voiture des propriétés clés afin d'alerter immédiatement l'expert en sinistres de tout problème grave.
- Créez un disque partagé pour les photos du personnel. Prévoyez d'en prendre plus que ce dont vous pensez avoir besoin.
Si un comité de planification avait été créé pour examiner les politiques actuelles à l'avance, le plan serait légèrement différent. Certes, les préparatifs physiques susmentionnés resteraient les mêmes, mais au lieu de se précipiter pour élaborer une stratégie, les organisations pourraient.. :
- Organiser une réunion avec l'expert désigné, le responsable du projet de restauration et le point de contact désigné.
- Faire des copies de l'accord de service de restauration pour l'équipe d'ajustement, en abordant les questions de tarification avant l'événement. De cette façon, les équipes de restauration seront déjà familiarisées avec l'exposition potentielle globale, la répartition et la mise en place des équipements.
- D'autres méthodes de contact (en plus du téléphone ou du courrier électronique) peuvent être établies avec l'expert, par exemple en maintenant une ligne de communication ouverte par le biais de messages textuels pendant toute la durée de l'événement.
C'est maintenant qu'il faut se préparer à une catastrophe potentielle ; la question n'est pas de savoir si une catastrophe se produira, mais quand elle se produira. La préparation semble être une tâche intimidante, et il est certain qu'il faudra du temps (et peut-être de l'argent) pour la mener à bien. Cependant, s'il est toujours possible de perdre du temps, il est beaucoup plus probable que ce soit du temps bien utilisé.
Ce blog est le deuxième d'une série dans laquelle nos experts mettent en lumière les mesures à prendre avant, pendant et après l'événement pour l'adaptation et la reconstruction des entités publiques. Restez à l'écoute pour le troisième blog, qui sera bientôt disponible.