Por Meredith Campbell, perito general ejecutivo
En la primera parte de esta serie de blogs, hablamos de la importancia de prepararse para una catástrofe antes de que ocurra, lo que requiere una revisión, reevaluación y replanificación exhaustivas. Para algunas entidades públicas (EP), el tema suscitó conversación, pero se olvidó involuntariamente.
Las consecuencias de no prepararse
"Mientras haya una política, todo irá bien, ¿no?". Entonces pones las noticias: el meteorólogo habla de una posible tormenta con un 20% de posibilidades de desarrollo. Aunque las posibilidades son escasas, varios días después es un huracán de categoría dos que gana fuerza a medida que cruza el océano. Las proyecciones indican que tocará tierra a lo largo de las costas del Atlántico y del Golfo. De nuevo, no te preocupas ya que será un evento costero. No es un problema para una entidad pública a varios cientos de kilómetros tierra adentro. ¿O no?
A medida que el huracán se intensifica hasta alcanzar la categoría cuatro, los modelos empiezan a endurecerse, manteniendo una gran fuerza hasta que llegue a Canadá. Una oleada de pánico y arrepentimiento empieza a apoderarse de ti al recordar la mesa redonda que debería haberse celebrado hace semanas. A estas alturas, ya ha pasado el momento de elaborar estrategias adecuadas. Es posible que no se acepten aumentos o adiciones a la cobertura o a la declaración de valores (SOV) si ya se avecina un peligro. El gobernador ha decretado el estado de emergencia ante la llegada de la tormenta, y los comercios empiezan a cerrar y a tapiar, incluida la oficina del agente local.
Un plan de última hora es mejor que ningún plan
Entre una compra y otra, reserve tiempo para reunirse con todas las partes interesadas. Una planificación de última hora es mejor que ninguna. Por lo menos:
- Realice los preparativos necesarios para construir estructuras, como tapiar o colocar sacos de arena.
- Apague y desenchufe los aparatos electrónicos y los componentes eléctricos de gran tamaño para evitar daños por sobretensión.
- Aleje los objetos de valor de las ventanas.
- Identifique un punto de contacto de seguros. Será la persona que presente la reclamación e interactúe directamente con el perito y el equipo. Toda la información irá a y a través de esta persona, eliminando un juego de teléfono.
- Si es posible, divida las propiedades importantes en equipos de triaje más pequeños. Una vez pasada la tormenta, inspeccione las propiedades más importantes para alertar inmediatamente al perito de cualquier problema grave.
- Crea una unidad compartida para las fotos del personal. Planifica hacer más fotos de las que crees que vas a necesitar.
Si se hubiera creado un comité de planificación para revisar las políticas actuales con antelación, el plan diferiría ligeramente. Sin duda, los preparativos físicos mencionados seguirían siendo los mismos, pero en lugar de apresurarse a crear una estrategia, las organizaciones podrían:
- Organice una reunión con el perito designado, el director del proyecto de restauración y el punto de contacto designado.
- Haga copias del acuerdo de servicio de restauración para el equipo de ajuste, abordando cualquier cuestión de precios antes del evento. De ese modo, los equipos de restauración ya estarían familiarizados con la exposición potencial global, asignando y organizando los equipos.
- Pueden establecerse métodos alternativos de contacto (más allá del teléfono de la oficina o el correo electrónico) con el perito, tal vez manteniendo una línea de comunicación abierta a través de mensajes de texto durante todo el evento.
El momento de prepararse para un posible desastre es ahora; no es cuestión de si ocurrirá una catástrofe, sino de cuándo ocurrirá. La preparación parece una tarea de enormes proporciones y, desde luego, llevará algún tiempo (y quizá dinero) garantizar el éxito. Sin embargo, aunque siempre cabe la esperanza de que sea tiempo perdido, es mucho más probable que sea tiempo bien empleado.
Este blog es la segunda entrega de una serie en la que nuestros expertos destacan las medidas de ajuste y reconstrucción aplicables a las entidades públicas antes, durante y después de los sucesos. Esté atento al tercer blog, que se publicará próximamente.