¿Está preparando su entidad pública para una catástrofe? Aquí le indicamos por dónde empezar.

Por Meredith Campbell, ajustadora general ejecutiva

Enla primera partede esta serie de blogs, hablamos de la importancia de prepararse para un desastre antes de que ocurra, lo que requiere una revisión exhaustiva, una reevaluación y una nueva planificación. Para algunas entidades públicas (PE), el tema generó conversación, pero se olvidó sin querer.

Las consecuencias de no prepararse

«Mientras haya una política en vigor, todo irá bien, ¿no?». Entonces enciendes las noticias: el meteorólogo habla de una posible tormenta con un 20 % de probabilidades de desarrollarse. Aunque las probabilidades son escasas, varios días después se trata de un huracán de categoría dos que gana fuerza a medida que cruza el océano. Las previsiones indican que tocará tierra a lo largo de las costas del Atlántico y del Golfo. Una vez más, no te preocupas, ya que se trata de un fenómeno costero. No es un problema para una entidad pública situada a varios cientos de kilómetros tierra adentro. ¿O sí lo es?

A medida que el huracán se intensifica hasta alcanzar la categoría cuatro, los modelos comienzan a ajustarse, manteniendo una fuerza considerable hasta llegar a Canadá. Una ola de pánico y arrepentimiento comienza a apoderarse de usted al recordar la mesa redonda que debería haberse celebrado hace semanas. A estas alturas, ya ha pasado el momento de elaborar una estrategia adecuada. Es posible que no se acepten aumentos o adiciones a la cobertura o a la declaración de valores (SOV) si ya se avecina un peligro. El gobernador ha declarado el estado de emergencia antes de la tormenta y las empresas están empezando a cerrar y a tapiar sus locales, incluida la oficina del agente local.

Un plan de última hora es mejor que no tener ningún plan.

Entre las visitas al supermercado y a la tienda de bricolaje, reserve tiempo para reunirse con todas las partes interesadas internas disponibles. Es mejor planificar a última hora que no planificar nada. Como mínimo:

• Realice todos los preparativos necesarios para proteger las estructuras, como tapiar ventanas o colocar sacos de arena.
• Apague y desenchufe los aparatos electrónicos y los componentes eléctricos grandes para evitar daños por sobretensión.
• Aleja los objetos de gran valor de las ventanas.
• Identifique un punto de contacto para el seguro. Esta será la persona encargada de presentar la reclamación y de interactuar directamente con el perito y el equipo. Toda la información se enviará a esta persona y se tramitará a través de ella, lo que evitará el juego del teléfono.
• Si es posible, divida las propiedades más importantes en equipos de triaje más pequeños. Una vez que pase la tormenta, realice inspecciones desde el coche de las propiedades clave para alertar inmediatamente al perito de cualquier problema grave.
• Establezca una unidad compartida para las fotos del personal. Planifique tomar más fotos de las que cree que necesitará.

Si se hubiera creado un comité de planificación para revisar las políticas actuales con antelación, el plan sería ligeramente diferente. Por supuesto, los preparativos físicos mencionados anteriormente seguirían siendo los mismos, pero en lugar de apresurarse a crear una estrategia, las organizaciones podrían:

• Organice una reunión con el perito designado, el director del proyecto de restauración y la persona de contacto designada.
• Haga copias del acuerdo de servicio de restauración para el equipo de ajuste, abordando cualquier cuestión relacionada con los precios antes del evento. De esta manera, los equipos de restauración ya estarán familiarizados con la exposición potencial general, la asignación y la puesta en marcha de los equipos.
• Se pueden establecer métodos alternativos de contacto (aparte del teléfono de la oficina o el correo electrónico) con el perito, tal vez manteniendo una línea de comunicación abierta a través de mensajes de texto durante todo el evento.

El momento de prepararse para un posible desastre es ahora; no es cuestión de si ocurrirá una catástrofe, sino de cuándo ocurrirá. La preparación parece una tarea abrumadora y, sin duda, llevará tiempo (y quizás dinero) garantizar su éxito. Sin embargo, aunque siempre existe la esperanza de que sea tiempo perdido, es mucho más probable que sea tiempo bien empleado.

Este blog es la segunda entrega de una serie en la que nuestros expertos destacan ajustes y reconstrucciones viables antes, durante y después de un evento para entidades públicas. Estén atentos al tercer blog, que se publicará próximamente.