¿Quiere preparar a su entidad pública para una catástrofe? Aquí le indicamos por dónde empezar.

Por Meredith Campbell, perito ejecutivo general

Enla primera partede esta serie de entradas del blog, hablamos de la importancia de prepararse para una catástrofe antes de que se produzca, lo que requiere un análisis exhaustivo, una reevaluación y una nueva planificación. En el caso de algunas entidades públicas, el tema suscitó debate, pero acabó quedando en el olvido sin que fuera esa la intención.

Las consecuencias de no prepararse

«Mientras haya una política en vigor, todo irá bien, ¿no?». Entonces enciendes las noticias: el meteorólogo habla de una posible tormenta con un 20 % de probabilidades de formarse. Aunque las posibilidades son escasas, unos días más tarde se trata de un huracán de categoría dos que va ganando fuerza a medida que cruza el océano. Las previsiones indican que tocará tierra a lo largo de toda la costa atlántica y del Golfo. Una vez más, no te preocupas, ya que será un fenómeno costero. No supone ningún problema para una entidad pública situada a varios cientos de kilómetros tierra adentro. ¿O sí?

A medida que el huracán se intensifica hasta alcanzar la categoría cuatro, los modelos empiezan a confirmarse: mantendrá su gran intensidad hasta llegar a Canadá. Empieza a cundir una ola de pánico y arrepentimiento al recordar la mesa redonda que debería haberse celebrado hace semanas. A estas alturas, ya ha pasado el momento de trazar una estrategia adecuada. Es posible que no se acepten aumentos o adiciones a la cobertura o a la declaración de valores (SOV) si el peligro ya se cierne sobre la zona. El gobernador ha declarado el estado de emergencia antes de la llegada de la tormenta, y los negocios están empezando a cerrar y a tapiarse, incluida la oficina del agente local.

Un plan de última hora es mejor que no tener ningún plan

Entre las visitas al supermercado y a la tienda de bricolaje, reserva tiempo para reunirte con todas las partes interesadas internas disponibles. Es mejor planificar a última hora que no planificar nada. Como mínimo:

• Toma las medidas necesarias para proteger los edificios, como tapiar las ventanas o colocar sacos de arena.
• Apague y desenchufe los aparatos electrónicos y los aparatos eléctricos de gran tamaño para evitar daños por sobretensión.
• Aleja los objetos de gran valor de las ventanas.
• Designa a una persona de contacto para el seguro. Esta será la encargada de presentar la reclamación y de tratar directamente con el perito y su equipo. Toda la información se canalizará a través de esta persona, evitando así que se pierda información en el camino.
• Si es posible, divida las propiedades más importantes en equipos de evaluación más pequeños. Una vez que pase la tormenta, realice inspecciones desde el coche de las propiedades clave para alertar inmediatamente al perito de cualquier problema grave.
• Crea una unidad compartida para las fotos del personal. Prevé hacer más fotos de las que crees que vas a necesitar.

Si se hubiera creado con antelación un comité de planificación para revisar las políticas actuales, el plan sería ligeramente diferente. Por supuesto, los preparativos materiales mencionados anteriormente seguirían siendo los mismos, pero en lugar de apresurarse a elaborar una estrategia, las organizaciones podrían:

• Organiza una reunión con el perito designado, el responsable del proyecto de restauración y la persona de contacto designada.
• Haz copias del contrato de servicios de restauración para el equipo de intervención, abordando cualquier cuestión relacionada con los precios antes del evento. De ese modo, los equipos de restauración ya estarán familiarizados con el alcance total de la intervención y podrán distribuir y preparar el equipo.
• Se pueden establecer formas alternativas de contacto con el perito (además del teléfono de la oficina o el correo electrónico), por ejemplo, manteniendo una línea de comunicación abierta a través de mensajes de texto durante todo el evento.

El momento de prepararse para una posible catástrofe es ahora; no se trata de si ocurrirá, sino de cuándo ocurrirá. Prepararse puede parecer una tarea abrumadora y, sin duda, llevará algo de tiempo (y quizá dinero) garantizar que todo salga bien. Sin embargo, aunque siempre existe la esperanza de que resulte ser tiempo perdido, es mucho más probable que sea tiempo bien empleado.

Esta entrada de blog es la segunda entrega de una serie en la que nuestros expertos destacan medidas prácticas de adaptación y reconstrucción para entidades públicas antes, durante y después de un evento. No te pierdas la tercera entrada, que publicaremos próximamente.