Préparer votre entité publique à une catastrophe? Voici par où commencer.

Par Meredith Campbell, ajusteuse générale exécutive

Dans la première partie de cette série de blogues, nous avons discuté de l’importance de se préparer à une catastrophe avant qu’elle ne survienne — ce qui nécessite un examen approfondi, une réévaluation et une replanification. Pour certains organismes publics (EP), le sujet a suscité la conversation, mais a été oublié involontairement.

Les conséquences de renoncer à la préparation

« Tant qu’il y a une politique en place, tout ira bien, non? » Ensuite, vous allumez les nouvelles : le météorologue parle d’une tempête potentielle avec 20% de chances de développement. Bien que les chances soient minces, quelques jours plus tard, c’est un ouragan de catégorie deux qui prend de l’ampleur en traversant l’océan. Les projections montrent des touches à terre le long des côtes de l’Atlantique et du golfe. Encore une fois, ne t’inquiète pas puisque ce sera un événement côtier. Pas un problème pour une entité publique située à plusieurs centaines de milles à l’intérieur des terres. Ou pas?

À mesure que l’ouragan s’intensifie à une catégorie quatre, les modèles ont commencé à se serrer — maintenant une force forte jusqu’à son arrivée au Canada. Une vague de panique et de regrets commence à s’installer en vous rappelant la table ronde qui aurait dû avoir lieu il y a des semaines. À ce stade, le temps de bien élaborer une stratégie est révolu. Toute augmentation ou ajout à la couverture ou à l’énoncé des valeurs (SOV) peut ne pas être accepté si un péril est déjà imminent. Le gouverneur a déclaré l’état d’urgence avant la tempête, et des commerces commencent à fermer et à se refermer, y compris le bureau de l’agent local.

Un plan de dernière minute vaut mieux que pas de plan

Entre les visites à l’épicerie et au magasin de bricolage, prévoyez du temps pour vous réunir avec toutes les parties prenantes internes disponibles. Planifier à la dernière minute vaut mieux que rien du tout. Si rien d’autre :

• Prenez toutes les préparations nécessaires pour construire des structures, comme les barricadages ou la pose de sacs de sable.
• Coupez et débranchez les appareils électroniques et les gros composants électriques pour éviter les dommages causés par surtensions.
• Déplacez les objets de grande valeur loin des fenêtres.
• Identifiez un point de contact pour l’assurance. C’est cette personne qui fera la réclamation et interagira directement avec l’expert en sinistres et son équipe. Toutes les informations iront à cette personne, éliminant ainsi un jeu de téléphone.
• Si possible, divisez les grandes propriétés en équipes de triage plus petites. Une fois la tempête passée, effectuez des inspections en voiture des propriétés clés afin d’alerter immédiatement l’expert en sinistres de tout problème grave.
• Établissez une collecte partagée pour des photos du personnel. Prévoyez d’en prendre plus que ce dont vous pensez avoir besoin.

S’il y avait eu un comité de planification pour examiner les politiques actuelles à l’avance, le plan aurait légèrement différé. Bien sûr, les préparatifs physiques ci-dessus resteraient les mêmes, mais au lieu de se précipiter pour créer une stratégie, les organisations pourraient :

• Organisez une rencontre avec l’expert en sinistres désigné, le gestionnaire de projet de restauration et le point de contact désigné.
• Faites des copies de l’entente de service de restauration pour l’équipe d’ajustement, afin de régler tout problème de prix avant l’événement. Ainsi, les équipes de restauration seraient déjà au courant de l’exposition potentielle globale, de l’allocation et de la mise en place de l’équipement.
• D’autres moyens de contact (au-delà du téléphone ou courriel du bureau) peuvent être établis avec l’expert en sinistres, peut-être en maintenant une ligne de communication ouverte par messages texte tout au long de l’événement.

Le moment de se préparer à une catastrophe potentielle est maintenant; Ce n’est pas une question de si, mais de quand une catastrophe va frapper. La préparation semble être une tâche intimidante, et certes, il faudra du temps (et peut-être de l’argent) pour assurer le succès. Cependant, même s’il y a toujours l’espoir que ce soit du temps perdu, il est beaucoup plus probable que ce soit du temps bien investi.

Ce blogue est le deuxième volet d’une série où nos experts mettent en lumière l’ajustement et la reconstruction pratiques avant l’événement, l’événement et l’après-événement pour les entités publiques. Restez à l’écoute pour le troisième blogue, qui arrive bientôt.