Par Meredith Campbell, experte en sinistres de l’exécutif général
Dans la première partie de cette série de blogs, nous avons discuté de l’importance de se préparer à une catastrophe avant qu’elle ne frappe - ce qui nécessite un examen approfondi, une réévaluation et une replanification. Pour certaines entités publiques (ES), le sujet a suscité une conversation, mais a été involontairement oublié.
Les conséquences de la préparation précédente
« Tant qu’il y aura une politique en place, tout ira bien, n’est-ce pas ? » Ensuite, vous allumez les nouvelles : le météorologue parle d’une tempête potentielle avec une chance de développement de 20%. Bien que les chances soient minces, plusieurs jours plus tard, c’est un ouragan de catégorie deux qui gagne en force en traversant l’océan. Les projections montrent un atterrissage tout le long des côtes de l’Atlantique et du golfe. Encore une fois, vous ne vous inquiétez pas car ce sera un événement côtier. Ce n’est pas un problème pour une entité publique à plusieurs centaines de kilomètres à l’intérieur des terres. Ou le fera-t-il ?
Alors que l’ouragan s’intensifie pour atteindre la catégorie quatre, les modèles ont commencé à se resserrer , maintenant une force forte jusqu’à ce qu’il atteigne le Canada. Une vague de panique et de regret commence à s’installer alors que vous vous souvenez de la table ronde qui aurait dû avoir lieu il y a des semaines. À ce stade, le temps de bien élaborer des stratégies est révolu. Toute augmentation ou tout ajout à la couverture ou à la déclaration de valeurs (VS) peut ne pas être accepté si un péril se profile déjà. Le gouverneur a émis l’état d’urgence avant la tempête, et les entreprises commencent à fermer et à embarquer, y compris le bureau de l’agent local.
Un plan de dernière minute vaut mieux que pas de plan
Entre les visites à l’épicerie et au magasin de rénovation domiciliaire, construisez à temps pour vous réunir à nouveau avec tous les intervenants internes disponibles. Une planification de dernière minute vaut mieux que pas du tout. Si rien d’autre :
- Prenez tous les préparatifs nécessaires pour construire des structures, comme l’embarquement ou la mise en place de sacs de sable.
- Éteignez et débranchez l’électronique et les gros composants électriques pour éviter les dommages causés par les surtensions.
- Éloignez les objets de grande valeur des fenêtres.
- Identifiez un point de contact d’assurance. Ce sera la personne qui déposera la réclamation et interagira directement avec l’expert en sinistres et l’équipe. Toutes les informations iront à et par cette personne, éliminant ainsi un jeu de téléphone.
- Si possible, divisez les principales propriétés en équipes de triage plus petites. Une fois la tempête passée, effectuez des inspections au volant des propriétés clés pour alerter immédiatement l’expert de tout problème grave.
- Établissez un lecteur partagé pour les photos du personnel. Prévoyez de prendre plus que ce dont vous pensez avoir besoin.
S’il y avait eu un comité de planification mis sur pied pour examiner les politiques actuelles à l’avance, le plan serait légèrement différent. Bien sûr, les préparatifs physiques ci-dessus resteraient les mêmes, mais au lieu de se précipiter pour créer une stratégie, les organisations pourraient :
- Organisez une réunion avec l’expert désigné, le gestionnaire de projet de restauration et le point de contact désigné.
- Faites des copies de l’accord de service de restauration pour l’équipe d’ajustement, en abordant tout problème de prix avant l’événement. De cette façon, les équipes de restauration seraient déjà familiarisés avec l’exposition potentielle globale, l’allocation et l’équipement de mise en scène.
- D’autres méthodes de contact (au-delà du téléphone de bureau ou du courrier électronique) peuvent être établies avec l’expert en sinistres, peut-être en gardant une ligne de communication ouverte par sms tout au long de l’événement.
C’est maintenant qu’il faut se préparer à une catastrophe potentielle ; ce n’est pas une question de si, mais quand une catastrophe va frapper. La préparation semble être une tâche ardue, et bien sûr, il faudra un certain temps (et peut-être de l’argent) pour assurer le succès. Cependant, bien qu’il y ait toujours de l’espoir que ce sera du temps perdu, il est beaucoup plus probable que ce soit du temps bien dépensé.
Ce blog est le deuxième volet d’une série où nos experts mettent en évidence l’ajustement et la reconstruction réalisables avant, événement et post-événement pour les entités publiques. Restez à l’écoute pour le troisième blog, qui arrive bientôt.