Door Meredith Campbell, uitvoerend algemeen aanpasser
In deel één van deze blogserie bespraken we hoe belangrijk het is om je voor te bereiden op een ramp voordat deze toeslaat. Voor sommige publieke entiteiten (PE's) heeft het onderwerp een gesprek op gang gebracht, maar is het onbedoeld vergeten.
De gevolgen van het niet voorbereiden
"Zolang er een beleid is, komt alles goed, toch?" Dan zet je het nieuws aan: de meteoroloog heeft het over een potentiële storm met een kans van 20% op ontwikkeling. Hoewel de kans klein is, is het een paar dagen later een orkaan van categorie twee die steeds sterker wordt terwijl hij de oceaan oversteekt. Prognoses geven aan dat de storm aan land komt langs de Atlantische Oceaan en de Golf. Nogmaals, je hoeft je geen zorgen te maken omdat het een kustgebeurtenis is. Geen probleem voor een overheidsinstantie enkele honderden kilometers landinwaarts. Of toch wel?
Terwijl de orkaan intensiveert tot een categorie vier, beginnen de modellen aan te scherpen - de orkaan behoudt een sterke kracht totdat hij Canada bereikt. Een golf van paniek en spijt breekt aan als je terugdenkt aan het rondetafelgesprek dat weken geleden had moeten plaatsvinden. Op dit moment is de tijd om een goede strategie uit te stippelen voorbij. Verhogingen of toevoegingen aan de dekking of waardeverklaringen (SOV's) worden mogelijk niet geaccepteerd als er al een gevaar dreigt. De gouverneur heeft de noodtoestand afgekondigd in de aanloop naar de storm en bedrijven beginnen te sluiten en dicht te timmeren, inclusief het kantoor van de lokale agent.
Een last-minute plan is beter dan geen plan
Bouw tussen de ritjes naar de kruidenier en de bouwmarkt door tijd in om alle beschikbare interne belanghebbenden opnieuw te ontmoeten. Plannen op het laatste moment is beter dan helemaal geen planning. Als er niets anders is:
- Tref de nodige voorbereidingen voor het bouwen van constructies, zoals beschoeiing of het plaatsen van zandzakken.
- Schakel elektronica en grote elektrische onderdelen uit en haal de stekker uit het stopcontact om schade door piekspanningen te voorkomen.
- Plaats waardevolle spullen uit de buurt van ramen.
- Stel een contactpersoon voor de verzekering aan. Dit is de persoon die de claim indient en rechtstreeks contact onderhoudt met de schaderegelaar en het team. Alle informatie gaat naar en via deze persoon, waardoor een telefoonspelletje overbodig wordt.
- Verdeel, indien mogelijk, grote eigendommen in kleinere triageteams. Als de storm voorbij is, voer dan inspecties uit van de belangrijkste eigendommen om de aanpasser onmiddellijk te waarschuwen voor ernstige problemen.
- Maak een gedeelde schijf voor personeelsfoto's. Maak meer foto's dan je denkt nodig te hebben.
Als er een planningscommissie was ingesteld om het huidige beleid van tevoren te bekijken, zou het plan enigszins verschillen. Natuurlijk zouden de bovenstaande fysieke voorbereidingen hetzelfde blijven, maar in plaats van overhaast een strategie op te stellen, zouden organisaties dat kunnen doen:
- Organiseer een vergadering met de aangewezen schaderegelaar, restauratieprojectmanager en aangewezen contactpersoon.
- Maak kopieën van de overeenkomst voor de restauratiedienst voor het aanpassingsteam en bespreek eventuele prijskwesties vóór het evenement. Op die manier zijn de herstelteams al bekend met de algehele potentiële blootstelling, de toewijzing en de opstelling van apparatuur.
- Er kunnen alternatieve contactmethoden (naast de telefoon op kantoor of e-mail) worden vastgesteld met de afsteller, bijvoorbeeld door een open communicatielijn te houden via sms-berichten tijdens het hele evenement.
De tijd om je voor te bereiden op een mogelijke ramp is nu; het is niet een kwestie van of, maar wanneer een ramp zal toeslaan. Voorbereiding klinkt als een ontmoedigende taak, en het zal zeker wat tijd (en misschien geld) kosten om succes te verzekeren. Maar hoewel er altijd hoop is dat het verspilde tijd is, is het veel waarschijnlijker dat het goed bestede tijd is.
Deze blog is de tweede aflevering in een serie waarin onze experts de nadruk leggen op uitvoerbare aanpassingen en wederopbouw voor openbare instanties voorafgaand aan, tijdens en na een evenement. Blijf kijken voor de derde blog, die binnenkort verschijnt.