Por Meredith Campbell, avaliadora geral executiva
Na primeira parte desta série do blog, discutimos a importância de se preparar para um desastre antes que ele ocorra, o que requer uma análise minuciosa, reavaliação e replanejamento. Para algumas entidades públicas (EPs), o tópico gerou conversas, mas foi involuntariamente esquecido.
As consequências da falta de preparação
"Desde que haja uma política em vigor, tudo ficará bem, certo?" Então você liga o noticiário: o meteorologista está falando sobre uma possível tempestade com 20% de chance de desenvolvimento. Embora as chances sejam pequenas, vários dias depois, é um furacão de categoria dois que ganha força ao cruzar o oceano. As projeções mostram a ocorrência de landfall em toda a costa do Atlântico e do Golfo. Novamente, você não se preocupa, pois será um evento costeiro. Não é um problema para uma entidade pública que fica a centenas de quilômetros do interior. Ou será que vai?
À medida que o furacão se intensifica para a categoria quatro, os modelos começam a se fortalecer - mantendo uma força forte até chegar ao Canadá. Uma onda de pânico e arrependimento começa a se instalar quando você se lembra da mesa redonda que deveria ter sido realizada semanas atrás. A essa altura, o tempo para traçar uma estratégia adequada já passou. Quaisquer aumentos ou acréscimos de cobertura ou declaração de valores (SOVs) podem não ser aceitos se um perigo já estiver se aproximando. O governador decretou estado de emergência antes da tempestade, e as empresas estão começando a fechar e a fechar as portas, inclusive o escritório do agente local.
Um plano de última hora é melhor do que nenhum plano
Entre as idas ao supermercado e à loja de materiais de construção, reserve um tempo para se reunir com todas as partes interessadas internas disponíveis. O planejamento de última hora é melhor do que nenhum. Se não houver mais nada:
- Faça todos os preparativos necessários para a construção de estruturas, como colocar tábuas ou sacos de areia.
- Desligue e desconecte eletrônicos e componentes elétricos grandes para evitar danos causados por surtos.
- Afaste os itens de alto valor das janelas.
- Identifique um ponto de contato com o seguro. Essa será a pessoa que registrará o sinistro e interagirá diretamente com o perito e a equipe. Todas as informações serão enviadas para essa pessoa e por meio dela, eliminando o jogo telefônico.
- Se possível, divida as propriedades principais em equipes de triagem menores. Depois que a tempestade passar, faça inspeções de carro nas principais propriedades para alertar imediatamente o avaliador sobre qualquer problema sério.
- Estabeleça uma unidade compartilhada para as fotos da equipe. Planeje tirar mais fotos do que você acha que vai precisar.
Se tivesse sido criado um comitê de planejamento para analisar as políticas atuais com antecedência, o plano seria um pouco diferente. Certamente, os preparativos físicos acima permaneceriam os mesmos, mas, em vez de se apressar para criar uma estratégia, as organizações poderiam:
- Organize uma reunião com o avaliador nomeado, o gerente do projeto de restauração e o ponto de contato designado.
- Faça cópias do contrato de serviço de restauração para a equipe de ajuste, abordando quaisquer questões de preço antes do evento. Dessa forma, as equipes de restauração já estariam familiarizadas com a exposição potencial geral, alocando e preparando os equipamentos.
- Métodos alternativos de contato (além do telefone ou e-mail do escritório) podem ser estabelecidos com o regulador, talvez mantendo uma linha aberta de comunicação por meio de mensagens de texto durante todo o evento.
O momento de se preparar para um possível desastre é agora; não é uma questão de "se", mas de "quando" uma catástrofe ocorrerá. A preparação parece ser uma tarefa assustadora e, com certeza, levará algum tempo (e talvez dinheiro) para garantir o sucesso. No entanto, embora sempre haja a esperança de que seja tempo perdido, é muito mais provável que seja tempo bem gasto.
Este blog é a segunda parte de uma série em que nossos especialistas destacam os ajustes e a reconstrução que podem ser feitos antes, durante e após o evento para entidades públicas. Fique atento ao terceiro blog, que será publicado em breve.