Preparando sua entidade pública para uma catástrofe? Veja por onde começar.

Por Meredith Campbell, ajustadora geral executiva

Naprimeira partedesta série de blogs, discutimos a importância de se preparar para um desastre antes que ele aconteça — o que requer uma revisão completa, reavaliação e replanejamento. Para algumas entidades públicas (EPs), o tema gerou discussão, mas acabou sendo esquecido involuntariamente.

As consequências de não se preparar

“Desde que haja uma política em vigor, tudo ficará bem, certo?” Então você liga a TV para assistir ao noticiário: o meteorologista está falando sobre uma possível tempestade com 20% de chance de se formar. Embora as chances sejam pequenas, vários dias depois, é um furacão de categoria dois ganhando força ao cruzar o oceano. As projeções mostram que ele atingirá toda a costa do Atlântico e do Golfo. Mais uma vez, você não se preocupa, pois será um evento costeiro. Não é um problema para uma entidade pública a várias centenas de quilômetros no interior. Ou será?

À medida que o furacão se intensifica para a categoria quatro, os modelos começam a se estreitar — mantendo uma força forte até chegar ao Canadá. Uma onda de pânico e arrependimento começa a se instalar quando você se lembra da mesa redonda que deveria ter ocorrido semanas atrás. A essa altura, o tempo para traçar uma estratégia adequada já passou. Quaisquer aumentos ou acréscimos à cobertura ou declaração de valores (SOVs) podem não ser aceitos se um perigo já estiver iminente. O governador declarou estado de emergência antes da tempestade, e as empresas estão começando a fechar e se proteger, incluindo o escritório do agente local.

Um plano de última hora é melhor do que nenhum plano

Entre as idas ao supermercado e à loja de materiais de construção, reserve um tempo para se reunir novamente com todas as partes interessadas internas disponíveis. Um planejamento de última hora é melhor do que nenhum planejamento. Se nada mais for possível:

• Tome todas as medidas necessárias para proteger as estruturas, como tapar janelas com tábuas ou colocar sacos de areia.
• Desligue e desconecte os aparelhos eletrônicos e componentes elétricos de grande porte para evitar danos causados por picos de energia.
• Afaste os itens de alto valor das janelas.
• Identifique um ponto de contato para o seguro. Essa será a pessoa responsável por registrar a reclamação e interagir diretamente com o avaliador e a equipe. Todas as informações serão encaminhadas a essa pessoa, eliminando o risco de erros na transmissão.
• Se possível, divida as propriedades principais em equipes de triagem menores. Assim que a tempestade passar, faça inspeções rápidas nas propriedades principais para alertar imediatamente o avaliador sobre quaisquer problemas graves.
• Crie uma unidade compartilhada para as fotos da equipe. Planeje tirar mais fotos do que você acha que vai precisar.

Se tivesse sido criado um comitê de planejamento para revisar as políticas atuais com antecedência, o plano seria um pouco diferente. É claro que os preparativos físicos acima permaneceriam os mesmos, mas em vez de se apressar para criar uma estratégia, as organizações poderiam:

• Organize uma reunião com o avaliador nomeado, o gerente do projeto de restauração e o ponto de contato designado.
• Faça cópias do contrato de serviço de restauração para a equipe de ajuste, abordando quaisquer questões relacionadas a preços antes do evento. Dessa forma, as equipes de restauração já estarão familiarizadas com a exposição potencial geral, alocando e preparando os equipamentos.
• Podem ser estabelecidos métodos alternativos de contato (além do telefone do escritório ou e-mail) com o avaliador, talvez mantendo uma linha de comunicação aberta por meio de mensagens de texto durante todo o evento.

O momento de se preparar para um possível desastre é agora; não é uma questão de se, mas de quando uma catástrofe ocorrerá. A preparação parece uma tarefa difícil e, com certeza, levará algum tempo (e talvez dinheiro) para garantir o sucesso. No entanto, embora sempre haja a esperança de que seja tempo perdido, é muito mais provável que seja tempo bem gasto.

Este blog é a segunda parte de uma série em que nossos especialistas destacam ajustes e reconstruções viáveis antes, durante e após eventos para entidades públicas. Fique ligado para o terceiro blog, que será publicado em breve.