Beurlaubung

Wichtigste Erkenntnisse

Das Volumen der unbezahlten Freistellungen ging im Jahr 2023 um 2,3 % zurück, verglichen mit dem Rekordhoch im Januar 2022, das durch einen beispiellosen Anstieg der COVID-bedingten Anträge verursacht worden war. 

Das Volumen und die Vorfallquote gingen im Jahr 2022 rasch zurück und stabilisierten sich bis ins Jahr 2023 hinein, was zu einem Rückgang der Gesamtvorfallquote von 17,1 % (2022) auf 15,3 % (2023) führte. Ohne Berücksichtigung der COVID-bedingten Abwesenheiten lag die Vorfallquote bei unbezahlten Abwesenheiten im Jahr 2023 um 0,3 % unter dem Wert von 2022. 

Die Art der gemeldeten Abwesenheiten verlagert sich von „sonstigen“ Abwesenheiten (zu denen auch COVID-bedingte Sonderfreistellungen gehören) hin zu krankheits- und familienbedingten Abwesenheiten der Mitarbeiter. Trauerfreistellungen nehmen zu – sie machen mittlerweile 11,5 % der betrieblichen Abwesenheiten aus, gegenüber 5,5 % im Jahr 2022.

Die Genehmigungsquote für FMLA-Beurlaubungen sank im Jahr 2023 weiter und setzte damit einen seit drei Jahren anhaltenden Trend fort. Im Jahr 2022 wurden 68,4 % der Beurlaubungsanträge genehmigt, im Jahr 2023 sank dieser Anteil auf 67,4 %. Der Anstieg der Ablehnungen ist in erster Linie auf fehlende oder unvollständige Bescheinigungen sowie eine unzureichende Betriebszugehörigkeit zurückzuführen. 

Die Dauer der genehmigten Abwesenheiten (LOAL) stieg bei zusammenhängenden Abwesenheiten um 13,8 %. Dies ist in erster Linie auf krankheitsbedingte Abwesenheiten der Mitarbeiter zurückzuführen, die im Vergleich zu 2022 um sieben Tage zunahmen. Die Dauer der sporadischen Abwesenheiten stieg im Vergleich zum Vorjahr um 5 %. Die Inanspruchnahme sporadischer Abwesenheiten stieg sowohl bei krankheitsbedingten als auch bei familienbedingten Abwesenheiten gleichermaßen an.

Das Volumen der bezahlten Freistellungen nimmt weiter zu. Das Volumen der neuen Anträge stieg im Jahr 2023 um 1,6 % gegenüber 2022, das seinerseits bereits um 19,6 % gegenüber 2021 gestiegen war. Der Anstieg im Jahr 2023 war größtenteils auf gesetzliche Freistellungen zurückzuführen.

Der bezahlte Familienurlaub in Kalifornien (CAPFL) und der bezahlte Familienurlaub in New York (NYPFL) machen mit 38,1 % bzw. 52,9 % weiterhin den Großteil der Anträge auf gesetzlich vorgeschriebenen bezahlten Urlaub aus. Die Antragsquote für NYPFL stieg um 0,5 %, während die CAPFL-Antragsquote im Vergleich zum Vorjahr unverändert blieb. 

Unbezahlter Urlaub

Zahl der neuen Fälle

Es ist normal, dass die Zahl der neuen Fälle im ersten Quartal eines neuen Jahres leicht ansteigt, da bei Plänen, die sich nach dem Kalenderjahr richten, zum Jahreswechsel möglicherweise ein neuer Fall eröffnet werden muss. Zwar war im Januar 2023 ein leichter Anstieg zu verzeichnen, doch blieb das Gesamtvolumen stabil, und es wurden keine nennenswerten Spitzenwerte beobachtet. Die Vorfallraten gingen im Jahr 2023 zurück, wobei die Rate für kontinuierliche Vorfälle bei 8,8 % und die für intermittierende Vorfälle bei 6,4 % lag.

Die Vorfallraten bei unbezahlten Freistellungen stiegen 2020 zu Beginn der Pandemie sprunghaft an. In den letzten drei Jahren gingen die Vorfallraten langsam zurück. Das Jahr 2023 entspricht eher dem Jahr 2019, in dem die kontinuierliche Vorfallrate bei 8,2 % lag. 

Neue Akten nach Fallart

Die Zahl der zeitweiligen krankheitsbedingten Abwesenheiten von Mitarbeitern stieg im Jahr 2023 im Vergleich zu den Vorjahren an, was zu einer Differenz von 33 % zwischen zeitweiligen und durchgehenden Abwesenheiten führte. Bei den Familienurlauben verlagerte sich das Verhältnis leicht zugunsten zeitweiliger Abwesenheiten gegenüber durchgehenden.

Neue Blätter nach Alter

Das Durchschnittsalter der Antragsteller, die einen eigenständigen Urlaub beantragen, ist in den letzten drei Jahren relativ konstant geblieben. Im Jahr 2023 war ein leichter Anstieg bei den Antragstellern über 55 sowie ein leichter Anstieg bei den Antragstellern unter 25 zu verzeichnen; beide Veränderungen lagen unter 1 %.

Gründe für die Ablehnung eines Urlaubsantrags

Die Bewilligungsquote bei FMLA-Anträgen ist in den letzten drei Jahren jeweils gesunken. Sie lag 2021 bei 68,9 %, 2022 bei 66,5 % und 2023 bei 66,3 %. 

Der häufigste Grund für die erstmalige Ablehnung eines Antrags auf Freistellung war eine fehlende oder unvollständige Bescheinigung; dieser Trend ist auch bei Anträgen auf Erwerbsunfähigkeitsleistungen zu beobachten. Da Antragsteller Schwierigkeiten haben, Zugang zu medizinischer Versorgung zu erhalten oder den Umgang mit Telemedizin zu erlernen, nimmt die Zahl der Fälle zu, in denen Bescheinigungen fehlen oder unvollständig sind.

Die Zahl der Ablehnungen aufgrund der geleisteten Arbeitsstunden ging von über 50 % im Jahr 2021 auf nur noch 41 % im Jahr 2023 zurück. Dieser Rückgang war darauf zurückzuführen, dass mehr Arbeitgeber ihre internen Richtlinien angepasst haben, sowie auf die Auswirkungen des Trends zur Umstrukturierung der Belegschaft, der sich von 2021 bis 2023 vollzogen hat.

Branchentrends

Das Volumen der isolierten Abwesenheiten nimmt in allen Branchen ab und stabilisiert sich. Dies ist in erster Linie auf den Rückgang der COVID-bedingten Abwesenheiten zurückzuführen. Der Einzelhandel verzeichnete mit 9,9 % gegenüber 2022 den stärksten Rückgang, was auf einen deutlichen Rückgang der COVID-Inzidenzrate in diesem Sektor zurückzuführen ist. Die COVID-Inzidenzrate im Einzelhandel lag 2021 bei 4,2 % und sank 2022 auf 1,8 %.

Die Fluktuationsraten sind in allen Branchen rückläufig, mit Ausnahme des Finanz- und Dienstleistungssektors. 

Bezahlter Urlaub

Neues Schadenvolumen

Die Zahl der Anträge auf bezahlten Urlaub stieg im Jahr 2022 im Vergleich zu 2021 um 19 %; im Jahr 2023 war jedoch nur ein leichter Anstieg (um 1,6 %) zu verzeichnen. Die Zahl der Anträge auf gesetzlich vorgeschriebenen bezahlten Urlaub stieg um 8,6 %, wobei weniger als 1 % der Anträge auf die neu eingeführten staatlichen Urlaubs benefits s zurückzuführen waren. Da mehrere neue Bundesstaaten bezahlten Urlaub vorschreiben, ist mit einem weiteren Anstieg der Anträge auf gesetzlich vorgeschriebenen bezahlten Urlaub zu rechnen. 

Bezahlter Urlaub

Die Gesamtdauer stieg von 2022 bis 2023 um 9,9 %, was auf einen Anstieg der COVID-bedingten Anträge zurückzuführen war. Im ersten Quartal 2022 kam es zu einem starken Anstieg der COVID-bedingten Abwesenheiten. Dies führte zu einem Rückgang der durchschnittlichen Dauer, da COVID-bedingte Abwesenheiten in der Regel weniger als 10 Tage betragen. Dieser Trend setzte sich nach dem ersten Quartal 2022 nicht fort, und die Werte kehrten auf ein normales Niveau zurück.

Gesetzlich vorgeschriebene bezahlte Freistellungen

Der bezahlte Familienurlaub in Washington (WAPFL) wurde 2020 eingeführt, der bezahlte Familienurlaub in Massachusetts (MAPFL) im Jahr 2021. Die Zahl der Beschäftigten in Washington ist gering; daher hatte das WAPFL keine nennenswerten Auswirkungen auf die Gesamtzahlen zum bezahlten Urlaub. Im Jahr 2022 trat der bezahlte Familienurlaub in Connecticut (CTPFL) in Kraft; ähnlich wie beim WAPFL ist das Volumen jedoch außerordentlich gering. 

In Kalifornien sanken die Laufzeiten um 4,2 % und die durchschnittlichen Kosten stiegen um 1,8 %. In New York stiegen die Laufzeiten um 3,8 % und die durchschnittlichen Kosten um 11,2 %. Da die Löhne im Jahr 2023 stiegen, stiegen auch die Kosten pro Schadensfall in diesen beiden Bundesstaaten, in denen die Löhne deutlich über dem US-Durchschnitt liegen. 

Zukünftige Überlegungen

Ausweitung der Regelungen zum bezahlten Urlaub

Bezahlter Urlaub bietet finanzielle Unterstützung (und manchmal auch Arbeitsplatzsicherheit), wenn ein Arbeitnehmer aufgrund der Betreuung eines Kindes oder eines Angehörigen eine Auszeit von der Arbeit nehmen muss. Zwar arbeitet derzeit eine Arbeitsgruppe im Kongress an einer parteiübergreifenden Lösung auf Bundesebene, doch ist es angesichts der derzeitigen Zusammensetzung des Kongresses unwahrscheinlich, dass ein Gesetz über bezahlten Urlaub auf Bundesebene verabschiedet wird. Daher führen die Bundesstaaten weiterhin Programme für bezahlten Urlaub ein und bauen diese aus.

Hier ist eine Liste der jüngsten Umsetzungen und Erweiterungen:

Bezahlter Familien- und Krankenurlaub in Washington (WA PFML): Ab dem 1. Januar 2025 haben alle betroffenen Parteien Zugang zu bestimmten Unterlagen und Informationen im Zusammenhang mit dem Antrag eines Arbeitnehmers auf bezahlten Familien- oder Krankenurlaub, darunter die Art des genommenen Urlaubs, die Dauer des Urlaubs sowie die Frage, ob dem Arbeitnehmer der Urlaub genehmigt und eine Vergütung gewährt wurde benefits. Diese Gesetzesänderung in Washington definiert den Begriff „betroffene Partei“ als aktuellen Arbeitgeber, den externen Verwalter eines aktuellen Arbeitgebers oder einen Arbeitnehmer.

Bezahlter Familienurlaub in Kalifornien (PFL) und staatliche Erwerbsunfähigkeitsversicherung (SDI): Bei PFL- und SDI-Anträgen, die am oder nach dem 1. Januar 2025 gestellt werden, erhalten Personen, deren Einkommen 70 % oder weniger des staatlichen durchschnittlichen Quartalslohns (SAWW) beträgt, eine Leistung in Höhe von bis zu 90 % des durchschnittlichen Wochenlohns (AWW). Personen, die mehr als 70 % des staatlichen durchschnittlichen Quartalslohns verdienen, erhalten eine Leistung in Höhe von bis zu 63 % des AWW.

Maryland hat am 9. April 2022 ein Versicherungsprogramm für Familien- und Krankenurlaub verabschiedet, das am 1. Januar 2026 in Kraft tritt.

Delaware hat am 10. Mai 2022 den „Delaware Healthy Families Act“ verabschiedet, der am 1. Januar 2026 in Kraft treten wird.

Minnesota hat am 25. Mai 2023 ein Gesetz über bezahlten Familien- und Krankenurlaub verabschiedet, das am 1. Januar 2026 in Kraft tritt.

Der Bundesstaat Maine hat am 11. Juli 2023 ein Gesetz über bezahlten Familien- und Krankenurlaub verabschiedet, das am 1. Mai 2026 in Kraft tritt.

Der Gouverneur von New York hat vorgeschlagen, die New Yorker Erwerbsunfähigkeits benefits en so anzuheben, dass sie den Leistungen des bezahlten Familienurlaubs für die ersten 12 Wochen der krankheitsbedingten Abwesenheit entsprechen. Anspruchsberechtigte Arbeitnehmer würden 67 % ihres durchschnittlichen Wochenverdienstes (AWW) erhalten, wobei die Obergrenze bei 67 % des durchschnittlichen Wochenverdienstes (SAWW) liegt, sobald die Regelung nach fünf Jahren vollständig umgesetzt ist. Da es sich um einen Vorschlag handelt, gibt es noch keinen Termin für die Umsetzung.

Im Rahmen jüngster staatlicher Programme wurde eine zweiteilige (und in manchen Fällen dreiteilige) Formel eingeführt, die Niedriglohnempfängern einen höheren Prozentsatz des Lohnersatzes gewährt. Damit sollte Menschen geholfen werden, die in größerer finanzieller Unsicherheit leben. Dieser Trend begann in Washington, wo Niedriglohnempfängern 90 % ihres Einkommens gewährt wurden. Minnesota und Maryland werden ebenso verfahren, wenn ihre „ benefits “ im Jahr 2026 in Kraft treten. 

Bundesländer mit der mehrteiligen Formel und der Prozentsatz des Lohnersatzes, den sie Geringverdienern gewähren:

Im Allgemeinen geht der Trend dahin, den Begriff „Familienangehöriger“ immer weiter zu fassen. Kürzlich verabschiedete Gesetze erweitern die Definition des Familienangehörigen über Eltern, Ehepartner und Kinder hinaus und schließen Großeltern, Enkelkinder, Geschwister, Schwiegereltern und Lebenspartner ein. Noch wichtiger und großzügiger ist, dass in sechs Bundesstaaten zur Familie auch eine Person gehört, „mit der der Arbeitnehmer durch Blutsverwandtschaft oder Schwägerschaft verbunden ist“. Die Definitionen von Familienangehörigen nach „Blutsverwandtschaft oder Schwägerschaft“ gelten im Rahmen des PFML in Washington, der Familienurlaubsversicherung in New Jersey (NJ FLI), des FMLA und des bezahlten Urlaubs in Connecticut, des California Family Rights Act (CFRA), des bezahlten Urlaubs in Oregon sowie des FAMLI in Colorado. Interessanterweise haben sich sowohl Maryland als auch Delaware dafür entschieden, dem Trend dieser erweiterten Definition von Familienangehörigen nicht zu folgen. Minnesota und Maine behalten die „Blutsverwandtschaft oder Schwägerschaft“ als Teil ihrer PFML-Programme bei.

Bevorstehende Implementierungen und voraussichtliche neue Zustände

2023 war das erste Jahr, in dem zwei Bundesstaaten ihre Programme gleichzeitig umsetzten. Konkret trat das Gesetz über bezahlten Urlaub in Oregon ( benefits ) am 3. September 2023 in Kraft, während das FAMLI-Gesetz in Colorado ( benefits ) am 1. Januar in Kraft trat. Danach folgt unsere erste dreifache Einführung: Delaware, Maryland und Minnesota, die alle am 1. Januar 2026 an den Start gehen werden. Maine liegt etwas hinter dieser ersten Gruppe zurück und führt das Programm am 1. Mai 2026 ein. Das bedeutet, dass im Jahr 2026 vier neue Programme für bezahlten Familien- und Krankenurlaub in Kraft treten werden. Arbeitgeber kennen die Herausforderungen, die die Umsetzung von PFML in einem Bundesstaat für ihre Mitarbeiter mit sich bringt; wenn jedoch vier Bundesstaaten gleichzeitig in Kraft treten, entstehen ganz besondere Herausforderungen.

Wir beobachten außerdem Bundesstaaten, die Programme für gruppenversicherten bezahlten Familienurlaub verabschieden, die es einzelnen Versicherern ermöglichen, gruppenversicherte „ benefits “ im Rahmen von Gruppen-Berufsunfähigkeitsversicherungen anzubieten. Bislang haben sechs Bundesstaaten – Tennessee, Virginia, Florida, Texas, Alabama und Arkansas – dieses Modell verabschiedet. Es wird erwartet, dass Kentucky, North Carolina und Pennsylvania zu dieser Zahl hinzukommen könnten, was für Arbeitgeber wahrscheinlich eine Herausforderung darstellen wird. Die Versicherer könnten deutlich unterschiedliche Produktangebote haben, im Gegensatz zu den traditionellen PFML-Bundesstaaten, die über ein standardisiertes Angebot verfügen.

Trauerfall

Die Bundesstaaten führen weiterhin neue Trauerurlaubsregelungen ein. Mit Wirkung zum 1. Januar hat Illinois seine bestehenden Urlaubsregelungen um zwei neue Trauerurlaubsregelungen erweitert. Arbeitnehmer haben nun unter Umständen Anspruch auf bis zu zwei Wochen (10 Arbeitstage) unbezahlten Urlaub im Rahmen des bestehenden „Victims’ Economic Security and Safety Act“ (VESSA), da der Kreis der anspruchsbegründenden Ereignisse erweitert wurde. Darüber hinaus haben Arbeitnehmer im Rahmen des bestehenden „Illinois Family Bereavement Leave“ (Familien-Trauerurlaub in Illinois) nun Anspruch auf bis zu 12 Wochen (bei großen Arbeitgebern) bzw. sechs Wochen (bei kleinen Arbeitgebern) unbezahlten Urlaub, um den Verlust ihres Kindes durch Selbstmord oder Tötungsdelikt zu betrauern.

Der Anteil der Trauerfreistellungen im Rahmen von Nicht-FMLA- oder Militärfreistellungen betrug im Jahr 2020 lediglich 2,4 %; diese Zahl stieg im Laufe des Jahres 2023 auf 11,5 % an.

Sichere Blätter

Sowohl Oregon als auch Colorado haben in ihre künftigen Urlaubsgesetze eine Bestimmung aufgenommen, die es Arbeitnehmern ermöglicht, sich von der Arbeit freistellen zu lassen, um sich um die unmittelbaren Sicherheitsbedürfnisse und die Folgen von häuslicher Gewalt und/oder sexuellen Übergriffen zu kümmern. Das Programm für bezahlten Familien- und Krankenurlaub in Minnesota, das ab dem 1. Januar 2026 „ benefits “ (bezahlter Urlaub bei häuslicher Gewalt) vorsieht, wird diesen Urlaubsgrund ebenfalls umfassen. Zwar enthalten nicht alle Regelungen zum bezahlten Familienurlaub diese Bestimmung, doch gehen wir davon aus, dass dieser Urlaubsgrund in Zukunft häufiger diskutiert werden wird, wenn die Bundesstaaten die Einführung entsprechender Gesetze in Betracht ziehen.

Sabbatical

Früher galt das Sabbatical als Privileg ausschließlich von Bildungseinrichtungen, doch mittlerweile wird es immer häufiger genutzt, insbesondere da Unternehmen mit der „großen Kündigungswelle“ nach der Pandemie zu kämpfen haben. Ein Sabbatical ist eine längere Auszeit von der Arbeit, die bezahlt oder unbezahlt sein kann und in der Regel einen Monat bis zu einem Jahr dauert. Sabbaticals bieten Zeit zum Ausruhen, Reisen und zum Erlernen neuer Dinge. Wir gehen davon aus, dass immer mehr Kunden diese Leistung in ihr Angebot aufnehmen werden.