Los fondos comunes de riesgo, la cobertura del exceso y la importancia de la comunicación

Para las ciudades, los condados, los departamentos de policía y otros organismos públicos, formar parte de un consorcio de riesgos puede ofrecer numerosas ventajas en materia de seguros. En lo que respecta a las pólizas de cobertura complementaria y al apoyo, es fundamental que los equipos de recursos humanos y de gestión de riesgos comprendan las ventajas de la comunicación. 

Presentación de informes y mantenimiento de registros 

Para un organismo público, es fundamental notificar las reclamaciones a su aseguradora de cobertura excedente. La cobertura excedente ofrece límitesmás altospor encima de la franquicia o de la cobertura del consorcio primario. Los miembros de los consorcios de riesgo deben saber qué tipos de reclamaciones deben notificar según su póliza. También es importante poder localizar fácilmente la información de contacto de la aseguradora y las normas de gestión de reclamaciones.

A veces, conservar registros antiguos puede parecer innecesario, pero algunas reclamaciones de indemnización por accidentes laborales pueden prolongarse durante décadas, por lo que resulta necesario tener acceso a la información sobre coberturas adicionales y a los requisitos de presentación de informes de años anteriores. Cuando se producen cambios de personal, los detalles históricos de las coberturas pueden perderse durante la transición. Es útil conservar estos registros y asegurarse de que los equipos que se ocupan de las reclamaciones sepan cuáles son las distintas coberturas, dónde encontrarlas y cómo afectan al programa.

Mantener informados a los transportistas

La notificación de la actividad de siniestros a una aseguradora de exceso va más allá de informarles sobre tipos específicos de siniestros o aquellos que superan un determinado importe. Muchos de los hechos que deben comunicarse no están relacionados con siniestros concretos. Al cambiar a un nuevo sistema, es importante informar a la aseguradora de exceso para que pueda ayudar a transferir los datos de los siniestros y asegurarse de que todos los campos coincidan con su información actual. También deben comunicarse los cambios en los responsables y otros contactos.

Además, cuando se produce un evento catastrófico, es recomendable que los miembros del consorcio de riesgos se pongan en contacto con su aseguradora de exceso de cobertura lo antes posible. Esta puede servir de recurso y ayudar a los peritos y a los gestores de riesgos de los organismos públicos a tomar medidas para hacer frente a los eventos catastróficos antes de que la situación empeore.

Dificultades de comunicación

Para los miembros, problemas habituales como los informes de siniestros tardíos o redundantes, las notas inexactas y la falta de documentación en los expedientes pueden provocar retrasos. El desconocimiento de los niveles de autoridad para el pago de franquicias en el ámbito de la mutualización también puede afectar al proceso de liquidación de siniestros. Si el gestor de siniestros, el comité ejecutivo y el consejo de administración deben dar su aprobación para un acuerdo por un importe concreto, es posible que la agencia miembro no pueda obtener todas las aprobaciones a tiempo. Es esencial comprender los requisitos de comunicación y asegurarse de que los expedientes se comuniquen al nivel de exceso adecuado.

En el caso de los consorcios, entre los principales retos se encuentran las imprecisiones actuariales y de suscripción. Si no se notifican las reclamaciones, las aseguradoras y los administradores externos no disponen de datos fiables. Por lo general, los consorcios tienen la obligación de comunicar puntualmente las reclamaciones a las reaseguradoras, proporcionar datos fiables y cumplir los requisitos de su póliza. Cuando las agencias no mantienen informadas a sus aseguradoras de exceso, esto puede acarrear graves consecuencias financieras. Si observamos que se están produciendo reclamaciones, podemos destinar recursos a la agencia para respaldar este proceso. Para que los consorcios de riesgo funcionen, todos los miembros deben participar y cumplir los requisitos. Aquellos que no lo hagan pueden poner en peligro su pertenencia al consorcio.

Acceso a recursos excedentes

Las aseguradoras de exceso suelen contar con equipos de siniestros con experiencia en la gestión de siniestros de gran envergadura, y las entidades públicas pueden beneficiarse de sus conocimientos. Los miembros también pueden tener acceso a formación en control de riesgos, asistencia en la elaboración de propuestas y recomendaciones sobre proveedores de servicios. Además, es posible que algunas entidades no cuenten con personal con experiencia en el trato con los medios de comunicación o en la gestión de las repercusiones en las redes sociales que pueden producirse ante un siniestro catastrófico; en estos casos, los recursos de las aseguradoras de exceso pueden ofrecer apoyo entre bastidores para ayudarles a gestionar estas comunicaciones. 

Buenas prácticas

Es recomendable que los miembros del consorcio de riesgos traten los siniestros con sus aseguradoras de exceso de responsabilidad antes de que sea obligatorio notificarlos. Otro paso fundamental es familiarizarse con las normas de gestión de siniestros de la aseguradora de exceso de responsabilidad. También es importante saber qué no se debe hacer. No obligue a la aseguradora de exceso de responsabilidad a solicitar informes cada mes y, al facilitar información sobre los siniestros, no utilice la inteligencia artificial para generar un volcado de datos. Además, verifique los detalles en lugar de basarse en las notas de los peritos, las agencias o los gestores de riesgos. 

Asistencia especializada

En Sedgwick, nuestro equipo de consorcios se encarga de la supervisión diaria de los siniestros y la gestión de programas para entidades públicas, ayudándolas a gestionar eficazmente los riesgos y a controlar los costes para que puedan centrarse en servir a sus comunidades. Colaboramos con más de 3.000 entidades públicas, a las que ofrecemos servicios de gestión de siniestros, suscripción y control de riesgos adaptados a sus necesidades. Más información en sedgwick.com.