Por Julie Ross - diretora de desenvolvimento de negócios internacionais, proteção de marcas, Sedgwick International e autora convidada: Juliette VOGEL - Advogada, Ordem dos Advogados de Paris e sócia da HMN & Partners
A transformação das atividades econômicas nos últimos 25 anos foi impulsionada por vários fatores: mudanças na legislação, avanços tecnológicos, mudanças nos hábitos dos consumidores e as crescentes complexidades de uma abordagem globalizada das cadeias de suprimentos.
Nos últimos dois anos, houve vários casos de recalls de produtos em todas as áreas de atividade. Alguns incidentes que ocorreram em 2020 estão em andamento. Essas complexidades tornam difícil para as equipes internas gerenciar os fatores mencionados acima sem suporte externo. Elas também exigem preparação para lidar melhor com um incidente quando - e, de preferência, antes - de ocorrer um evento.
Preocupações geopolíticas em um clima em mudança
Em geral, a crise da COVID ainda está deixando rastros, enquanto as guerras estão tendo um impacto enorme na cadeia de suprimentos, especialmente em termos de produtos alimentícios e semicondutores. Os requisitos relacionados a meio ambiente, social e governança (ESG) estão se tornando cada vez mais importantes e exigem que as empresas enfrentem e se adaptem. Na Europa, os efeitos do Brexit também são palpáveis.
Mais especificamente em termos de recalls e retiradas de produtos, os avanços na busca por patógenos, os avanços tecnológicos, as regulamentações mais rígidas e a amplificação pelas redes sociais tornaram-se fatores importantes a serem considerados.
Estrutura legal e regulatória
Na União Europeia, a Diretiva Geral de Segurança de Produtos (GPSD) é aplicada desde 2001. Seu objetivo é garantir a segurança dos produtos para os consumidores. Os produtos usados em condições razoavelmente previsíveis não devem envolver riscos à saúde e à segurança.
O European Product Safety Business Alert Gateway foi criado para ajudar os produtores e distribuidores (de acordo com o Artigo 5(3) da DSGP) a notificar as autoridades nacionais nos Estados Membros de que um produto que eles colocaram no mercado é perigoso. Isso permite a coordenação das autoridades de supervisão nacionais, como a DGCCRF na França. Qualquer agente, produtor, distribuidor ou importador deve informar imediatamente as autoridades competentes assim que um produto for considerado perigoso. O caso deve ser encaminhado à autoridade de supervisão do país do operador em questão.
Deve-se observar que há casos especiais com autoridades de vigilância competentes específicas para determinados produtos, como a Direção Geral de Alimentos para produtos de origem animal, ou a Agência Nacional de Segurança de Medicamentos e Saúde (ANSM) para produtos de saúde. Algumas diretrizes setoriais também podem ser aplicadas à segurança de produtos específicos, como brinquedos, construção, cosméticos, produtos farmacêuticos, determinados produtos elétricos de baixa tensão etc.
Pode ser difícil para os operadores econômicos identificar se eles têm ou não a obrigação de notificar as autoridades sobre o risco identificado. Os problemas relacionados à qualidade funcional do produto e não à sua segurança não precisam ser notificados. A identificação de um risco baixo que pode ser controlado por ação corretiva imediata em lotes específicos retirados do mercado também não precisa ser notificada às autoridades. Por outro lado, um produto perigoso no mercado, cujos riscos são tais que medidas preventivas e corretivas devem ser implementadas, deve ser notificado imediatamente.
Por fim, a identificação de um risco grave à saúde e à segurança das pessoas será objeto de uma notificação imediata específica, denominada Sistema de Troca Rápida de Informações (RAPEX). Essa última qualificação é impactante porque levará a medidas corretivas muito rigorosas. Tradicionalmente, essas medidas envolvem o recall voluntário ou forçado de produtos ou sua retirada e a proibição de sua venda. Elas também podem assumir a forma de uma obrigação de reparar ou modificar produtos, afixar rotulagem específica neles ou destruí-los.
De qualquer forma, a prudência exige a assistência de um advogado local para garantir as obrigações legais e regulamentares aplicáveis em cada Estado-membro envolvido pelas notificações e medidas corretivas tomadas. É provável que cada Estado imponha obrigações adicionais aos operadores econômicos em termos de segurança do produto.
Preparação para uma situação de recall ou retirada de produto
Esse assunto complexo exige uma coordenação cuidadosa, pois envolve muitas partes interessadas. Os recalls e retiradas de produtos são regidos por regulamentos que não deixam espaço para improvisação. Primeiro é necessário entender quais são as obrigações de acordo com o caso encontrado, para poder enfrentá-las. No entanto, o tempo da mídia pode ter precedência, expondo a empresa a um grande risco de reputação.
Embora as políticas internas de segurança de produtos e os planos de prevenção não resolvam todo o incidente, eles facilitarão seu gerenciamento adequado e atenuarão o impacto. Ter uma unidade de crise possibilita reagir rapidamente, manter a qualidade, garantir a conformidade e preparar as comunicações. Estabelecer e manter uma base de contatos com os detalhes das autoridades de supervisão, dos principais clientes ou dos principais distribuidores e de um advogado especializado é uma precaução útil.
Metodologia eficaz de recall
Cooperar com as autoridades de fiscalização do mercado e contar com consultoria externa especializada é fundamental para o gerenciamento eficaz de recalls. A escolha das medidas corretivas corretas a serem implementadas é baseada na análise de risco. A Comissão Europeia fornece aos profissionais uma ferramenta de avaliação chamada Diretrizes de Avaliação de Risco em três fases e oito etapas para determinar a probabilidade de ocorrência e a gravidade de um efeito adverso à saúde ou à segurança.
Os riscos são classificados em quatro níveis: baixo, médio, alto e grave. Cada nível de risco identificado exige a implementação de medidas corretivas adequadas para limitar as consequências sobre a saúde e a segurança dos consumidores. Por esse motivo, é imperativo fazer o recall de produtos tanto das mãos dos consumidores quanto das empresas que possam ter se envolvido na transação inicial. (Caso RAPEX mencionado acima).
Do ponto de vista operacional, identificar rapidamente os volumes e as formas de retirar produtos, bem como interromper a entrega de novos produtos, é essencial para informar a tomada de decisões. A identificação de possíveis danos a distribuidores, consumidores e outros clientes exige a criação e a manutenção de listas de contatos e a criação e o envio de mensagens direcionadas. O número de países afetados e os idiomas falados, bem como o período em questão (Natal, Páscoa etc.), também podem adicionar camadas de complexidade.
Em seguida, é necessário avaliar se o reparo no local é possível ou se a logística de recall deve ser ativada e se devem ser tomadas providências para o armazenamento dos produtos recolhidos, bem como considerar reembolsos, substituições, possível reciclagem ou destruição. O incidente terá de ser monitorado ao longo do tempo em termos de porcentagem de progresso das operações, com relatórios financeiros dos custos associados. Não se esqueça de notificar o encerramento do incidente às autoridades de supervisão. Para essas operações, que não fazem parte das metas diárias das equipes internas, é possível usar uma equipe de consultoria especializada, especialmente se a natureza do incidente sugerir que seu tratamento será longo e/ou complexo.
Questões legais relacionadas aos procedimentos de retirada ou recall de produtos de alto risco
O não cumprimento de regras específicas com pleno conhecimento dos fatos pode ter consequências criminais para as empresas. Deixar de informar as autoridades competentes e não usar a plataforma para relatar o incidente expõe você a multas (possivelmente tantas vezes quanto o produto for vendido), mas também a sanções administrativas que podem ir até o fechamento de um estabelecimento ou a proibição de comercializar.
Situações de retirada ou recall de produtos de alto risco também são uma fonte de litígio entre o fabricante e o distribuidor ou em toda a cadeia de marketing. A exposição dos consumidores a riscos à saúde e à segurança também pode dar origem a litígios em massa ou ações coletivas, que envolvem o risco de danos duradouros à reputação da marca.
O papel do seguro nas questões de recall/retirada de produtos defeituosos
A capacidade de seguro é limitada, com altas franquias, e os exemplos recentes de gerenciamento de crises desastrosas não estão melhorando a situação. Novas exclusões e limitações de garantias são observadas este ano, à medida que aumentam as obrigações regulatórias sobre as empresas. O risco pesa diretamente sobre os fundos próprios das empresas, o que as faz temer o pior no caso de um evento repetido. A preparação ajudará a fornecer uma resposta mais rápida, preservando a confiança dos consumidores e dos parceiros comerciais. A preservação da imagem da marca é um ativo importante para a sustentabilidade de qualquer empresa.
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