Door Julie Ross - international business development director, brand protection, Sedgwick International en gastauteur: Juliette VOGEL - advocaat, balie Parijs en partner, HMN & Partners
De transformatie van economische activiteiten in de afgelopen 25 jaar is gedreven door meerdere factoren: veranderingen in wetgeving, technologische vooruitgang, veranderingen in consumentengewoonten en de toenemende complexiteit van een geglobaliseerde benadering van toeleveringsketens.
In de afgelopen twee jaar zijn er talloze gevallen geweest van teruggeroepen producten op alle gebieden. Sommige incidenten die in 2020 plaatsvonden, zijn nog steeds aan de gang. Deze complexiteit maakt het moeilijk voor interne teams om de bovengenoemde factoren te beheren zonder externe ondersteuning. Ze vereisen ook voorbereiding om een incident beter aan te pakken wanneer - en bij voorkeur voordat - een gebeurtenis zich voordoet.
Geopolitieke zorgen in een veranderend klimaat
In het algemeen laat de COVID-crisis nog steeds sporen na, terwijl oorlogen een enorme impact hebben op de toeleveringsketen, vooral op het gebied van voedingsmiddelen en halfgeleiders. De eisen op het gebied van milieu, maatschappij en goed bestuur (ESG) worden steeds belangrijker en vereisen dat bedrijven de confrontatie aangaan en zich aanpassen. In Europa zijn de gevolgen van Brexit ook voelbaar.
Meer specifiek in termen van het terugroepen en uit de handel nemen van producten, zijn de vooruitgang in het zoeken naar ziekteverwekkers, technologische vooruitgang, strengere regelgeving en versterking door sociale netwerken belangrijke factoren geworden om rekening mee te houden.
Wettelijk en regelgevend kader
Binnen de Europese Unie is sinds 2001 de richtlijn inzake algemene productveiligheid (RAPV) van toepassing. Het doel van deze richtlijn is om de veiligheid van producten voor consumenten te garanderen. Producten die onder redelijkerwijs te verwachten omstandigheden worden gebruikt, mogen geen risico's voor de gezondheid en veiligheid met zich meebrengen.
De European Product Safety Business Alert Gateway is opgezet om producenten en distributeurs (krachtens artikel 5, lid 3, van de RAPV) te helpen de nationale autoriteiten in de lidstaten te melden dat een door hen op de markt gebracht product gevaarlijk is. Dit maakt coördinatie van nationale toezichthoudende autoriteiten mogelijk, zoals het DGCCRF in Frankrijk. Elke actor, producent, distributeur of importeur moet de bevoegde autoriteiten onmiddellijk op de hoogte stellen zodra een product als gevaarlijk wordt beschouwd. Het geval wordt doorverwezen naar de toezichthoudende autoriteit van het land van de betrokken actor.
Er zijn speciale gevallen met specifieke bevoegde toezichthoudende autoriteiten voor bepaalde producten, zoals het Directoraat-Generaal voor Voedsel voor producten van dierlijke oorsprong, of het Nationaal Agentschap voor de Veiligheid van Geneesmiddelen en Gezondheid (ANSM) voor gezondheidsproducten. Sommige sectorale richtlijnen kunnen ook van toepassing zijn op de veiligheid van specifieke producten zoals speelgoed, bouwproducten, cosmetica, farmaceutische producten, bepaalde elektrische laagspanningsproducten, enz.
Voor marktdeelnemers kan het moeilijk zijn om te bepalen of ze al dan niet verplicht zijn om de autoriteiten in kennis te stellen van het vastgestelde risico. Problemen die betrekking hebben op de functionele kwaliteit van het product en niet op de veiligheid ervan, hoeven niet te worden gemeld. De vaststelling van een laag risico dat kan worden beheerst door onmiddellijke corrigerende maatregelen voor specifieke partijen die uit de handel worden genomen, hoeft ook niet aan de autoriteiten te worden gemeld. Daarentegen moet onmiddellijk kennisgeving worden gedaan van een gevaarlijk product op de markt waarvan de risico's zodanig zijn dat preventieve en corrigerende maatregelen moeten worden genomen.
Ten slotte zal de vaststelling van een ernstig risico voor de gezondheid en de veiligheid van personen het voorwerp uitmaken van een specifieke onmiddellijke kennisgeving, het zogenaamde systeem voor snelle uitwisseling van informatie (RAPEX). Deze laatste kwalificatie is impactvol omdat het zal leiden tot zeer strikte corrigerende maatregelen. Traditioneel worden producten vrijwillig of gedwongen teruggeroepen of uit de handel genomen en wordt de verkoop ervan verboden. Ze kunnen ook de vorm aannemen van een verplichting om producten te herstellen of aan te passen, er een specifieke etikettering op aan te brengen of ze te vernietigen.
Voorzichtigheid vereist in elk geval de hulp van een lokale jurist om de wettelijke en regelgevende verplichtingen te waarborgen die van toepassing zijn in elke lidstaat waarop de kennisgevingen en de genomen corrigerende maatregelen betrekking hebben. Elke staat zal waarschijnlijk aanvullende verplichtingen opleggen aan marktdeelnemers op het gebied van productveiligheid.
Voorbereiden op een terugroeping of terugtrekking van een product
Dit complexe onderwerp vereist zorgvuldige coördinatie omdat er veel belanghebbenden bij betrokken zijn. Het terugroepen en uit de handel nemen van producten wordt geregeld door regelgeving die geen ruimte laat voor improvisatie. Eerst moet duidelijk zijn wat de verplichtingen zijn, afhankelijk van het geval, om ze het hoofd te kunnen bieden. Mediatijd kan echter de overhand krijgen, waardoor het bedrijf wordt blootgesteld aan een groot reputatierisico.
Hoewel interne beleidsregels voor productveiligheid en preventieplannen niet het hele incident zullen oplossen, zullen ze het juiste beheer ervan vergemakkelijken en de gevolgen beperken. Het hebben van een crisiseenheid maakt het mogelijk om snel te reageren, kwaliteit te behouden, naleving te garanderen en communicatie voor te bereiden Regelgevingszaken is een andere belangrijke functie om te overwegen. Het opzetten en onderhouden van een contactenbestand met de gegevens van toezichthoudende instanties, belangrijke klanten of belangrijke distributeurs en een gespecialiseerde advocaat is een nuttige voorzorgsmaatregel.
Effectieve terugroepmethodologie
Samenwerken met markttoezichtautoriteiten en vertrouwen op gespecialiseerd extern advies is de sleutel tot effectief terugroepbeheer. Het kiezen van de juiste corrigerende maatregelen is gebaseerd op risicoanalyse. De Europese Commissie voorziet professionals van een beoordelingsinstrument genaamd de Risicobeoordelingsrichtlijnen in drie fasen en acht stappen om zowel de waarschijnlijkheid van het optreden als de ernst van een nadelig effect op de gezondheid of veiligheid te bepalen.
De risico's worden ingedeeld in vier niveaus: laag, gemiddeld, hoog en ernstig. Elk geïdentificeerd risiconiveau vereist de implementatie van passende corrigerende maatregelen om de gevolgen voor de gezondheid en veiligheid van consumenten te beperken. Daarom is het noodzakelijk om producten terug te roepen, zowel bij consumenten als bij bedrijven die mogelijk betrokken waren bij de oorspronkelijke transactie. (RAPEX-zaak hierboven vermeld).
Vanuit operationeel oogpunt is het snel identificeren van volumes en manieren om producten uit de handel te nemen en het stoppen van de levering van nieuwe producten essentieel om de besluitvorming te onderbouwen. Om potentiële schade aan distributeurs, consumenten en andere klanten te identificeren, moeten contactlijsten worden opgesteld en bijgehouden en moeten gerichte berichten worden opgesteld en verstuurd. Het aantal betrokken landen en talen en de periode in kwestie (Kerstmis, Pasen, enz.) kunnen ook voor extra complexiteit zorgen.
Vervolgens moet worden beoordeeld of reparatie ter plekke mogelijk is of dat de terugroeplogistiek in werking moet worden gesteld en voorzieningen moeten worden getroffen voor de opslag van teruggeroepen producten, en moet worden nagedacht over terugbetaling, vervanging, eventuele recycling of vernietiging. Het incident zal in de loop van de tijd moeten worden gevolgd in termen van het percentage van de voortgang van de operaties, met financiële rapportage van de bijbehorende kosten. Vergeet niet om de afsluiting van het incident te melden aan de toezichthoudende instanties. Voor deze operaties, die geen deel uitmaken van de dagelijkse doelstellingen van interne teams, is het mogelijk om een beroep te doen op een gespecialiseerd adviesteam, vooral als de aard van het incident suggereert dat de afhandeling ervan lang en/of complex zal zijn.
Juridische kwesties met betrekking tot procedures voor het uit de handel nemen of terugroepen van producten met een hoog risico
Het niet naleven van bepaalde regels met volledige kennis van zaken kan strafrechtelijke gevolgen hebben voor bedrijven. Het niet informeren van de bevoegde autoriteiten en het niet gebruiken van het platform om het incident te melden, stelt u bloot aan boetes (mogelijk zo vaak als het product is verkocht), maar ook aan administratieve sancties die zo ver kunnen gaan als de sluiting van een vestiging of het verbod om op de markt te komen.
Het uit de handel nemen of terugroepen van producten met een hoog risico is ook een bron van geschillen tussen de fabrikant en de distributeur of binnen de hele marketingketen. Het blootstellen van consumenten aan gezondheids- en veiligheidsrisico's kan ook aanleiding geven tot massageschillen of collectieve rechtszaken, met het risico op blijvende schade aan de merkreputatie.
De rol van verzekeringen bij het terugroepen/uit de handel nemen van producten met gebreken
De verzekeringscapaciteit is beperkt, met hoge eigen risico's, en recente voorbeelden van rampzalig crisismanagement maken de situatie er niet beter op. Dit jaar worden nieuwe uitsluitingen en beperkingen van garanties waargenomen naarmate de wettelijke verplichtingen voor bedrijven toenemen. Het risico weegt direct op de eigen middelen van bedrijven, waardoor ze het ergste vrezen in het geval van een herhaalde gebeurtenis. Voorbereiding zal helpen om sneller te reageren en zo het vertrouwen van consumenten en handelspartners te behouden. Het behoud van het merkimago is een belangrijke troef voor de duurzaamheid van elk bedrijf.
Meer informatie > bekijk onze brand protection oplossingen.