Von Julie Ross - Direktorin für internationale Geschäftsentwicklung, Markenschutz, Sedgwick International und Gastautorin: Juliette VOGEL - Rechtsanwältin, Pariser Anwaltskammer und Partnerin, HMN & Partners
Der Wandel der Wirtschaftstätigkeiten in den letzten 25 Jahren wurde durch mehrere Faktoren vorangetrieben: Änderungen der Gesetzgebung, technologischer Fortschritt, veränderte Verbrauchergewohnheiten und die zunehmende Komplexität der globalisierten Lieferketten.
In den vergangenen zwei Jahren gab es zahlreiche Fälle von Produktrückrufen in allen Tätigkeitsbereichen. Einige Vorfälle, die sich im Jahr 2020 ereigneten, sind noch nicht abgeschlossen. Diese Komplexität macht es für interne Teams schwierig, die oben genannten Faktoren ohne externe Unterstützung zu bewältigen. Sie erfordern auch eine Vorbereitung, um besser auf einen Vorfall reagieren zu können, wenn - und vorzugsweise bevor - ein Ereignis eintritt.
Geopolitische Bedenken in einem sich verändernden Klima
Im Allgemeinen hinterlässt die COVID-Krise immer noch Spuren, während Kriege massive Auswirkungen auf die Lieferkette haben, insbesondere bei Lebensmitteln und Halbleitern. Die Anforderungen in Bezug auf Umwelt, Soziales und Governance (ESG) werden immer wichtiger und verlangen von den Unternehmen, dass sie sich damit auseinandersetzen und anpassen. In Europa sind auch die Auswirkungen des Brexit spürbar.
Insbesondere im Hinblick auf Produktrückrufe und -rücknahmen sind Fortschritte bei der Suche nach Krankheitserregern, technologische Fortschritte, strengere Vorschriften und die Verstärkung durch soziale Netzwerke zu wichtigen Faktoren geworden, die es zu berücksichtigen gilt.
Rechtlicher und regulatorischer Rahmen
In der Europäischen Union gilt seit 2001 die Richtlinie über die allgemeine Produktsicherheit (GPSD). Ihr Ziel ist es, die Produktsicherheit für die Verbraucher zu gewährleisten. Produkte, die unter vernünftigerweise vorhersehbaren Bedingungen verwendet werden, dürfen keine Risiken für Gesundheit und Sicherheit bergen.
Das European Product Safety Business Alert Gateway wurde eingerichtet, um Herstellern und Händlern (gemäß Artikel 5 Absatz 3 der RaPS) dabei zu helfen, den nationalen Behörden in den Mitgliedstaaten zu melden, dass ein von ihnen in Verkehr gebrachtes Produkt gefährlich ist. Dies ermöglicht die Koordinierung der nationalen Aufsichtsbehörden, wie z. B. der DGCCRF in Frankreich. Jeder Akteur, Hersteller, Händler oder Importeur muss die zuständigen Behörden unverzüglich informieren, sobald ein Produkt als gefährlich eingestuft wird. Der Fall wird an die Aufsichtsbehörde des Landes verwiesen, in dem der betreffende Akteur ansässig ist.
Es sei darauf hingewiesen, dass es Sonderfälle mit spezifischen zuständigen Überwachungsbehörden für bestimmte Produkte gibt, wie die Generaldirektion für Lebensmittel für Produkte tierischen Ursprungs oder die Nationale Agentur für die Sicherheit von Arzneimitteln und Gesundheit (ANSM) für Gesundheitsprodukte. Einige sektorale Richtlinien können auch für die Sicherheit bestimmter Produkte wie Spielzeug, Bauwesen, Kosmetika, Arzneimittel, bestimmte elektrische Niederspannungsprodukte usw. gelten.
Für die Wirtschaftsakteure kann es schwierig sein, zu erkennen, ob sie verpflichtet sind, den Behörden das festgestellte Risiko zu melden oder nicht. Probleme, die sich auf die funktionale Qualität des Produkts und nicht auf seine Sicherheit beziehen, müssen nicht gemeldet werden. Auch die Feststellung eines geringen Risikos, das durch sofortige Korrekturmaßnahmen an bestimmten vom Markt genommenen Chargen beherrscht werden kann, muss den Behörden nicht gemeldet werden. Umgekehrt muss ein gefährliches Produkt auf dem Markt, dessen Risiken so groß sind, dass Präventiv- und Korrekturmaßnahmen ergriffen werden sollten, unverzüglich gemeldet werden.
Schließlich wird die Feststellung eines ernsten Risikos für die Gesundheit und Sicherheit von Personen Gegenstand einer speziellen Sofortmeldung sein, die als RAPEX (Rapid Exchange of Information System) bezeichnet wird. Diese letzte Einstufung ist von großer Bedeutung, da sie zu sehr strengen Abhilfemaßnahmen führen wird. Traditionell handelt es sich dabei um den freiwilligen oder erzwungenen Rückruf von Produkten oder deren Rücknahme sowie um das Verbot ihres Verkaufs. Sie können auch in der Verpflichtung bestehen, Produkte zu reparieren oder zu verändern, sie mit einer besonderen Kennzeichnung zu versehen oder sie zu vernichten.
In jedem Fall ist es aus Gründen der Vorsicht erforderlich, einen Anwalt vor Ort hinzuzuziehen, um sicherzustellen, dass die in jedem betroffenen Mitgliedstaat geltenden rechtlichen und regulatorischen Verpflichtungen bei den Meldungen und Korrekturmaßnahmen eingehalten werden. Jeder Staat dürfte den Wirtschaftsakteuren zusätzliche Verpflichtungen in Bezug auf die Produktsicherheit auferlegen.
Vorbereitung auf einen Produktrückruf oder eine Rücknahmesituation
Dieses komplexe Thema erfordert eine sorgfältige Koordinierung, da es viele Beteiligte betrifft. Produktrückrufe und -rücknahmen sind durch Vorschriften geregelt, die keinen Raum für Improvisationen lassen. Man muss sich zunächst darüber im Klaren sein, welche Verpflichtungen je nach Fall bestehen, um sich ihnen stellen zu können. Die Zeit in den Medien kann jedoch Vorrang haben und das Unternehmen einem großen Reputationsrisiko aussetzen.
Interne Produktsicherheitsrichtlinien und Präventionspläne werden zwar nicht den gesamten Vorfall lösen, aber sie werden die ordnungsgemäße Verwaltung erleichtern und die Auswirkungen abmildern. Die Einrichtung eines Krisenstabs ermöglicht es, schnell zu reagieren, die Qualität zu sichern, die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und die Kommunikation vorzubereiten. Die Einrichtung und Pflege einer Kontaktbasis mit den Daten von Aufsichtsbehörden, wichtigen Kunden oder Großhändlern und einem Fachanwalt ist eine nützliche Vorsichtsmaßnahme.
Wirksame Methodik für den Rückruf
Die Zusammenarbeit mit den Marktaufsichtsbehörden und der Rückgriff auf spezialisierte externe Beratung sind der Schlüssel zu einem wirksamen Rückrufmanagement. Die Wahl der richtigen Korrekturmaßnahmen basiert auf einer Risikoanalyse. Die Europäische Kommission stellt Fachleuten ein Bewertungsinstrument zur Verfügung, die so genannten Risikobewertungsleitlinien, die in drei Phasen und acht Schritten sowohl die Wahrscheinlichkeit eines Auftretens als auch den Schweregrad einer gesundheits- oder sicherheitsschädlichen Auswirkung bestimmen.
Die Risiken werden in vier Stufen eingeteilt: gering, mittel, hoch und schwerwiegend. Jeder ermittelte Risikograd erfordert die Durchführung geeigneter Abhilfemaßnahmen, um die Folgen für die Gesundheit und Sicherheit der Verbraucher zu begrenzen. Aus diesem Grund ist es zwingend erforderlich, Produkte sowohl aus den Händen der Verbraucher als auch von Unternehmen, die möglicherweise an der ursprünglichen Transaktion beteiligt waren, zurückzurufen. (Der oben erwähnte RAPEX-Fall).
Aus operativer Sicht ist es für die Entscheidungsfindung von entscheidender Bedeutung, dass die Mengen und die Möglichkeiten für die Rücknahme von Produkten sowie die Einstellung der Lieferung neuer Produkte schnell ermittelt werden. Die Ermittlung des potenziellen Schadens für Händler, Verbraucher und andere Kunden erfordert die Erstellung und Pflege von Kontaktlisten sowie die Erstellung und Versendung gezielter Nachrichten. Die Anzahl der betroffenen Länder und der gesprochenen Sprachen sowie der betreffende Zeitraum (Weihnachten, Ostern usw.) können die Sache zusätzlich kompliziert machen.
Dann muss beurteilt werden, ob eine Reparatur vor Ort möglich ist oder ob die Rückruflogistik aktiviert werden muss und Vorkehrungen für die Lagerung der zurückgerufenen Produkte sowie für die Rückerstattung, den Ersatz, das mögliche Recycling oder die Vernichtung getroffen werden müssen. Der Vorfall muss im Laufe der Zeit anhand des prozentualen Fortschritts der Maßnahmen überwacht werden, wobei die damit verbundenen Kosten zu melden sind. Vergessen Sie nicht, die Aufsichtsbehörden über die Beendigung des Vorfalls zu informieren. Für diese Maßnahmen, die nicht zu den täglichen Aufgaben der internen Teams gehören, kann ein spezialisiertes Beraterteam hinzugezogen werden, insbesondere wenn die Art des Vorfalls darauf hindeutet, dass seine Bearbeitung langwierig und/oder komplex sein wird.
Rechtsfragen im Zusammenhang mit Verfahren für die Rücknahme oder den Rückruf von Hochrisikoprodukten
Die Nichteinhaltung bestimmter Vorschriften in voller Kenntnis der Sachlage kann für Unternehmen strafrechtliche Folgen haben. Wer die zuständigen Behörden nicht informiert und die Plattform nicht nutzt, um den Vorfall zu melden, muss mit Geldstrafen rechnen (möglicherweise so oft, wie das Produkt verkauft wird), aber auch mit Verwaltungssanktionen, die bis zur Schließung eines Betriebs oder einem Marktverbot reichen können.
Die Rücknahme oder der Rückruf von Risikoprodukten kann auch zu Rechtsstreitigkeiten zwischen dem Hersteller und dem Händler oder innerhalb der gesamten Vermarktungskette führen. Die Exposition der Verbraucher gegenüber Gesundheits- und Sicherheitsrisiken kann auch zu Massenklagen oder Sammelklagen führen, die das Risiko einer dauerhaften Schädigung des Markenrufs mit sich bringen.
Die Rolle der Versicherung bei der Frage des Rückrufs/der Rücknahme fehlerhafter Produkte
Die Versicherungskapazität ist begrenzt, die Selbstbeteiligung hoch, und die jüngsten Beispiele für katastrophales Krisenmanagement verbessern die Situation nicht. In diesem Jahr sind neue Ausschlüsse und Beschränkungen von Garantien zu beobachten, da die gesetzlichen Verpflichtungen für Unternehmen zunehmen. Das Risiko lastet direkt auf den Eigenmitteln der Unternehmen, die im Falle eines erneuten Ereignisses das Schlimmste befürchten. Eine gute Vorbereitung hilft, schneller zu reagieren und das Vertrauen von Verbrauchern und Handelspartnern zu bewahren. Die Wahrung des Markenimages ist ein wichtiger Faktor für die Zukunftsfähigkeit eines jeden Unternehmens.
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