Por Julie Ross - directora de desenvolvimento de negócios internacionais, proteção de marcas, Sedgwick International e autora convidada: Juliette VOGEL - Advogada, Ordem dos Advogados de Paris e sócia, HMN & Partners
A transformação das actividades económicas ao longo dos últimos 25 anos foi impulsionada por múltiplos factores: alterações na legislação, avanços tecnológicos, mudanças nos hábitos de consumo e a crescente complexidade de uma abordagem globalizada das cadeias de abastecimento.
Nos últimos dois anos, registaram-se numerosos casos de retirada de produtos em todos os domínios de atividade. Alguns incidentes que ocorreram em 2020 têm-se mantido. Estas complexidades tornam difícil para as equipas internas gerir os factores acima mencionados sem apoio externo. Exigem igualmente uma preparação para melhor abordar um incidente quando - e de preferência antes - da sua ocorrência.
Preocupações geopolíticas num clima em mudança
Em geral, a crise da COVID-19 ainda está a deixar vestígios, enquanto as guerras estão a ter um enorme impacto na cadeia de abastecimento, especialmente em termos de produtos alimentares e semicondutores. Os requisitos relacionados com as questões ambientais, sociais e de governação (ESG) estão a tornar-se cada vez mais importantes e exigem que as empresas se confrontem e se adaptem. Na Europa, os efeitos do Brexit são também palpáveis.
Mais especificamente em termos de recolhas e retiradas de produtos, os avanços na procura de agentes patogénicos, os avanços tecnológicos, as regulamentações mais rigorosas e a amplificação pelas redes sociais tornaram-se factores significativos a considerar.
Quadro jurídico e regulamentar
Na União Europeia, a Diretiva relativa à Segurança Geral dos Produtos (DSGP) é aplicável desde 2001. O seu objetivo é garantir a segurança dos produtos para os consumidores. Os produtos utilizados em condições razoavelmente previsíveis não devem implicar riscos para a saúde e a segurança.
O Portal Europeu de Alerta Comercial sobre Segurança dos Produtos foi criado para ajudar os produtores e distribuidores (nos termos do artigo 5.º, n.º 3, da DSGP) a notificar as autoridades nacionais dos Estados-Membros de que um produto que colocaram no mercado é perigoso. Isto permite a coordenação das autoridades nacionais de supervisão, como a DGCCRF em França. Qualquer interveniente, produtor, distribuidor ou importador deve informar imediatamente as autoridades competentes logo que um produto seja considerado perigoso. O caso será remetido para a autoridade de controlo do país do operador em causa.
Note-se que existem casos especiais com autoridades de fiscalização competentes específicas para determinados produtos, como a Direção-Geral da Alimentação Humana para os produtos de origem animal, ou a Agência Nacional para a Segurança dos Medicamentos e da Saúde (ANSM) para os produtos de saúde. Algumas directivas sectoriais podem também aplicar-se à segurança de produtos específicos, como os brinquedos, a construção, os cosméticos, os produtos farmacêuticos, certos produtos eléctricos de baixa tensão, etc.
Pode ser difícil para os operadores económicos identificar se têm ou não a obrigação de notificar as autoridades do risco identificado. Os problemas relacionados com a qualidade funcional do produto e não com a sua segurança não têm de ser notificados. A identificação de um risco baixo que pode ser controlado por medidas correctivas imediatas em lotes específicos retirados do mercado também não precisa de ser notificada às autoridades. Inversamente, um produto perigoso no mercado cujos riscos são tais que devem ser aplicadas medidas preventivas e correctivas deve ser imediatamente notificado.
Por último, a identificação de um risco grave para a saúde e a segurança das pessoas será objeto de uma notificação imediata específica, denominada Sistema de Troca Rápida de Informações (RAPEX). Esta última qualificação tem impacto porque conduzirá a medidas correctivas muito rigorosas. Tradicionalmente, estas últimas implicam a recolha voluntária ou forçada de produtos ou a sua retirada, bem como a proibição da sua venda. Podem igualmente assumir a forma de uma obrigação de reparação ou de modificação dos produtos, de aposição de uma rotulagem específica ou de destruição dos mesmos.
Em qualquer caso, a prudência exige a assistência de um jurista local para se certificar das obrigações legais e regulamentares aplicáveis em cada Estado-Membro em causa pelas notificações e medidas correctivas tomadas. É provável que cada Estado imponha aos operadores económicos obrigações suplementares em matéria de segurança dos produtos.
Preparação para uma situação de recolha ou retirada de produtos
Este assunto complexo exige uma coordenação cuidadosa, uma vez que envolve muitas partes interessadas. As recolhas e retiradas de produtos são regidas por regulamentos que não deixam espaço para a improvisação. Em primeiro lugar, é necessário compreender quais são as obrigações de acordo com o caso encontrado, a fim de poder enfrentá-las. No entanto, o tempo dos media pode ter precedência, expondo a empresa a um grande risco de reputação.
Embora as políticas internas de segurança dos produtos e os planos de prevenção não resolvam todo o incidente, facilitarão a sua gestão correcta e atenuarão o impacto. A existência de uma unidade de crise permite reagir rapidamente, manter a qualidade, garantir a conformidade e preparar as comunicações Os assuntos regulamentares são outra função fundamental a considerar. A criação e manutenção de uma base de contactos com os dados das autoridades de supervisão, dos principais clientes ou dos principais distribuidores e de um advogado especializado é uma precaução útil.
Metodologia de recolha eficaz
A cooperação com as autoridades de fiscalização do mercado e o recurso a aconselhamento externo especializado são fundamentais para uma gestão eficaz das convocatórias. A escolha das medidas correctivas correctas a implementar baseia-se na análise de risco. A Comissão Europeia fornece aos profissionais uma ferramenta de avaliação denominada Orientações para a Avaliação de Riscos em três fases e oito passos para determinar tanto a probabilidade de ocorrência como a gravidade de um efeito adverso para a saúde ou segurança.
Os riscos são classificados em quatro níveis: baixo, médio, elevado e grave. Cada nível de risco identificado exige a aplicação de medidas correctivas adequadas para limitar as consequências para a saúde e a segurança dos consumidores. Por este motivo, é imperativo recolher os produtos tanto das mãos dos consumidores como das empresas que possam ter estado envolvidas na transação inicial. (Caso RAPEX acima referido).
De um ponto de vista operacional, é essencial identificar rapidamente os volumes e as formas de retirar produtos, bem como interromper a entrega de novos produtos, para informar a tomada de decisões. A identificação de potenciais danos para os distribuidores, consumidores e outros clientes exige a criação e manutenção de listas de contactos e a criação e envio de mensagens específicas. O número de países afectados e as línguas faladas, bem como o período em causa (Natal, Páscoa, etc.) podem também acrescentar camadas de complexidade.
É então necessário avaliar se a reparação no local é possível ou se a logística de recolha deve ser activada e se devem ser tomadas medidas para o armazenamento dos produtos recolhidos, bem como considerar reembolsos, substituição, possível reciclagem ou destruição. O incidente terá de ser monitorizado ao longo do tempo em termos da percentagem de progresso das operações, com relatórios financeiros dos custos associados. Não se esqueça de notificar o encerramento do incidente às autoridades de controlo. Para estas operações, que não fazem parte dos objectivos diários das equipas internas, é possível recorrer a uma equipa de consultoria especializada, especialmente se a natureza do incidente sugerir que o seu tratamento será longo e/ou complexo.
Questões jurídicas relacionadas com os procedimentos de retirada ou recolha de produtos de alto risco
O incumprimento de regras específicas com pleno conhecimento de causa pode ter consequências penais para as empresas. Não informar as autoridades competentes e não utilizar a plataforma para comunicar o incidente expõe a empresa a coimas (eventualmente tantas quantas as vendas do produto), mas também a sanções administrativas que podem ir até ao encerramento de um estabelecimento ou à proibição de comercialização.
As situações de retirada ou de recolha de produtos de alto risco são também fonte de litígios entre o fabricante e o distribuidor ou no âmbito de toda a cadeia de comercialização. A exposição dos consumidores a riscos para a saúde e a segurança pode também dar origem a litígios de massa ou a acções colectivas, que implicam um risco de danos duradouros para a reputação da marca.
O papel dos seguros na questão da recolha/retirada de produtos defeituosos
A capacidade de seguro é limitada, com franquias elevadas, e os exemplos recentes de gestão desastrosa de crises não estão a melhorar a situação. Este ano, observam-se novas exclusões e limitações das garantias, à medida que aumentam as obrigações regulamentares impostas às empresas. O risco pesa diretamente sobre os fundos próprios das empresas, o que as faz temer o pior em caso de repetição de um acontecimento. A preparação ajudará a dar uma resposta mais rápida, preservando a confiança dos consumidores e dos parceiros comerciais. A preservação da imagem de marca é um ativo importante para a sustentabilidade de qualquer empresa.
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