Par Julie Ross - International Business Development Director, brand protection, Sedgwick International et auteur invité : Juliette VOGEL - Avocate au barreau de Paris et associée, HMN & Partners
La transformation des activités économiques au cours des 25 dernières années est due à de multiples facteurs : modifications de la législation, avancées technologiques, changements des habitudes de consommation et complexité croissante d'une approche régi par la mondialisation des chaînes d'approvisionnement.
Au cours des deux dernières années, de nombreux cas de rappels de produits ont été enregistrés dans divers domaines d'activité. Certains incidents survenus en 2020 se poursuivent encore aujourd'hui. Ces complexités font qu'il est difficile pour les équipes internes de gérer les facteurs mentionnés ci-dessus sans soutien externe. De plus, ils nécessitent une préparation pour mieux gérer un incident lorsqu'il se produit, de préférence en amont.
Préoccupations géopolitiques dans un monde en constante évolution
De manière générale, la crise du COVID laisse encore des traces tandis que les guerres ont un fort impact sur la chaîne d'approvisionnement, notamment en ce qui concerne les produits alimentaires et les semi-conducteurs. Les exigences liées à l'environnement, au social et à la gouvernance (ESG) deviennent de plus en plus importantes et obligent les entreprises à se confronter et à s'adapter. En Europe, les effets du Brexit se ressentent également.
En ce qui concerne plus spécifiquement les rappels et les retraits de produits, les progrès dans la recherche de pathogènes, les avancées technologiques, les réglementations plus strictes et l'amplification par les réseaux sociaux sont devenus des facteurs importants à prendre en compte.
Cadre juridique et réglementaire
Au sein de l'Union européenne, la directive sur la sécurité générale des produits (DSGP) s'applique depuis 2001. Son objectif est de garantir la sécurité des produits pour les consommateurs. Les produits utilisés dans de bonnes conditions ne doivent pas présenter de risques pour la santé et la sécurité.
La passerelle européenne d'alerte professionnelle pour la sécurité des produits a été créée pour aider les producteurs et les distributeurs (en vertu de l'article 5, paragraphe 3, de la DSGP) à notifier aux autorités nationales des États membres qu'un produit qu'ils ont mis sur le marché est dangereux. Cela permet la coordination des autorités de contrôle nationales, telles que la DGCCRF en France. Tout acteur, producteur, distributeur ou importateur doit immédiatement informer les autorités compétentes dès qu'un produit est considéré comme dangereux. L'autorité de surveillance du pays de l'opérateur concerné est saisie du dossier.
Il faut noter qu'il existe des cas particuliers avec des autorités de surveillance compétentes spécifiques à certains produits, comme la Direction générale de l'alimentation pour les produits d'origine animale, ou l'Agence nationale de sécurité du médicament et de la santé (ANSM) pour les produits de santé. Certaines directives sectorielles peuvent également s'appliquer à la sécurité de produits spécifiques tels que les jouets, la construction, les cosmétiques, les produits pharmaceutiques, certains produits électriques à basse tension, etc.
Il peut être difficile pour les entreprises de déterminer s'ils ont ou non l'obligation de notifier aux autorités le risque identifié. Les problèmes liés à la qualité fonctionnelle du produit et non à sa sécurité ne doivent pas être déclarés. L'identification d'un risque faible qui peut être maîtrisé par une action corrective immédiate sur des lots spécifiques retirés du marché ne doit pas non plus être notifiée aux autorités. À l'inverse, un produit dangereux sur le marché dont les risques sont tels que des mesures préventives et correctives doivent être mises en œuvre doit être notifié immédiatement.
Enfin, l'identification d'un risque grave pour la santé et la sécurité des personnes fera l'objet d'une déclaration immédiate spécifique, appelée système d'échange rapide d'informations (RAPEX). Cette dernière qualification a un impact car elle conduira à des mesures correctives très strictes. Traditionnellement, ces dernières impliquent le rappel volontaire ou forcé des produits ou leur retrait, ainsi que l'interdiction de leur vente. Elles peuvent également prendre la forme d'une obligation de réparer ou de modifier les produits, d'y apposer un étiquetage spécifique ou de les détruire.
Dans tous les cas, la prudence impose l'assistance d'un juriste local pour s'assurer des obligations légales et réglementaires qui s'appliquent dans chaque Etat membre concerné par les notifications et les mesures correctives prises. Chaque Etat est susceptible d'imposer aux opérateurs économiques des obligations supplémentaires en matière de sécurité des produits.
Se préparer à un rappel ou un retrait de produit
Ce sujet complexe nécessite une coordination minutieuse car il implique de nombreuses parties prenantes. Les rappels et retraits de produits sont régis par une réglementation qui ne laisse aucune place à l'improvisation. Il faut d'abord comprendre quelles sont les obligations selon le cas rencontré, afin de pouvoir y faire face. Cependant, l'exposition médiatique peut prendre le dessus, exposant l'entreprise à un risque de mauvaise réputation.
Si les politiques internes de sécurité des produits et les plans de prévention ne résoudront pas l'ensemble de l'incident, ils en faciliteront la bonne gestion et en atténueront l'impact. Une cellule de crise permet de réagir rapidement, de préserver la qualité, d'assurer la conformité et de préparer les communications. Les affaires réglementaires sont une autre fonction clé à prendre en considération. La mise en place et le maintien d'une base de contacts avec les coordonnées des autorités de contrôle, des principaux clients ou distributeurs et d'un avocat spécialisé est une précaution utile à prendre.
Une méthodologie efficace de rappel
La coopération avec les autorités de surveillance du marché et le recours à des conseils externes spécialisés sont essentiels à une gestion efficace des rappels. Le choix des mesures correctives à mettre en œuvre repose sur l'analyse des risques. La Commission européenne met à la disposition des professionnels un outil d'évaluation appelé " Lignes directrices pour l'évaluation des risques ", qui comporte trois phases et huit étapes pour déterminer à la fois la probabilité d'une occurrence et la gravité d'un effet indésirable sur la santé ou la sécurité.
Les risques sont classés en quatre niveaux : faible, moyen, élevé et grave. Chaque niveau de risque identifié nécessite la mise en œuvre de mesures correctives appropriées afin de limiter les conséquences sur la santé et la sécurité des consommateurs. Pour cette raison, il est impératif de rappeler les produits à la fois des mains des consommateurs et des entreprises qui ont pu être impliquées dans la transaction initiale. (Affaire RAPEX mentionnée ci-dessus).
D'un point de vue opérationnel, il est essentiel d'identifier rapidement les volumes et les moyens de retirer des produits, ainsi que d'arrêter la livraison de nouveaux produits, afin de faciliter la prise de décision. L'identification des dommages potentiels pour les distributeurs, les consommateurs et les autres clients nécessite l'établissement et la mise à jour de listes de contacts, ainsi que la création et l'envoi de messages ciblés. Le nombre de pays touchés et de langues parlées, ainsi que la période concernée (Noël, Pâques, etc.) peuvent également ajouter des couches de complexité.
Il est alors nécessaire d'évaluer si une réparation sur site est possible ou si la logistique de rappel doit être activée et des dispositions doivent être prises pour le stockage des produits rappelés, ainsi que pour les remboursements, le remplacement, le recyclage éventuel ou la destruction. L'incident devra faire l'objet d'un suivi dans le temps en termes de pourcentage d'avancement des opérations, avec un rapport financier des coûts associés. N'oubliez pas de notifier la clôture de l'incident aux autorités de contrôle. Pour ces opérations, qui ne font pas partie des objectifs quotidiens des équipes internes, il est possible de faire appel à une équipe de consultants spécialisés, surtout si la nature de l'incident suggère que son traitement sera long et/ou complexe.
Questions juridiques liées aux procédures de retrait ou de rappel des produits à haut risque
Le non-respect de règles particulières en toute connaissance de cause peut avoir des conséquences pénales pour les entreprises. Ne pas informer les autorités compétentes et ne pas utiliser la plateforme pour signaler l'incident vous expose à des amendes (éventuellement autant de fois que le produit est vendu), mais aussi à des sanctions administratives pouvant aller jusqu'à la fermeture d'un établissement ou l'interdiction de commercialiser.
Les situations de retrait ou de rappel de produits à risque sont également source de litiges entre le fabricant et le distributeur ou au sein de l'ensemble de la chaîne de commercialisation. L'exposition des consommateurs à des risques en matière de santé et de sécurité peut également donner lieu à des litiges de masse ou à des actions collectives, qui comportent un risque d'atteinte durable à la réputation de la marque.
Le rôle de l'assurance dans les questions de rappel/retrait de produits défectueux
L'action de l'assurance est limitée, avec des franchises élevées, et les exemples récents de gestion de crise désastreuse n'améliorent pas la situation. De nouvelles exclusions et limitations de garanties sont observées cette année alors que les obligations réglementaires pesant sur les entreprises augmentent. Le risque pèse directement sur les fonds propres des entreprises, ce qui leur fait craindre le pire en cas d'événement répété. Se préparer permet de réagir plus rapidement et de préserver la confiance des consommateurs et des partenaires commerciaux. La préservation de l'image de marque est un atout important pour la pérennité de toute entreprise.
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