Functionele functieomschrijvingen: waarom heb je die nodig?

Zoals elke manager weet, zijn functieomschrijvingen een noodzakelijk hulpmiddel om de meest geschikte en gekwalificeerde kandidaten te matchen met vacatures en tegelijkertijd 'ongeschikte' kandidaten uit te sluiten. Dit betekent dat veel functieomschrijvingen zijn geschreven om kandidaten uit te sluiten in het sollicitatieproces en niet erg nuttig zijn om te bepalen wat de daadwerkelijke, functionele componenten van een functie zijn of wanneer een gewonde werknemer weer aan het werk kan.

Functionele functieomschrijvingen zijn een cruciaal onderdeel van het re-integratieprogramma van een organisatie. Ondanks hun nut voor de werknemersverzekering, hebben de meeste werkgevers geen functionele functieomschrijvingen of, als ze die wel hebben, zijn ze niet bijgewerkt of gemakkelijk toegankelijk voor schade-experts, re-integratiespecialisten en verpleegkundigen die casemanagers zijn. Dit kan leiden tot hogere kosten voor werkgevers, omdat hun gewonde werknemers langer dan nodig van het werk wegblijven. 

Wat is een functionele functieomschrijving?

Functionele functieomschrijvingen bevatten details over de fysieke eisen die aan een bepaalde functie worden gesteld, evenals bepaalde bewegingen die werknemers tijdens het werk kunnen maken. Een werkgever denkt misschien dat hij een functionele functieomschrijving heeft wanneer hij een aantal fysieke vereisten opsomt, zoals het vermogen om 50 pond te tillen, maar die informatie alleen is onvoldoende. Functionele functieomschrijvingen gaan een stap verder dan traditionele functieomschrijvingen door de handelingen en activiteiten van een functie te vermelden en deze in categorieën onder te verdelen. Door bijvoorbeeld bewegingen zoals bukken, draaien, keren of traplopen op te nemen en aan te geven hoe vaak deze activiteiten tijdens een functie worden uitgevoerd, ontstaat een functionele functieomschrijving. 

Hoe worden ze gebruikt?

Zonder een functionele functieomschrijving kan de behandelende zorgverlener alleen vertrouwen op informatie die door de gewonde werknemer wordt verstrekt of aannames doen om te bepalen of deze weer aan het werk kan. In het geval van een schilder die gewond is geraakt, zou de arts bijvoorbeeld kunnen aannemen dat het werk het beklimmen van ladders vereist en de werknemer gedurende zijn herstelperiode van het werk kunnen blijven weren. Het is echter mogelijk dat de schilder tijdelijk weer aan het werk kan door op ooghoogte of lager te schilderen, terwijl collega's het werk doen waarvoor een ladder nodig is.  

Door toegang te hebben tot de functionele functieomschrijving van een werknemer kunnen de re-integratiespecialist, verpleegkundig casemanager of schade-expert gemakkelijker overleggen met de zorgverlener en de werkgever over de functionele vaardigheden die nodig zijn om tijdelijk licht werk aan te bieden of om terugkeer naar volledig werk goed te keuren. 

Functionele functieomschrijvingen opstellen

Er zijn verschillende manieren waarop werkgevers functionele functieomschrijvingen kunnen opstellen. 

De traditionele werkwijze is dat een re-integratiespecialist de cliënt adviseert en de fysieke functie-eisen telefonisch bespreekt. Vervolgens stelt de specialist een basisbeschrijving van de functie op, gebaseerd op het gesprek met de personeelsafdeling of leidinggevende van de cliënt.

Een andere aanpak is om een gecertificeerde ergonoom de beschrijving te laten opstellen. In dat geval komt de ergonoom naar de werkgever toe. Hij of zij gebruikt gereedschap en meetapparatuur om krachten en frequentie te bepalen en verwerkt die bevindingen vervolgens in de functionele functieomschrijving.

De laatste manier om een functionele functieomschrijving op te stellen, is door gebruik te maken van geavanceerde software die functies eenvoudig kan analyseren. Software, zoals MyAbilities, kan met een mobiele telefoon een video maken van een werknemer die zijn werk uitvoert en zijn activiteiten analyseren met behulp van AI-technologie. Deze software geeft ook feedback over de fysieke vereisten van een functie en de frequentie waarmee deze worden uitgevoerd. Deze specifieke aanpak is zeer nauwkeurig gebleken.

Functionele functieomschrijvingen zijn een belangrijk onderdeel van het beleid van werkgevers inzake terugkeer naar het werk. Ze kunnen het verschil maken bij het bepalen hoe lang werknemers afwezig zijn en kunnen ervoor zorgen dat werknemers zo snel en veilig mogelijk terugkeren naar tijdelijk licht werk of volledig werk.