Abwesenheitsmanagement und Arbeitsunfähigkeit: Aktuelle Trends und Prognosen für 2024

Vom zunehmenden Druck auf Arbeitgeber, ganzheitliche Maßnahmen zur Unterstützung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie ( benefits) anzubieten, bis hin zur verstärkten Inanspruchnahme gesetzlicher Eltern- und Familienurlaubsregelungen – im Bereich des Fehlzeitenmanagements wendet sich das Blatt. Sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer ist es von entscheidender Bedeutung, aktuelle Trends, die Umsetzung wegweisender Bundes- und Landesgesetze sowie die jüngsten rechtlichen Entwicklungen genau im Blick zu behalten, um die weitreichenden Auswirkungen des sich wandelnden Umfelds zu verstehen. Sind Sie auf das vorbereitet, was als Nächstes kommt?

Vom Unternehmen bezahlter Eltern- und Familienurlaub

Derzeit gibt es kein Bundesgesetz zumbezahlten Familien- und Krankenurlaub. Darunter versteht man Regelungen, die es Arbeitnehmern ermöglichen, eine Vergütung zu erhalten, wenn sie aus berechtigten Gründen (wie z. B. zur Bindung an ein neugeborenes Kind, zur Genesung nach einer eigenen schweren Erkrankung oder zur Pflege eines schwer erkrankten Angehörigen) für längere Zeit von der Arbeit freigestellt sind. 

Und das trotz des deutlichen Engagements der Millennials – der in der Erwerbsbevölkerung am stärksten vertretenen Generation im Alter von 27 bis 42 Jahren –, die sich für erweiterte Unterstützungsmaßnahmen einsetzt. Viele Millennials haben nicht nur wachsende Familien, sondern müssen sich auch um ihre alternden Eltern kümmern, und sie sind der Ansicht, dass Arbeitgeber die Verantwortung tragen, ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, dies in ausreichendem Maße zu tun und gleichzeitig ihren Arbeitsplatz zu behalten.

Laut einemBerichtder „Disability Management Employer Coalition“ (DMEC) aus dem Jahr 2022, der auf Umfragedaten von 1.101 US-amerikanischen Arbeitgebern basiert, haben zwar 70 % aller Beschäftigten Anspruch auf bezahlten Elternurlaub (PPL) und 74 % auf bezahlten Familienpflegeurlaub (PFL), doch bieten nur 29 % der teilnehmenden Unternehmen PPL-Regelungen an und 4 % gewähren PFL. Fast die Hälfte der Unternehmen bietet weder bezahlten Elternurlaub noch bezahlten Pflegeurlaub an. Zudem beträgt die Dauer des Urlaubs bei 60 % der Unternehmen, die einen solchen Urlaub gewähren, weniger als acht Wochen – ein Trend, der sich in den kommenden Jahren wahrscheinlich ändern wird.

Zudem wird zunehmend darauf gedrängt, dass Arbeitgeber ganzheitliche „ benefits “ anbieten – also solche, die familienfreundlich sind und alle Lebensphasen unterstützen –, einschließlich der Berücksichtigung familiärer Bedürfnisse sowie der psychischen, körperlichen und sozialen Gesundheit. Um auf diesem angespannten Arbeitsmarkt wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Arbeitgeber wirklich verstehen, wie sich ihre Mitarbeiter in allen Belangen fühlen und ob die Wahrnehmung des Wohlbefindens seitens der Arbeitgeber mit den Erwartungen und Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter übereinstimmt. Das bedeutet, ihre Antworten auf Fragen wie die folgenden sorgfältig zu prüfen: Wie ist die Stimmung im Team? Wie realistisch und ausgewogen ist die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter? Fühlen sich die Mitarbeiter wohl genug, um um freie Zeit zu bitten? 

Wichtige gesetzliche Änderungen

In diesem Jahr, 2023, haben zwei Bundesstaaten – Oregon und Colorado – gleichzeitig neue PFL-Programme eingeführt. Im Jahr 2026 werden vier weitere Bundesstaaten (MN, MD, ME, DE) diesem Beispiel folgen, wodurch sich die Gesamtzahl der US-Bundesstaaten mit PFL-Programmen auf 16 erhöht – ein Anstieg um 167 % gegenüber dem Stand vor zehn Jahren. Diese Entwicklung spiegelt die wachsenden Erwartungen und den zunehmenden Druck der Arbeitnehmer wider. Schließlich gehören die USA zu den nur sieben Industrienationen, in denen es kein einheitliches Gesetz zum bezahlten Familien- und Krankenurlaub gibt. Die Regierungen der Bundesstaaten springen nun ein, um ihren Einwohnern bezahlten Urlaub zu gewähren, und lassen sich dabei oft von den neuen Programmen anderer Bundesstaaten inspirieren.

Das Programm für bezahlten Urlaubin Oregon sieht 12 Wochen Freistellung vor, um sich um die eigene schwerwiegende Erkrankung zu kümmern, die unmittelbare Sicherheit und die Folgen von häuslicher Gewalt und/oder sexuellen Übergriffen zu bewältigen, eine Bindung zu einem neuen Familienmitglied aufzubauen oder ein Familienmitglied mit einer schwerwiegenden Erkrankung zu pflegen (einschließlich Ehepartner, Kinder, Geschwister, Großeltern und Enkelkinder sowie „jede Person, die durch Blutsverwandtschaft oder Schwägerschaft verbunden ist“). Wer aufgrund einer Schwangerschaft oder Geburt eine längere Freistellung benötigt, kann zwei zusätzliche Wochen erhalten.

Das in diesem Jahr gestarteteProgramm in Colorado ist ähnlich. Wie in Oregon sieht es einen 12-wöchigen Urlaub vor, um eine Bindung zu einem neuen Familienmitglied aufzubauen, ein Familienmitglied mit schwerwiegenden gesundheitlichen Problemen zu betreuen (wobei ebenfalls die erweiterte Definition des Begriffs „Familienmitglied“ gilt) sowie Fälle von häuslicher Gewalt oder sexuellen Übergriffen zu bewältigen. Es umfasst auch die Organisation des Militäreinsatzes eines Familienmitglieds. Personen, bei denen Komplikationen während der Schwangerschaft oder bei der Geburt auftreten, können zusätzliche vier Wochen erhalten; im Gegensatz zu Oregon darf dies jedoch nur auf eine „Komplikation“ zurückzuführen sein, nicht auf routinemäßige Geburtsvorsorge.

Unter den Bundesstaaten, die 2026 entsprechende Programme einführen, sticht Delaware hervor, da es Arbeitgebern die Möglichkeit bietet, einen Antrag auf Ausnahmeregelung vom staatlichen Programm zu stellen (und ihr bestehendes Programmweiterhin anzuwenden), sofern bereits ein Plan für bezahlte Freistellungen (PTO) besteht, der umfangreicher und für die Beschäftigten vorteilhafter ist. 

Das Gesetz zur Gleichbehandlung schwangerer Arbeitnehmerinnen

Das „Pregnant Workers Fairness Act“(PWFA), ein neues, wegweisendes Gesetz, das im Juni 2023 in Kraft getreten ist, verändert die Rahmenbedingungen für angemessene Vorkehrungen, indem es schwangeren Arbeitnehmerinnen mehr Rechte einräumt. Konkret verpflichtet es betroffene Arbeitgeber im öffentlichen und privaten Sektor mit mehr als 15 Beschäftigten, angemessene Vorkehrungen für die bekannten Einschränkungen einer Arbeitnehmerin im Zusammenhang mit Schwangerschaft, Geburt oder damit verbundenen gesundheitlichen Problemen zu treffen, es sei denn, die Vorkehrung würde dem Arbeitgeber eine „unzumutbare Härte“ verursachen, d. h. eine erhebliche Schwierigkeit oder Kostenbelastung für den Arbeitgeber.

Angemessene Vorkehrungen im Sinne dieses Gesetzes ähneln denen, die im„Americans with Disabilities Act“(ADA) vorgesehen sind, sind jedoch weiter gefasst. Zu den möglichen angemessenen Vorkehrungen zählen unter anderem die Möglichkeit, sich hinzusetzen oder Wasser zu trinken, einen näher gelegenen Parkplatz zu erhalten, flexible Arbeitszeiten zu haben und sich eine Auszeit zur Erholung nach der Entbindung zu nehmen. Im Rahmen des PWFA wird eine Schwangerschaft jedoch nicht als Behinderung eingestuft, während nach dem ADA bestimmte schwangerschaftsbedingte Zustände weiterhin als Behinderung gelten können. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Arbeitgeber sowohl das ADA als auch das PWFA unter dem Gesichtspunkt der Einschränkungen für schwangere Arbeitnehmerinnen prüfen.

Ende 2023 wird dieUS-Kommission für Chancengleichheit am Arbeitsplatz(EEOC) den endgültigen Entwurf von Verordnungen veröffentlichen, der eine Reihe bemerkenswerter Bestimmungen enthält. Von den Bestimmungen, deren Verabschiedung wahrscheinlich ist, gilt ein Verstoß gegen das Gesetz als gegeben, wenn es zu unnötigen Verzögerungen im Rahmen des Verfahrens zur Bereitstellung angemessener Vorkehrungen kommt; außerdem darf von einer Mitarbeiterin nicht verlangt werden, das PWFA-Prüfungsverfahren einzuleiten, und sie kann dafür auch nicht verantwortlich gemacht werden. Das Verfahren wird sofort durch jedes Gespräch mit einer Mitarbeiterin ausgelöst, in dem deren schwangerschaftsbedingter Gesundheitszustand zur Sprache kommt. Führungskräfte an der Basis müssen entsprechend geschult und aufgeklärt werden. 

Erkenntnisse und Prognosen für 2024

Ganzheitliche Gesundheitsangebote (einschließlich psychischer Gesundheit) benefits, die Unterstützung in allen Lebensphasen bieten, gelten zunehmend nicht mehr als willkommener Bonus, sondern als selbstverständliche Erwartung der Mitarbeiter. Arbeitgeber müssen sich intensiv damit auseinandersetzen, um sicherzustellen, dass ihre Richtlinien am Arbeitsplatz sowie ihre Programme zur Förderung der „benefits “ mit dem Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter im Einklang stehen.

Die einzelnen Bundesstaaten entwickeln weiterhin Modelle für bezahlten Familienurlaub mit unterschiedlichen Ausgestaltungen, und wir gehen davon aus, dass sich dieser Trend auch in Zukunft fortsetzen wird. Je mehr Bundesstaaten solche Regelungen zur Normalität werden lassen, desto größer wird der Druck auf andere Bundesstaaten, eigene Regelungen einzuführen. Unterdessen dürfte die Pattsituation hinsichtlich eines bundesweiten Programms für Erwerbsunfähigkeit auf Bundesebene wohl bestehen bleiben.

Schließlich rechnen wir damit, dass die Zahl der Rechtsstreitigkeiten, die von schwangeren Arbeitnehmerinnen angestrengt werden, allmählich ansteigen wird, da die Arbeitgeber Schwierigkeiten haben, die Bestimmungen des PWFA und der entsprechenden staatlichen Gesetze zur angemessenen Vorkehrung einzuhalten.

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