Gestion des absences et invalidité : tendances récentes et prévisions pour 2024

De la pression croissante exercée sur les employeurs pour qu'ils offrent des avantages sociaux complets à l'adoption plus généralisée des programmes légaux de congés parentaux et familiaux, le vent est en train de tourner dans le domaine de la gestion des absences. Il est essentiel que les employeurs et les travailleurs prêtent une attention particulière aux tendances actuelles, à la mise en œuvre de lois fédérales et étatiques historiques, ainsi qu'aux litiges récents les plus marquants afin de comprendre les implications à grande échelle de ce paysage en pleine mutation. Êtes-vous prêt pour ce qui vous attend ?

Congé parental et familial rémunéré par l'entreprise

Il n'existe actuellement aucune loi fédérale concernant les congés familiaux et médicaux rémunérés, c'est-à-dire les politiques qui permettent aux travailleurs de recevoir une compensation lorsqu'ils prennent un congé prolongé pour des raisons admissibles (comme la naissance d'un enfant, la convalescence d'une personne atteinte d'une maladie grave ou la prise en charge d'un proche gravement malade). 

Et ce, malgré une pression générationnelle notable exercée par les milléniaux — la génération la plus représentée dans la population active, âgée de 27 à 42 ans — en faveur de mesures de soutien prolongées. De nombreux milléniaux ont non seulement des familles qui s'agrandissent, mais aussi des parents âgés à charge, et estiment que les employeurs ont la responsabilité de permettre à leurs employés de s'en occuper de manière adéquate tout en conservant leur emploi.

Selon un rapport de 2022 de la Disability Management Employer Coalition (DMEC), qui s'appuie sur des données d'enquête recueillies auprès de 1 101 employeurs américains, bien que 70% de l'ensemble des salariés aient droit à un congé parental rémunéré (CPR) et 74% à un congé familial rémunéré (CFR), seules 29% des entreprises participantes proposent des offres de CPR et 4% des offres de CFR. Près de la moitié des entreprises n'offrent aucun congé parental ou familial rémunéré. En outre, 60% des entreprises qui offrent des congés ont des durées inférieures à huit semaines, une tendance qui devrait évoluer dans les années à venir.

Les employeurs sont également incités à offrir des avantages holistiques, c'est-à-dire des avantages adaptés aux familles et à toutes les étapes de la vie, y compris la prise en charge des besoins familiaux, en plus de la santé mentale, physique et sociale. Pour conserver un avantage concurrentiel sur ce marché du travail tendu, les employeurs devront vraiment comprendre comment leurs employés se sentent à tous égards, et si leur perception du bien-être correspond aux attentes et aux besoins de leurs employés. Cela signifie qu'ils devront examiner attentivement leurs réponses à des questions telles que : "Quel est le moral de l'équipe ? Dans quelle mesure la charge de travail des employés est-elle faisable et équilibrée ? Les employés se sentent-ils suffisamment à l'aise pour demander des congés ? 

Principales mises à jour statutaires

Cette année, en 2023, deux États, l'Oregon et le Colorado, ont simultanément mis en place de nouveaux programmes de congés familiaux payés. En 2026, quatre autres États (MN, MD, ME, DE) suivront leur exemple, portant à 16 le nombre total d'États américains proposant des programmes de congés familiaux payés, soit une augmentation de 167 % par rapport à il y a dix ans. Cette évolution reflète les attentes et la pression croissantes des travailleurs. Après tout, les États-Unis sont l'un des sept seuls pays développés à ne pas disposer d'une loi uniforme sur les congés familiaux rémunérés. Les gouvernements des États prennent le relais pour offrir à leurs résidents des congés rémunérés, s'inspirant souvent des nouveaux programmes mis en place par d'autres États.

Le programme de congés payés de l'Oregon prévoit un congé de douze semaines pour s'occuper de son propre état de santé grave, pour faire face à la sécurité et à l'impact immédiats de la violence domestique et/ou des agressions sexuelles, pour nouer des liens avec un nouveau membre de la famille ou pour s'occuper de l'état de santé grave d'un membre de la famille (y compris le conjoint, les enfants, les frères et sœurs, les grands-parents et les petits-enfants, ainsi que "toute personne liée par le sang ou l'affinité"). Les personnes qui ont besoin d'un congé plus long en raison d'une grossesse ou d'un accouchement peuvent bénéficier de deux semaines supplémentaires.

Le programme du Colorado, lancé cette année, est similaire. À l'instar de l'Oregon, il autorise un congé de 12 semaines pour s'attacher à un nouveau membre de la famille ou s'occuper de l'état de santé grave d'un membre de la famille (en utilisant également la définition élargie de "membre de la famille"), et pour faire face à la violence domestique ou à une agression sexuelle. Il couvre également l'organisation du déploiement militaire d'un membre de la famille. Les personnes souffrant de complications liées à la grossesse ou à l'accouchement peuvent bénéficier de quatre semaines supplémentaires, mais à la différence du bloc opératoire, il ne peut s'agir que d'une "complication", et non de soins obstétricaux de routine.

Parmi les États qui mettront en place des programmes en 2026, le Delaware se distingue par le fait qu'il prévoit la possibilité pour les employeurs de demander à ne pas participer au programme de l'État (et de conserver leurs droits acquis ) s'ils disposent déjà d'un régime de congés payés plus complet et plus avantageux pour les employés. 

La loi sur l'équité pour les travailleuses enceintes

Le Pregnant Workers Fairness Act (PWFA), une nouvelle loi historique qui est entrée en vigueur en juin 2023, modifie le paysage des aménagements en donnant plus de droits aux travailleuses enceintes. Plus précisément, elle exige des employeurs des secteurs public et privé comptant plus de 15 employés qu'ils fournissent des aménagements raisonnables aux limitations connues d'une travailleuse liées à la grossesse, à l'accouchement ou à des conditions médicales connexes, à moins que l'aménagement n'entraîne pour l'employeur une "contrainte excessive", c'est-à-dire une difficulté ou une dépense importante.

Les aménagements raisonnables prévus par cette loi sont similaires à ceux prévus par l'Americans with Disabilities Act(ADA), mais plus larges. Parmi les exemples d'aménagements raisonnables possibles, on peut citer la possibilité de s'asseoir ou de boire de l'eau, de bénéficier d'un stationnement plus proche, d'avoir des horaires flexibles et de prendre un congé pour se remettre de l'accouchement. Toutefois, dans la PWFA, la grossesse n'est pas considérée comme un handicap, alors que dans l'ADA, certaines conditions liées à la grossesse peuvent encore être considérées comme un handicap. Il est essentiel que les employeurs examinent à la fois l'ADA et la PWFA du point de vue des limitations imposées aux travailleuses enceintes.

Fin 2023, la Commission américaine pour l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC) publiera un projet de règlement finalisé contenant une série de dispositions notables. Parmi celles qui seront probablement adoptées, les employeurs peuvent être considérés comme en violation de la loi s'il y a des retards inutiles dans le processus d'accommodement, et un employé ne peut pas être tenu/responsable du lancement du processus d'examen de la PWFA. La procédure est déclenchée immédiatement par toute conversation avec une employée mentionnant son état de grossesse. Les gestionnaires de première ligne devront être formés et informés en conséquence. 

Enseignements et prévisions pour 2024

Les prestations de santé holistique (y compris la santé mentale), qui apportent un soutien à tous les stades de la vie, sont de moins en moins un bonus exceptionnel, et de plus en plus une attente des employés. Les employeurs devront s'efforcer d'aligner leurs politiques et leurs programmes d'avantages sociaux sur le bien-être de leurs employés.

Les États continuent de mettre en place des plans de congé familial rémunéré de conception variable, et nous pensons que cette tendance se poursuivra à l'avenir. Au fur et à mesure que les États normaliseront les offres de PFL, les autres États seront poussés à adopter les leurs. Entre-temps, l'impasse dans laquelle se trouve un programme d'invalidité à l'échelle nationale au niveau fédéral devrait persister.

Enfin, nous prévoyons que les litiges entre travailleuses enceintes vont lentement augmenter, les employeurs étant aux prises avec le respect de la PWFA et des lois étatiques sur l'accommodement qui y sont liées.

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