Couverture contre les pertes d'exploitation : qu'est-ce que c'est et pourquoi est-ce important ?

Au cours d'une journée type, diverses situations peuvent se produire et paralyser les activités d'une entreprise. Prenons l'exemple d'un entrepôt de biens de consommation gravement endommagé par une tornade. Celle-ci arrache partiellement le toit et détruit une partie considérable du stock. Les activités ne s'arrêtent pas lorsqu'une catastrophe survient : il y a des factures à payer, des relations avec les clients et les fournisseurs à entretenir. Outre les dommages matériels causés à la structure elle-même et à son contenu, y compris tout ce qui doit être réparé ou remplacé, l'organisation subira une perte de revenus et de bénéfices pendant la période de rétablissement. Des coûts supplémentaires seront engagés pour maintenir l'activité, tels que l'embauche d'un entrepreneur pour réparer les dommages, la location d'un entrepôt temporaire ou le remplacement des stocks perdus. C'est là, en substance, l'importance de la couverture contre les pertes d'exploitation (BI) : elle permet de se prémunir contre les pertes subies pendant les périodes d'interruption des activités commerciales, en atténuant les dommages économiques et en minimisant les pertes financières.

Toutes les couvertures BI ne sont pas identiques, et il est impératif d'être conscient de l'écart entre les attentes et la réalité : on a tendance à surestimer ou à présumer de la couverture, alors qu'en réalité, celle-ci est limitée.

Types de politiques BI : leur objectif et leurs différences

Il existe trois principaux types de couverture contre les pertes d'exploitation, et les activités et les besoins spécifiques d'une entreprise permettent de déterminer celle qui convient le mieux. Tous les types de polices ont un point commun : lorsqu'un incident survient, elles sont conçues pour répondre aux changements dans les coûts et les revenus d'une entreprise. Mais c'estla manière dontles coûts et les revenus changent après l'événement qui importe. En d'autres termes, que se passerait-il pour une entreprise en cas de sinistre : quels coûts cesseraient, lesquels continueraient et quel serait l'impact sur les revenus ? Chaque couverture fonctionne différemment et peut être adaptée à certaines circonstances en fonction des besoins particuliers d'une entreprise.

Tout d'abord, la couverture perte de marge brute — la couverture d'interruption d'activité la plus courante au Royaume-Uni — couvre la perte de marge brute résultant d'une baisse du chiffre d'affairesetde toute augmentation des coûts d'exploitation. L'une des principales caractéristiques de ce type de couverture est que les assurés peuvent spécifier certaines dépenses d'exploitation non assurées à déduire afin d'obtenir le montant final de leur marge brute assurée.

Deuxièmement, une assurance contre la perte de chiffre d'affaires brut couvre la baisse du chiffre d'affaires suite à un sinistre, en plus de l'augmentation des coûts d'exploitation. Cette couverture évite d'avoir à calculer le montant du bénéfice brut d'une entreprise à assurer. Il est en effet beaucoup plus facile de calculer le chiffre d'affaires que le bénéfice, ce qui réduit le risque de sous-assurance.

Enfin, il y a l'augmentation du coût de la couverture ICW (Increased Cost of Work), qui peut prendre deux formes : soit elle est incluse dans les couvertures « bénéfice brut » et « chiffre d'affaires brut », soit elle fait l'objet d'une police distincte. Dans les deux cas, l'ICW fournit aux assurés des liquidités pour couvrir les dépenses raisonnables qui aideront une entreprise à se remettre d'une perte. Si l'incident a pour principale conséquence une baisse du chiffre d'affaires, optez pour la couverture du chiffre d'affaires brut/de la marge brute. Mais si l'incident a pour principale conséquence une augmentation de certains coûts afin de réduire la baisse du chiffre d'affaires, optez pour l'ICW.

Définir ICW, mot par mot

La couverture des coûts supplémentaires liés au travail couvre toutes les dépenses supplémentaires qui sont uniquement, nécessairement et raisonnablement engagées pour éviter une baisse du chiffre d'affaires (dans la limite de la période d'indemnisation maximale). Dans le contexte de cette police, le mot « uniquement » pouvant être assez restrictif, car il désigne le bénéfice d'une seule chose, nous pouvons plutôtleconsidérer comme« principalement »: un coût supplémentaire est une dépense engagée principalement dans le but d'éviter ou de réduire une baisse du chiffre d'affaires. L'assuré est la seule personne qui peut déterminer et proposer au mieux ce qui estnécessaireouraisonnable, car il connaît mieux que quiconque son entreprise. Si une dépense proposée comme coût supplémentaire est clairement excessive et objectivement déraisonnable, le bon sens peut être appliqué. Sinon, c'est à la discrétion de l'assuré.

Idéalement, l'accord sur l'augmentation des dépenses proposée devrait être conclu dans le cadre d'un dialogue collaboratif, précoce et ouvert entre l'assuré et l'assureur. La discussion ne porterait pas seulement sur l'élaboration d'une stratégie d'atténuation et la détermination des coûts supplémentaires de fonctionnement couverts par la police, en tenant compte du fait que la couverture BI au Royaume-Uni a une durée limitée.La période d'indemnisation maximale (MIP)est la période (choisie au moment de la souscription par l'assuré) pendant laquelle les assureurs indemniseront ou compenseront l'assuré pour les pertes financières résultant d'un événement assuré. Ce qui doit être pris en compte dans la MIP, c'est la réduction de revenus évitée. Les coûts supplémentaires engagés après cette période peuvent encore être couverts (par exemple, si la durée minimale du bail d'un autre bâtiment était de cinq ans et que l'assuré était contraint de le respecter même s'il a réintégré le bâtiment réparé pendant la MIP). Le moment où la réduction de revenus est évitée est déterminant, plutôt que le moment où les dépenses sont engagées pour l'éviter. En outre, les couvertures ICW sont soumises à lalimite économique, ce qui signifie que les coûts proposés ne peuvent pas être supérieurs à la marge brute qui aurait été réalisée si les dépenses n'avaient pas été engagées. De plus, il doit s'agir d'une augmentation réelle des dépenses en espèces, et non d'une simple augmentation par rapport au chiffre d'affaires (réduit).

Quels coûts sont considérés comme des coûts supplémentaires ?

Parmi les exemples de dépenses traditionnelles engagées, on peut citer les coûts liés à l'accélération des réparations des dommages matériels, tels que les coûts liés à l'embauche d'un chef de projet chargé de mettre en œuvre un plan d'atténuation, ou une contribution aux coûts de construction afin d'éviter tout retard supplémentaire. D'autres coûts peuvent être liés aux heures supplémentaires, à la sous-traitance ou à de simples dépenses supplémentaires en espèces nécessaires au maintien des pratiques commerciales. Il convient de noter que ce sont là tous les coûts qu'un chef d'entreprisechoisirait d'engager pour aider son entreprise à se remettre d'un incident (dans la limite de la période d'indemnisation maximale).

Cependant, tous les coûts occasionnés par un risque ne seront pas couverts en tant que coûts supplémentaires liés à l'activité, tels que ceux liés à la sous-assurance des dommages matériels, à l'augmentation du ratio coûts/revenus ou aux pénalités contractuelles, pour n'en citer que quelques-uns. En outre, les coûts qui sont eux-mêmes la conséquence d'une baisse du chiffre d'affaires ne sont pas considérés comme des coûts supplémentaires liés au travail, qu'ils résultent ou non de l'événement assuré. Les coûts devaient avoir été engagés pouréviterune baisse du chiffre d'affaires, et non pas en conséquence de cette baisse.

Une bonne règle générale est la suivante : si l'assuré peut choisir d'engager un coût, celui-ci peut être considéré comme un coût supplémentaire ; s'il ne peut pas choisir d'engager ce coût, celui-ci peut être simplement considéré comme une conséquence de l'incident (et toutes les conséquences ne sont pas couvertes).

Le bilan

Qu'il s'agisse d'une augmentation des coûts de fonctionnement uniquement ou du bénéfice brut, l'assurance contre les pertes d'exploitation couvre en fin de compte tous les aspects liés à l'augmentation des coûts et à leur atténuation. Pour choisir une police d'assurance contre les pertes d'exploitation et élaborer une couverture avantageuse (avec une période minimale de couverture d'au moins deux ou trois ans et une liste aussi courte que possible des coûts non assurés), il faut travailler avec des courtiers afin d'évaluer tous les scénarios réalistes spécifiques à l'entreprise, même au-delà des facteurs externes.

Ensuite, lorsqu'un sinistre survient, il faut discuter franchement et dès le début des coûts proposés. Le facteur le plus important dans ce processus est la capacité de l'assureur à adopter une approche collaborative tout au long du processus et à instaurer avec succès un climat de confiance. Un assuré doit avoir confiance dans le fait que s'il dépense de l'argent pour protéger son entreprise, les assureurs feront leur part pour le rembourser. Et avec la confiance vient l'assurance, pour le compte de l'assuré, d'engager des coûts supplémentaires qui, en fin de compte, si cela est fait correctement, profiteront à toutes les parties.