Rédigé par John Brockschmidt, SVP, Pooling ; Russ Hocutt, SVP, Ohio TPA Operations ; Jody Moses, Managing Director, Public Entities ; Frank Pagnatta, SVP, CareWorks Comp
En novembre, le Bureau des accidents du travail de l'Ohio (BWC) a accepté de verser 5 milliards de dollars de dividendes aux employeurs de l'Ohio remplissant les conditions requises afin d'alléger les pressions financières créées par la grippe aviaire de type 19. Il s'agit du troisième dividende déclaré et payé en 2020, ce qui porte le montant total de l'allègement en cas de pandémie à près de 8 milliards de dollars pour les employeurs publics et privés.
Ces dividendes ont été rendus possibles en partie grâce à la solide stratégie d'investissement de la BWC et aux rendements obtenus sur les primes payées. Toutefois, les économies réalisées ont été renforcées par des programmes efficaces de gestion des risques sur le lieu de travail, ce qui a permis de réduire le volume des demandes d'indemnisation. Collectivement, la communauté des employeurs, aux côtés des TPA et des MCO de l'Ohio, a pris des mesures pour protéger les travailleurs, améliorer la sécurité sur le lieu de travail et s'occuper des travailleurs accidentés. Lorsque des accidents surviennent, les efforts de partenariat déployés par ce collectif ont permis de gérer efficacement les sinistres, d'en réduire la fréquence et la gravité et de maîtriser les coûts.
Alors que les chèques de dividendes arrivent dans les prochains jours pour les employeurs éligibles, la question que beaucoup se posent est la suivante : que faire ensuite ? Comment réinvestir au mieux ces fonds pour protéger les travailleurs et maintenir les performances en vue d'une réussite future ?
C'est particulièrement vrai pour les entités publiques, un groupe dont le total des prestations pour ce cycle de remboursement s'élève à près de 700 millions de dollars - des fonds importants qui peuvent avoir un impact majeur pour un secteur qui a été particulièrement touché par la pandémie.
La première chose à faire est de déterminer comment allouer les fonds de dividendes du point de vue de la conformité. L'Auditor of State (AOS) a proposé des recommandations de base dans le bulletin AOS 2013-007, qui partage les directives comptables que les entités devraient suivre pour tous les remboursements et dividendes BWC. Le récent bulletin 2020-007 de l'AM offre des informations supplémentaires sur le rabais actuel. Il est conseillé aux employeurs de consulter leur conseiller fiscal pour déterminer les implications fiscales de leur situation particulière. Ils devraient consulter le site bwc.ohio.gov pour s'assurer que BWC dispose des informations d'identification fiscale les plus récentes pour leur police. Le site propose également des réponses à de nombreuses autres questions fréquemment posées concernant cette série de dividendes.
Les conseillers pourraient recommander le réinvestissement dans la sécurité et la gestion des risques comme l'utilisation la plus appropriée des fonds de dividendes BWC. Outre le facteur de conformité, cette approche est celle qui peut conduire au meilleur retour sur investissement. En investissant dans les bons programmes, le contrôle des risques ou la sécurité, par exemple, vous pourriez obtenir un rendement de 5 pour 1 du point de vue de la prévention, de la productivité et du coût des pertes - ce qui, à son tour, contribue à maintenir les primes à un niveau plus bas, ce qui constitue un avantage supplémentaire.
C'est le moment idéal pour les employeurs publics et privés d'examiner leurs programmes de gestion des risques afin de déterminer où les ressources peuvent être intégrées pour obtenir les meilleurs résultats. Qu'il s'agisse de fabriquer des produits, de fournir des services ou de protéger l'intérêt public, pratiquement tous les employeurs peuvent tirer profit d'un ajustement de leur stratégie globale de sécurité, de leur approche de la gestion des sinistres et des améliorations technologiques pour s'assurer que la main-d'œuvre est protégée et pleinement impliquée. En outre, dans le contexte de la crise COVID-19, il vaut la peine de rechercher activement des mesures pour faciliter la réouverture et la reprise des activités dans des conditions de sécurité pour les employés et les clients.
Concentrez-vous sur ces quatre domaines lorsque vous réfléchissez à la manière de tirer le meilleur parti des dividendes des BWC afin d'aider votre personnel - et vos résultats - à en tirer des avantages continus :
1. Sécurité et contrôle des risques
Sur le plan de la sécurité, les employeurs devraient envisager de renforcer leurs programmes de sécurité au travail et de prévention des accidents. Il peut s'agir d'initiatives relatives à la culture de la sécurité en partenariat avec une équipe de contrôle des pertes, qui peut fournir une éducation et une formation supplémentaires aux travailleurs, des évaluations des risques, des visites de sites (à distance ou en personne), des analyses de données, des services de conseil en matière de contrôle des risques, des analyses des causes profondes ou des analyses du coût des blessures. L'investissement dans des initiatives de formation et de mise en conformité avec les réglementations de l'OSHA est un autre domaine d'action important, d'autant plus que les exigences supplémentaires liées au coronavirus, à l'exposition sur le lieu de travail et à la déclaration restent préoccupantes.
Le gestionnaire de risques d'aujourd'hui est très différent de celui du passé - le champ d'application de son rôle est large, couvrant non seulement les risques traditionnels d'indemnisation des travailleurs et de responsabilité générale, mais aussi les biens, la cybernétique, les fautes professionnelles, les troubles civils et d'autres risques plus diversifiés. Pour les entités publiques qui font déjà partie d'un pool, il peut y avoir des possibilités au sein du programme pour soutenir une couverture plus large des risques ; il vaut la peine d'examiner les options d'initiatives complémentaires et d'améliorations avec chaque organisation parrainante.
2. Aide au retour à l'emploi
En ce qui concerne la gestion des demandes d'indemnisation, il est conseillé aux employeurs de revoir leurs procédures existantes. Ils devront s'assurer que les travailleurs accidentés sont guidés tout au long de la procédure de demande d'indemnisation, qu'ils ont accès aux soins médicaux appropriés et qu'ils prennent des mesures pour optimiser leur retour au travail. Les employeurs peuvent également envisager d'élargir leurs équipes de gestion des sinistres et des soins afin d'y inclure des infirmières expérimentées, des spécialistes de cas, des experts en santé comportementale et des spécialistes des sinistres qui peuvent travailler directement avec les travailleurs accidentés au cours de leur parcours de rétablissement.
3. Améliorations technologiques
Les améliorations technologiques peuvent rehausser pratiquement tout programme de gestion des risques. Il peut s'agir de renforcer la sécurité contre d'éventuelles cyberattaques, de fournir des informations en temps réel aux travailleurs accidentés ou d'étudier des modèles de données pour guider les décisions futures. La technologie doit être transparente et soutenir l'ensemble du programme. Pour les entités publiques participant à un
4. Outils de "retour aux affaires" COVID-19
Dans le contexte actuel du COVID-19, les mesures de reprise des activités visant à garantir la sécurité des travailleurs et du public sont de la plus haute importance. Les organismes publics et les employeurs privés cherchent à obtenir de l'aide pour que leurs organisations puissent reprendre leurs activités aussi rapidement et en toute sécurité que possible une fois que les restrictions imposées par le COVID-19 auront été assouplies. Pour la phase de réouverture, il convient d'envisager des mesures telles que l'inspection des sites avant l'ouverture, l'hygiène industrielle et la désinfection, la sécurité et le nettoyage des installations, l'évaluation ergonomique et la distanciation sociale sur le lieu de travail, ainsi que l'évaluation de l'état de préparation.
Au fur et à mesure que les organisations ramènent les employés sur les lieux de travail, les fonds pourraient être utilisés pour soutenir les contrôles de température et les bilans de santé, les programmes d'aptitude au travail, les consultations cliniques, les initiatives de préparation aux interventions chirurgicales, les tests et les solutions de retour au travail dans de bonnes conditions de santé. Dans le cadre de la phase de rétablissement du COVID-19, les employeurs peuvent bénéficier d'un soutien en matière d'enquêtes sur l'exposition, de gestion des demandes d'indemnisation du chômage et de services fiscaux, ainsi que de solutions de gestion de l'absentéisme.
Pour les employeurs de l'Ohio, les chèques de dividendes ont été envoyés par la poste. Le moment est venu d'étudier objectivement votre programme de gestion des risques, d'évaluer les partenariats existants et de réinvestir dans les domaines qui rapporteront le plus à votre organisation à l'avenir. Soyez prudents et portez-vous bien.
Chez Sedgwick, nous comprenons l'environnement unique de l'Ohio, les besoins complexes des entités publiques, ainsi que les ressources nécessaires pour soutenir votre programme de sécurité et de risque. N'hésitez pas à nous contacter pour savoir comment nous pouvons vous aider.